2.2. Создание и форматирование текста и графики средствами текстового процессора ms Word

Ключевые слова: режим разметки, обычный режим, технология копирования, гарнитура шрифта, размер шрифта, стиль начертания, список-перечисление, выравнивание абзаца, межстрочный интервал, отступ, первая строка, параметры страницы.

Подготовка к созданию документов. О требованиях, предъявляемых к оформлению различных документов (отчёт, статья и пр.), упоминалось в первой части пособия. Документ необходимо оформлять, придерживаясь правил, принятых в русском лите­ратурном языке (орфография, грамматика, стиль) – об этом шла речь в первой части пособия. При компьютерном наборе надо заботиться об оформлении текста, об эстетике его восприятия предполагаемым читателем. О единстве формы и содержания уместно напомнить слова русского философа А.Ф. Лосева: «Выражение, или форма, сущности есть становящаяся в ином сущность; она – потенция и залог всячес­кого функционирования сущности; она – твёрдо очерченный лик сущности, в котором отождествлён логический смысл с его алогической явленностью и данностью...».

Совершенство формы компьютерного документа достигается правильным форматированием абзацев (в отечественной культуре принято выравнивание текста «по ширине», в англоязычных странах – «по левому краю»), соблюдением иерархии в размещении и нумерации заголовков и т.п. В процессоре MS Word при наборе текста между словами делают только один пробел, знак препинания от слова пробелом не отделяется. Перенос слов в предложении на другую строку происходит автоматически. Структурной единицей компьютерного текста является абзац. Переход к следующему абзацу осуществляется нажатием клавиши {Enter}. Несколько абзацев – это страница. Несколько страниц – это многостраничный документ.

Помните, что неряшливый текст, опечатки, ошибки, запятая или точка, оторвавшаяся от слова (набранная через пробел), размещённый как попало заголовок, немотивированный перекос в границах абзаца и пр. – это проявление неува­жения к читателю Вашего текста.

Упражнение 1. Настройка пользовательского интерфейса. Обзор основных пра­вил, которых желательно придерживаться, начиная изучать Mi­crosoft Word.

Запустите Microsoft Word.

Начиная работать с кнопками панелей инструментов, пользуйтесь системными подсказками: если указатель мыши подвести к кнопке и задержать на несколько секунд, то всплывёт подсказка о назначении этой кнопки.

Работая с документом, используйте Режим разметки стра­ниц, чтобы представлять, как располагается текст на листе. Для этого раскройте пункт горизонтального меню Вид и щелк­ните по строке Разметка страницы (или найдите соответствующую кнопку в левом нижнем углу окна приложения).

При форматировании текстов очень важно, чтобы одновре­менно были видны правый и левый края полосы набора, в противном случае бывает трудно определить, как происходит вырав­нивание абзацев. Если на вашем мониторе одновременно не видны правый и левый края полосы набора, выберите другой масштаб представления документа на экране - По ширине страницы. Для этого в раскрывающемся списке Масштаб на панели инструментов щёлкните по строке По ширине страницы.

Проследите, чтобы были установлены ограничители текста. Для этого выполните команду [Сервис-Параметры...], выберите вклад­ку Вид и в группе переключателей активизи­руйте Границы области текста. Это помогает ориентиро­ваться на полосе набора при выравнивании абзацев и особенно при форматировании таблиц. К тому же границы текста не выводятся на печать.

Удобно работать в режиме включён­ных специальных символов. Эти символы служат для облег­чения работы с текстом и не выводятся на печать. Для этого, выбрав команду меню [Сервис-Параметры...], в группе переключателей Непечатаемые симво­лы активизируйте Все (или работайте с включённой кнопкой Непечатаемые симво­лы на панели инструментов). Кстати, найдите эту кнопку, пользуясь подсказками.

Обратите внимание на то, что указатель мыши принимает различную форму в зависимости от того, какие задачи может в этот момент выполнять. Зачастую это очень удобная подсказка.

На первых занятиях очень важно научиться различать тек­стовый курсор экрана (мигающий) и указатель мыши, прини­мающий вид текстового курсора. Вам удастся избежать множест­ва ошибок, если с самого начала запомните, что текст вводится в то место, где мигает курсор, вставка объекта происходит в то ме­сто, где мигает курсор.

Работая с процессором Word, часто ошибаются не только начинающие, но и опытные пользователи. MS Word запоминает до 100 последовательных операций и позво­ляет одним щелчком мыши по кнопке Отменить панели инструментов отменить практически любую выполнен­ную команду (точнее, аннулировать результат команды). Найдите эту кнопку.

Закончите работу с редактором Word .

Упражнение 2. Начало работы: создание, загрузка, сохранение документов. Параметры страницы.

Загрузите (откройте) документ Анкета для студентов из Вашей личной папки.

Выполните для этого документа рекомендации из предыдущего упражнения: установите режим Разметки, масштаб По ширине страницы.

Установите ширину полей для страниц Вашего документа. Для этого выполните команду из горизонтального меню [Формат-Параметры страницы], на вкладке Поля установите их значения: Верхнее – 2,5 см, Нижнее – 2,5 см, Левое – 3,5 см, Правое – 1,5 см. Кроме того, установите текст Применить – ко всему документу. На вкладке Размер бумаги установите Размер – А4, Ориентация – книжная.

