Советы профессионала

 

Чтобы праздник прошел удачно и ваши цели были достигнуты, нужно помнить основные заповеди событийного менеджера:

- Начинайте планирование и подготовку мероприятия заблаговременно.

- Всегда начинайте с малого. Не берите на себя больше того, с чем вы сможете справиться.

- Привлекайте спонсорскую поддержку.

- Заранее определитесь, какие транспортные средства будут задействованы. Выясните, сколько это Вам будет стоить.

- Приготовьте небольшие презенты всем участникам.

- При организации фуршета определите, что и кому вы собираетесь предложить.   Выясните, кто обеспечит Вас всем необходимым.

- Не забудьте об уборных.

- Узнайте, необходимо ли разрешение для проведения мероприятия.

 

В заключение хотелось бы сказать, что проведение мероприятия любой степени сложности требует профессионализма, гибкости в принятии решений, умения прогнозировать и предугадывать непредвиденные обстоятельства и быстро ориентироваться в новых условиях. Кто это делает лучше, тот и оказывается в лидерах бизнеса.

 

Профессия: ивент-менеджер

Профессия: ивент-менеджер

В последнее время в компаниях, для которых важную роль играет презентация своих товаров/услуг, в штат вводится новая должность: ивент-менеджер — специалист по организации мероприятий.

Организация интересных запоминающихся событий в деловой жизни — одно из самых интенсивно развивающихся направлений маркетинга. Прошло время, когда мероприятия готовились исключительно для рекламы продукта или продвижения бренда, сегодня ивенты (от англ. Event — событие) — это инструмент позиционирования компании на рынке. Мероприятия проводятся как для сотрудников (с целью повышения мотивации, укрепления лояльности), так и для клиентов и партнеров (презентация товаров и услуг, налаживание каналов коммуникации).

Новому направлению деятельности нужны профессиональные организаторы событий (либо даже целый коллектив профессионалов), которые не только креативно подходят к решению поставленных задач, но и умеют работать в проектной рамке, в жестких условиях ограничения времени и бюджетов. Ивент-менеджер занимается организацией специальных мероприятий, к которым относятся:

 акции по продвижению товаров, услуг, бренда и пр.;

 деловые мероприятия для партнеров: конференции, круглые столы, встречи и т. п.;

 внутренние ивенты для сотрудников: корпоративные форумы, конференции, праздники и т. п.

Как правило, для проведения мероприятий большинство организаций привлекают специализированные агентства — провайдеров услуг, однако специфика деятельности некоторых компаний (как правило, торговых) побуждает руководство ввести должность ивент-менеджера в штат. Это целесообразно делать в том случае, когда компания ведет активную маркетинговую деятельность:

1) продвигает продукты и услуги с помощью инструментов событийного маркетинга; 2) активно развивает и мотивирует собственную команду.

Создание события, которое привлечет внимание целевой аудитории и надолго запомнится участникам, требует значительных финансовых и временных ресурсов; это очень трудоемкая работа. Плохо организованный праздник не только не решит поставленную задачу (продвижение бренда, сплочение коллектива), но и может нанести ущерб репутации компании, разрушить восприятие бренда, что приведет к финансовым потерям. Необходимо контролировать весь процесс организации — от разработки общей идеи, планирования проекта, утверждения сценария у руководства до этапа подведения итогов. Поэтому событийный маркетинг требует привлечения высококлассного креативного специалиста широкого профиля, который:

 профессионально ориентируется на рынке маркетинговых и ивент-услуг;

 способен найти подрядчиков для выполнения всего комплекса задач;

 может поставить цели, качественно составить техническое задание, подготовить план работы и бюджет проекта;

 умеет контролировать процесс подготовки и проведения мероприятий.

