ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

ЧАСТИНА ІI

НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК

Вінниця-2010

Рекомендований до друку рішенням ученої ради Вінницького державного

педагогічного університету (протокол № 4 від 24.01.2010 р.)

Рецензенти: В. К. Сидоренко,член-кореспондентАПНУкраїни,доктор

педагогічних наук, професор;

Документаційне забезпечення управлінської діяльності: навч. посібн. /

[Кадемія М. Ю, Шевченко Л. С., Шестопалюк О. В.]; за ред. д-ра пед. наук, проф.

Гуревича Р. С. – Ч. ІI – Вінниця, 2010. – 340 с.

У навчальному посібнику описані технічні засоби ПК та організаційної

техніки, наведено основні вимоги до ведення електронного документообігу;

використання в діловодстві електронного цифрового підпису. Вміщено відомості

про ведення діловодства у програмах MS Outlook 2003, MS Access 2003. Описані

нові можливості MS Outlook 2007, MS Access 2007. Розкрито питання організації

архівної справи на підприємстві: формування номенклатури справ, формування

справ з особового складу, підготовка документів для передачі в архів, правила

збереження і знищення документів.

Для студентів ВНЗ викладачів та майстрів виробничого навчання ПТНЗ,

слухачів інститутів післядипломної освіти.

© Кадемія М. Ю, Шевченко Л.С.,

Шестопалюк О. В.

2

Тема 1. Технічні засоби пк та організаційної техніки ................ 5

1.1 Засоби складання і виготовлення документів ..................................................................... 6

1.2 Засоби копіювання і розмножування документів................................................................ 9

1.3 Засоби опрацювання, зберігання, пошуку та транспортування документів .................... 28

1.4 Засоби адміністративно-управлінського зв’язку ............................................................... 35

1.5 Палітурно-брошувальне обладнання ................................................................................. 41

1.6 Засоби комп’ютерної техніки ............................................................................................. 44

Запитання і завдання для самоконтролю до теми 1 ..................................................... 63

Тестові завдання до теми 1 ............................................................................................ 64

Тема 2. Електронний офіс.............................................................................. 67

РОЗДІЛ 1. ПРОГРАМА ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ MICROSOFT

OFFICE OUTLOOK ..................................................................................................... 67

1.1 Короткі відомості про середовище Microsoft Outlook....................................................... 68

1.2 Програма організації роботи секретаря ............................................................................. 72

1.3 Облік відомостей про людей у теці Контакти ................................................................... 74

1.4 Планування робочого часу ................................................................................................. 83

1.5 Облік виконаної роботи...................................................................................................... 98

1.6 Пересилання повідомлень електронною поштою ........................................................... 101

1.7 Нові можливості Microsoft Office Outlook 2007 .............................................................. 111

РОЗДІЛ 2. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У БАЗІ ДАНИХ MS ACCESS ......... 155

2.1 Створення бази даних Access для реєстрації документів ............................................... 156

2.2 Нові можливості Microsoft Office Access 2007 ................................................................ 165

РОЗДІЛ 3. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ................................................ 185

3.1 Все про електронний документообіг ............................................................................... 186

3.2 Все про електронний підпис ............................................................................................ 215

Запитання і завдання для самоконтролю до теми 2 ................................................... 228

Тестове завдання до теми 2 ......................................................................................... 229

Додатки до теми 2 ........................................................................................................ 233

Додаток 1. Автоматизована система електронного документообігу ДПА України ............ 233

Додаток 2. СЕД і документообігу Пенсійного фонду України ............................................ 240

Додаток 3. Електронний документообіг за матеріалами держкомзв’язку України ............. 243

3

РОЗДІЛ 1. АРХІВНА СПРАВА НА ПІДПРИЄМСТВІ ......................................... 248

1.1 Організація роботи з документами .................................................................................. 249

1.2 Приймання, розгляд і реєстрація документів .................................................................. 253

1.3 Форми для реєстрації документів та порядок їх заповнення .......................................... 262

РОЗДІЛ 2. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ .................................................................. 270

2.1 Вимоги до оформлення номенклатури справ .................................................................. 271

РОЗДІЛ 3. ФОРМУВАННЯ Й ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ .................................... 277

3.1 Формування справ ............................................................................................................ 278

3.2 Опис документів постійного та тимчасового зберігання ................................................ 281

3.3 Забезпечення зберігання документів. Передача справ до архіву установи.................... 290

3.4 Підготовка справ з особового складу для передачі в архів ............................................. 303

Запитання і завдання для самоконтролю до теми з.................................................... 316

Тестове завдання до теми 3 ......................................................................................... 317

Додатки до теми 3 ........................................................................................................ 321

Додаток 1. Зразок бланка реєстраційно-контрольної картки ............................................... 321

Додаток 2. Зразок форми реєстрації вхідних документів ..................................................... 322

Додаток 3. Зразок журналу реєстрації вихідних і внутрішніх документів .......................... 323

Додаток 4. Зразок форми реєстрації наказів.......................................................................... 324

Додаток 5. Зразок картки (журналу) обліку особистого прийому громадян ....................... 325

Додаток 6. Зразок номенклатури справ відділу кадрів ......................................................... 326

Додаток 7. Приклад номенклатури справ підприємства....................................................... 327

Додаток 8. Зразок обкладинки справи ................................................................................... 329

Додаток 9. Зразок опису справ постійного зберігання ......................................................... 330

Додаток 10. Форма титульного аркуша книги обліку надходження та вибуття документів

архівного підрозділу підприємства (формат А4, 210*297 мм) ............................................. 331

Додаток 11. Форма титульного аркуша списку фондів (формат А4, 210 х 297 мм) ............ 333

Додаток 12. Форма списку фондів (формат А4, 210 х 297 мм) ............................................ 334

Додаток 13. Форма паспорту архіву (формат А 4 210 * 297 мм).......................................... 335

Додаток 14. Зразок внутрішнього опису документів справи................................................ 336

Додаток 15. Приклад засвідчувального напису справи ........................................................ 337

Додаток 16. Зразок опису справи з особового складу........................................................... 338

СЛОВНИК ТЕРМІНІВ.............................................................................................. 339

ЛІТЕРАТУРА: ............................................................................................................ 340

4