Наберите заголовок: Анкета.

Часто бывает, что в процессе работы над одним документом необходимо создать другой документ.

Выполните команду [Файл-Создать] или щёлкните по кнопке Создать панели инструментов (найдите её). На экране - чистый лист документа, которому по умолчанию присвоено имя Документ 1.

Самостоятельно установите значения полей.

Выполните команду [Файл-Сохранить] или щёлкните по кнопке Сохранить панели инструментов (найдите её). На экране появится окно-файлер <Сохранение документа>. Будьте внимательны! Не спешите нажимать кнопку Сохранить! Разберитесь, в какой папке, на каком логическом диске, под каким именем Word предлагает Вам сохранить документ. По умолчанию будет предложена папка Мои документы на диске С:, имя Doc1. А по нашим соглашениям Вам нужно: диск D:\Ваша личная папка\Шрифт.doc

Используя Проводник, проверьте, появился ли в Вашей папке документ Шрифт.

Форматирование абзацев. Этот пункт является самым важным в изучении любого тек­стового редактора, и ему следует уделить особое внимание, по­скольку во всех последующих темах так или иначе задействовано понятие абзаца.

Упражнение 3. Выбор гарнитуры шрифта, размера, стиля начертания шрифта. Шрифт характеризуется рядом параметров, важнейший из ко­торых – рисунок буквы. Проиллюстрировать это можно, если один и тот же символ набрать разными шрифтами. Например,

А А А А А А

Как видно, буква "А" выглядит по-разному, так как набрана разными шрифтами. Установить нужный шрифт можно с помо­щью команды [Формат-Шрифт...] или выбрать в раскры­вающемся списке шрифтов на панели инструментов.

1. Откройте документ Шрифт.

2. Наберите фразу: "Я изучаю Microsoft Word успешно." По умолчанию набор будет происходить размером в 10 пт шрифта Times New Roman. В процессе набора вам придётся вспомнить:

• каким образом происходит переключение клавиатуры с ла­тинского алфавита на кириллицу (лат/рус);

• как осуществляется набор прописных (заглавных) букв (удерживанием клавиши {Shift});

• в каком месте на клавиатуре располагается "точка" на рус­ской раскладке клавиатуры.

3. Скопируйте данную фразу и вставьте ещё несколько (6) таких же. Для этого её нужно сначала выделить.

О различных способах выделения участков тек­ста рассказывалось в предыдущей теме (п. 5.1.). Для начала будем пользоваться только одним – при по­мощи мыши (подвести указатель мыши к началу выделения, на­жать левую клавишу и, не отпуская, переместить до конца выде­ления).

Следующий этап – копирование. Как уже отмечалось ра­нее, эта операция вызывает затруднение, поскольку расходится с бытовым пониманием копирования, подразумевающим простое дублирование. Для того чтобы скопировать какой-либо объект, нужно сначала его выделить, затем выполнить команду [Правка-Копировать] через горизонтальное меню, а быстрее нажать на соответствующую кнопку панели инструментов. (В этот момент ожидается появление дубликата, чего не происходит, так как объект помещается в буфер обмена, по­сле чего его можно вставлять неоднократно.) Остаётся выпол­нить команду [Правка-Вставить] необходимое число раз, каждый раз отслеживая, где находится курсор.

Прежде чем вставить новую строчку, перейдите к новому аб­зацу при помощи клавиши {Enter}. Должна получиться следую­щая картина:

Я изучаю Microsoft Word успешно.

Я изучаю Microsoft Word успешно.

Я изучаю Microsoft Word успешно.

Я изучаю Microsoft Word успешно.

Я изучаю Microsoft Word успешно.

Я изучаю Microsoft Word успешно.

4. Выделив предварительно каждую строчку, измените размер шрифта, выполнив команду меню [Формат-Шрифт...] или выбрав в раскрывающемся списке размеров шрифтов на па­нели инструментов. Выбирайте шрифты в порядке увеличения.

5. Выделите всё, что вы успели набрать и отформатировать. Проще всего это сделать при помощи команды [Правка-Выделить всё] и установите размер шрифта (для всего выделе­ния) 10 пт. Вы опять вернулись к исходному варианту.

6. Удалите строки, оставив только три. Для этого каждую из удаляемых строк выделите вместе с маркером абзаца ¶ и на­жмите клавишу {Delete}.

7. Оформите первую строку шрифтом Arial Суг, вторую – Times New Roman Cyr, а третью – Courier New Cyr. Обратите внимание, что, в зависимости от выбранного шриф­та одна и та же строка (с учётом того, что текст набран одним размером шрифта) имеет разную длину.

8. Вновь выделите весь набранный текст и установите для него исходный шрифт и размер.

9. Помимо всего вышеперечисленного, для каждого шрифта существуют курсивный, подчёркнутый и полужирный стили начертания.

Стиль начерта­ния изменяют, предварительно выделив участок текста (через меню [Формат-Шрифт...] или соответствующую кнопку на панели инструментов). Примените новое форматирование. Возможный результат:

Я изучаю Microsoft Word успешно.