Обычно к кандидату на должность ивент-менеджера выдвигаются следующие требования:

 опыт работы в сфере организации мероприятий — не менее двух лет;

 отличные презентационные навыки;

 развитые коммуникативные способности;

 знание проектного менеджмента и опыт управления проектами;

 знание рынка ивент-услуг (в том числе технического оснащения и исполнения, новинок в данной сфере);

 «многозадачность» — умение работать над несколькими проектами одновременно;

 умение грамотно вести отчетность и бюджетировать проекты;

 опыт координации работы участников проекта;

 умение правильно ставить цели и задачи, описывать их в технических заданиях;

 умение работать в команде и самостоятельно (в том числе в режиме ограниченного времени, в условиях стресса);

 умение работать с людьми: гибкость в общении, требовательность, тактичность;

 умение быстро реагировать и находить решения в нестандартных ситуациях;

 высокая самоорганизация;

 креативное мышление, творческий подход к делу.

При подборе этих специалистов работодатели отдают предпочтение базовому образованию, связанному с организацией культмассовых мероприятий. Кроме того, ивент-менеджер должен обладать глубокими знаниями в сфере маркетинга.

В функциональные обязанности ивент-менеджера входят:

 планирование, организация, координирование и контроль ивент-проектов;

 привлечение и управление работой подрядчиков (ивент-агентств), оценка и анализ предложенных концепций, идей, механик, сценариев и пр.;

 подготовка и проведение тендеров по выбору провайдеров (ивент-агентств);

 оценка эффективности сотрудничества с различными провайдерами, внесение предложений по улучшению качества работы агентств;

 подготовка презентаций проектов, а также финальных отчетов по их завершении;

 ведение всей сопутствующей финансовой и юридической документации;

 изучение лучших мировых практик и их применение в работе.

Пример должностной инструкции для этого специалиста приведен в приложении.

Приложение ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Название должности: ведущий специалист по организации массовых мероприятий и спонсорства. Роль: выполнение задач компании с целью организации внешних мероприятий в соответствии с ее маркетинговой стратегией; организация PR–мероприятий и спонсорских проектов, направленных на позиционирование компании среди клиентов и партеров. Основные задачи: Планирование, согласование, осуществление и контроль мероприятий (PR-мероприятия, конференции, пресс-конференции, благотворительные акции, нестандартные мероприятия). Управление взаимоотношениями с ивент- и PR-агентствами и оценка эффективности сотрудничества. Разработка и реализация концепций, идей, механик и сценариев мероприятий, соответствующих поставленным целям, посредством тесного сотрудничества с ивент- и PR-агентствами. Оценка эффективности мероприятий, поиск путей их совершенствования. Ведение спонсорских проектов: разработка спонсорской стратегии; постановка коммуникационных целей (включая позиционирование бренда, уровень его узнаваемости); размещение промо-материалов в рамках спонсорских проектов. Участие в процедурах закупки услуг, подготовка тендерной документации, тесное сотрудничество с департаментом закупок с целью достижения наилучшего соотношения «задача-бюджет-результат». Построение отношений с другими департаментами компании: участие в профессиональных клубах, общих встречах, церемониях и т. д. Постоянный мониторинг происходящих в ивент-индустрии изменений (ведущие ивент-агентства), отраслевых трендов и инноваций. Специальные знания и компетенции: Презентационные навыки и умения (способность эффективно и убедительно доносить информацию). Навыки управления проектом (ведение бюджета и тайм-менеджмент). Умение вести переговоры. Юридические и финансовые знания, относящиеся ко всем видам мероприятий и спонсорских проектов. Знания о работе конференц-обрудования, концертного оборудования (световые и звуковые системы). Знания в сфере искусствоведения (в том числе музыки, хореографии). Художественный вкус. Креативное мышление. Свободное владение языками (английский, украинский, русский). Владение компьютером (знание программ MS Office Power Point, Excel, MS Project) Поведенческие компетенции кандидата: целеустремленность; креативность и открытость новым идеям; проактивность, быстрая реакция, стрессоустойчивость; хорошая память и внимание к деталям; стремление к наилучшим результатам; неравнодушие к успеху команды; эмпатия по отношению к клиентам.

Профессия ивент-менеджера в крупной компании предполагает несколько квалификационных уровней: специалист — ведущий специалист — начальник отдела. В Государственном классификаторе Украины — Классификаторе профессий ДК 003:2010 профессия «ивент-менеджер» пока не представлена; в трудовой книжке занятого на этой должности человека обычно делается запись «менеджер».

Оплата труда специалиста, занимающего эту должность, производится так же, как и любого другого сотрудника: ставка, бонусы, компенсации и льготы (медицинская страховка, доплата за питание, отпуск и т. д.).

Гонорар внешнего провайдера, как правило, составляет 10–20% от бюджета мероприятия, при этом начинающие организаторы получают в среднем 10% от суммы заказа, а опытные — 25%. Штатные сотрудники специализированных агентств обычно получают фиксированную зарплату плюс процент за каждый выполненный проект.

Как показывает статистика, в нашей стране сегодня 70% ивент-менеджеров имеют высшее образование; 82% из них — женщины в возрасте от 23 до 35 лет.

Для обучения/повышения квалификации ивент-менеджеров разработан ряд обучающих программ и специализированных тренингов: по бренд-менеджменту, PR и взаимодействию с медиа, маркетинговым исследованиям, проведению BTL-акций, различным нестандартным способам продвижения товаров и услуг. Чтобы идти «в ногу» с рынком, ивент-менеджер должен регулярно посещать рекламные выставки и конкурсы (например, Eventarizacia, Ukrainian Events Awards), где он сможет узнать о ключевых игроках рынка, об инновационных решениях, которые используются в процессе подготовки проектов.

Перед специалистом, работающим в «событийном» маркетинге, открыты достаточно широкие карьерные перспективы. В рамках компании он сможет со временем:

 стать PR-координатором и бренд-менеджером;

 принимать участие в кросс-функциональных проектах, связанных с организацией мероприятий (включая управление персоналом, маркетинг, связи с инвесторами и общественностью, корпоративную социальную ответственность, благотворительность и т. п.).

Кроме того, подготовка мероприятий — это хорошая база для освоения проектного менеджмента, который сегодня необходим практически везде.

Еvent management (от англ. event — «событие») — это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем если первые направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В целом же задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.

Еvent management (от англ. event — «событие») — это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем если первые направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В целом же задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.

 

С чего начинается событие

Поводы для таких мероприятий могут быть самыми разными. В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды акций: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фанд-рэйзер (fund-raisers) — мероприятия по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния. Главное — правильно использовать каждый повод и организовать праздник с максимальной пользой.

 

Управление даже самым скромным по масштабу мероприятием требует значительных усилий и затрат, как интеллектуальных, так и материальных. А для эффективной подготовки нужно четко представлять себе конечные цели, задачи и желаемый общественный резонанс. После ответов на эти вопросы можно начинать собственно event management. При планировании необходимо продумать следующие ключевые позиции:

 

Бюджет

Прежде всего выясните, сколько это стоит. К примеру, на качественное корпоративное мероприятие на 100 персон расходы планируются в пределах 15—20 тысяч у.е. Масштабное же общественное событие — например, концерт Пола Маккартни в Москве — это совсем иной уровень event management. Тут появляются дополнительные организационные мероприятия: pre-party, after-party, интервью для прессы, пресс-конференции, телеэфиры, пресс-ланчи, vip-фуршеты и т.п. Соответственно и стоимость таких грандиозных мероприятий может достигать астрономических, по сравнению с обычными, размеров.

 

План-график

Не менее четко, чем вопрос денег, нужно решить вопрос со сроками как самого события, так и всех этапов его подготовки.

 

Кадровое обеспечение

Сколько человек понадобится, чтобы организовать праздник? Сколько будет работать на мероприятии профессиональных артистов, режиссеров, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, вести переговоры с подрядчиками? Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие.

 

Спонсорская поддержка

На этом же этапе желательно определиться, нужна ли для организации праздника помощь спонсоров и насколько она может быть взаимовыгодной. Найти, убедить, привлечь достойных спонсоров — дело непростое и очень ответственное.

 

Коммуникации и привлечение внимания общественности

Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач event management — получить необходимый общественный резонанс. Поэтому, планируя акцию, нужно точно представлять, от кого, в каких объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить.

 

Сами или агентство?

С этим вопросом так или иначе сталкивается любой начинающий бренд-менеджер или директор по маркетингу. Люди более опытные предпочитают доверять дело профессионалам. Причина ясна: специализированное коммуникационное агентство избавит от многих хлопот, взяв на себя весь груз организационных забот.

 

Действуя «по науке», специалисты сначала разработают общую концепцию, то есть, постаравшись как можно точнее ответить на традиционные вопросы «для кого мы это делаем?», «для чего мы это делаем?» и «по поводу чего мы это делаем?» и призвав на помощь весь творческий потенциал, предложат яркую идею, максимально выражающую суть и индивидуальность будущего события.

 

Затем последуют хлопоты по подбору необходимого помещения и оборудования (вопрос настолько же творческий, настолько и коммерческий). Очень ответственный и важный момент — превращение идеи в готовый сценарий. Специалисты агентства найдут время и на организацию переговоров с подрядчиками, и на поиск профессиональных ведущих и звукорежиссеров, и на десятки других важнейших мелочей, которые так просто упустить из виду в предпраздничной суматохе.

 

Что касается связей с общественностью, то и здесь помощь агентства может оказаться гораздо эффективнее. Коммуникационные агентства, имеющие давние и прочные контакты со СМИ, добьются общественного резонанса быстрее. Для достижения целей профессионалы пользуются всеми разнообразными способами распространения информации: это и direct-mail, и наружная реклама, и информирование целевой аудитории через специализированные источники (отраслевые издания).

 

Так что сегодня даже не очень крупные отечественные компании, сталкиваясь с необходимостью устроить праздник с рекламными или другими целями, предпочитают обращаться к профессионалам.

 

У них и у нас

Даже на Западе событийный менеджмент — все еще относительно новый вид бизнеса, ему от силы двадцать лет. А российские предприниматели обратили внимание на event management лишь в середине 90-х, когда отечественная рыночная экономика стала облагораживаться, миновав стадию «дикого капитализма».

 

Сейчас в нашей стране event management — один из самых динамично развивающихся инструментов работы BTL-агентств на коммуникационном рынке. Количество агентств, предоставляющих услуги event management, постоянно увеличивается, а сами массовые мероприятия постепенно начинают приобретать европейский стиль не только в столице, но и в крупных региональных центрах. Однако при организации любого мероприятия необходимо учитывать особенности российской ментальности: если пир — то горой, если торжество — то до утра. Подобная «широта русской души» порой создает дополнительные организационные сложности, однако на общее положение дел не влияет.

 

Как и у всей PR-отрасли, у еvent management в нашей стране большие перспективы. Однако говорить, что рынок еvent management окончательно сформирован, еще преждевременно. Наличие мелких, демпингующих цену в ущерб качеству фирм обусловлено тем, что еще не во всех бизнес-компаниях сформировалась культура событийного менеджмента. Многие вспоминают о праздновании Нового Года или юбилея компании за несколько недель, не подозревая, что расходы на подобные мероприятия должны быть прописаны отдельной строкой в бюджете на год вперед. И только когда отношение к еvent management изменится, можно будет констатировать, что в России он вышел на европейский уровень.

 

Дело мастера боится

По мнению генерального директора коммуникационного агентства Connecta Светланы Цыгаревой, сегодня профессионалы PR-бизнеса выделяют несколько направлений event management. Первое — это организация корпоративных мероприятий, направленных на укрепление командного духа (team building). Крупные массовые акции, создающие информационные поводы для участников и формирующие тем самым их паблисити, — это другое, более сложное направление событийного менеджмента.

 

Но в каждом конкретном случае — и когда речь идет о подготовке корпоративной вечеринки, и при организации массового мероприятия — профессионалы исходят в первую очередь из той коммуникационной задачи, которая перед ними стоит. Точное видение цели помогает выбрать из богатого инструментария именно тe формы, которые подходят в данном конкретном случае. Например, не так давно один из клиентов, известная фармацевтическая компания, поручила коммуникационному агентству Connecta подготовить празднование своего 5-летнего юбилея. Подобные торжества — это прежде всего прекрасная возможность укрепить корпоративный дух, напомнить всем сотрудникам фирмы о том, что они единая команда. И не просто напомнить, но и помочь на деле почувствовать, что такое плечо товарища, как интересно и увлекательно решать общие задачи. Поэтому оптимальной формой для праздника был выбран коллективный выезд в загородный клуб. Прекрасным средством коммуникации стали спортивные эстафеты и командные конкурсы, а изюминкой праздника — предоставленная всем желающим возможность увидеть наш город с высоты птичьего полета, из корзины воздушного шара. Другого клиента, еще одну фармацевтическую фирму, интересовало установление непосредственного контакта с представителями СМИ, знакомство и общение с журналистами, освещающими темы медицины и здорового образа жизни. Так родилась и воплотилась на практике идея боулинг-турнира, на который выставила свою команду и фирма-заказчик.

 

Конечно, для качественной подготовки акции необходимо время — приблизительно месяц. В случае, когда кроме непосредственной организации мероприятия речь идет о привлечении инвестиций, организации спонсорской поддержки (без которых редко обходится крупное массовое событие), сроки удлиняются, иногда может потребоваться до 3— 4 месяцев.

 

Событие внутреннего пользования

Бытует мнение, что организация внутренних корпоративных мероприятий (чаще всего празднование Нового Года или дня рождения компании) с точки зрения масштабности затрат и глобальности усилий у специализированных агентств стоит рангом ниже, чем организация внешних массовых шоу. Тем не менее, в зависимости от внутренней политики и количества денег у клиента, event-компания разрабатывает программу специально для заказчика или же может предложить типичный, «конвейерный» сценарий празднества. Последний вариант хорош тем, что при выборе места мероприятия, оформлении сцены и декораций, найме подрядчиков, ведущих и актеров BTL-компания пользуется уже проверенными связями (не говоря уже об отсутствии расходов на разработку и воплощение оригинального сценария). Кстати, поставленный на поток вариант корпоративной вечеринки отнюдь не плох и для клиента. Ведь большинство заказчиков подобных мероприятий сами четко не представляют, чего они хотят, и в этом случае выбор из перечня общих концепций праздника может оказаться оптимальным вариантом сотрудничества.

 

Но аппетит, как известно, приходит во время еды. И если на этапе становления компании предпочитают заказывать корпоративные мероприятия, дабы заявить о себе, завязать побольше полезных знакомств и привлечь партнеров, то, завоевав определенную репутацию, они начинают заказывать в PR-агентствах массовые шоу.

 

Крупные компании, имеющие свою историю на рынке, предпочитают постоянное обслуживание конкретного агентства. Как правило, при такой форме сотрудничества крупномасштабные события предоставляются «под ключ», а объем, концепция и бюджет каждого такого события закладываются в годовой маркетинг-план компании. Тут речь может идти о чем угодно: от ежегодного праздника «МК» до открытия нового ресторана «МакДональдс» в спальном районе.

Советы профессионала

Чтобы праздник прошел удачно и ваши цели были достигнуты, нужно помнить основные заповеди событийного менеджера:

- Начинайте планирование и подготовку мероприятия заблаговременно.

- Всегда начинайте с малого. Не берите на себя больше того, с чем вы сможете справиться.

- Привлекайте спонсорскую поддержку.

- Заранее определитесь, какие транспортные средства будут задействованы. Выясните, сколько это Вам будет стоить.

- Приготовьте небольшие презенты всем участникам.

- При организации фуршета определите, что и кому вы собираетесь предложить.   Выясните, кто обеспечит Вас всем необходимым.

- Не забудьте об уборных.

- Узнайте, необходимо ли разрешение для проведения мероприятия.

 

В заключение хотелось бы сказать, что проведение мероприятия любой степени сложности требует профессионализма, гибкости в принятии решений, умения прогнозировать и предугадывать непредвиденные обстоятельства и быстро ориентироваться в новых условиях. Кто это делает лучше, тот и оказывается в лидерах бизнеса.