Задачи на очередной день

Кого вызвать		Кому позвонить
Куда представить документы		Срочно

Дневной план - это важная ступень планирования рабочего времени руководителя. Варианты плана представлены в табл. 1-2. При его составлении концентрируются однородные работы, избегаются частые переключения с одного дела на другое. У опытных руководителей вырабатывается определенная система использования рабочего времени в течение дня.

Таблица 2

План работы руководителя

Время	Меры	Необходимые участники
7.30-8.00	Прием рабочих	Нач. отдела кадров
8.00-9.00	Оформление банковских и других документов	Главный бухгалтер, замес­титель по хозчасти
9.00-10.00	Решить вопрос о рабочих, прибывших из армии	Нач. отдела кадров
	Обеспечение центральной котельной топливом	Управляющий райснабом (по тел.)
	Решить вопрос с оплатой за материалы	Управляющий банка (по телефону)
	О выделении вагонов на март для вывозки леса	Позвонить в Министерство ж/д транспорта
10.00-12.00	Уточнение объема выполненных работ на строительстве	Начальник ПМК-180 (по телефону)
12.00-13.00	Обеденный перерыв. Отдых	-
13.00-17.00	Знакомство с состоянием дел в подразделениях	Руководители подразделений
17.00-17.30	Координация деятельности руководителей и специалистов	Главные инженеры (энергетики, технологи)
17.30-18.00	Работа с корреспонденцией	-
18.00-18.15	Согласование вопросов о выполнении коллективного договора	Председатель профкома
18.15-18.30	Анализ событий дня. Планирование следующего рабочего дня.	-

В недельном плане (табл. 3) осуществляется «привязка» работ к дням недели, выделяется самая существенная (центральная) задача, на которой концентрируются ресурсы времени.

Таблица 3

План-календарь на неделю

Меры	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница

Месячный план содержит наибольшую детализацию задач и обоснование необходимого рабочего времени, измеряемого в часах. Баланс времени дифференцируется. Выделяются резервы времени для выполнения непредвиденных задач и дополнительных работ с тем, чтобы плановые сроки соблюдались без цейтнотов и стрессов.

Важным условием рационального использования рабочего времени менеджера является планирования личной работы. В личном плане работы менеджер определяет:

• задачи, стоящие перед организацией;

• вопросы, которые требуют решения;

• должностные лица, которые готовят необходимые информационные материалы;

• сроки выполнения определенных вопросов.

Отдельно формулируется содержание задач, которые будет решать менеджер лично, порядок выполнения, координация усилий и система контроля.

Составление такого плана не вызывает трудностей. Главное заключается в правильном выборе формы своего участия в решении задач, организации взаимодействия отдельных исполнителей и взаимосвязей с другими организациями внешней среды.

План должен четко определять время работы с документами, прием посетителей, пребывание в структурных подразделениях, участие в собраниях акционеров и трудового коллектива, проведение совещаний с подчиненными и др.

Разработка такого плана создает нормальный ритм работы аппарата управления, обеспечивает очередность выполнения задач, дает возможность выделить время для творческой работы, инновационной деятельности, повышения своей квалификации. Здесь менеджер компетентно и заблаговременно может заниматься постановкой и решением стратегических вопросов, продуктивно работать.

Если у менеджера нет личного плана работы, то в коллективе организации создаются нервные обстоятельства, приводящие к некачественных решений задач, повышают психологическое напряжение и снижают результативность управленческой труда.

Личный план работы менеджера состоит на разные сроки:

• долгосрочный - год, квартал;

• среднесрочный - месяц;

• краткосрочный - неделю, день.

В плане точно определяется срок выполнения работы и время, необходимое для этого. Работы, которые выполняет менеджер, лично

делятся на периодические повторяющиеся и внезапно возникают.

Периодические работы повторяются ежедневно, еженедельно, ежемесячно в определенном ритме. Это такие виды работ:

• работа с документами;

• совещания;

• прием специалистов и работников организации;

• прием посетителей;

• работа в подразделениях.

Время выполнения периодических работ должен определяться точно.

Работы, которые повторяются - это служебные командировки, обучение, совещания и посещение других организаций. Затраты времени на их выполнение также планируются точно.

Работы, которые возникают внезапно, в плане предусмотреть невозможно. Для этого необходимо проектировать в плане резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то надо уменьшить затраты времени на запланированные работы, перенести на другое время, или поручить их выполнение ответственному работнику аппарата управления.

Планирования личной работы надо рассматривать не только как составление порядке работы. Здесь важным является определение времени их производства, сроков начала и окончания. При этом надо учитывать все будущие виды работ, сравнивать необходимый для работы время с плановым фондом времени в общем бюджете рабочего времени.

После составления плана надо проявить умение и настойчивость в его исполнении, обеспечить необходимый контроль за выполнением планов другими управленческими звеньями.

Контроль выполнения плана личной работы и задач исполнителями должен быть регулярным и последовательным. Это дисциплинирует самого менеджера и его подчиненных, способствует эффективному использованию рабочего времени, повышению качества управления организацией.

Оперативное планирование личной работы менеджера осуществляется еженедельно. Это план "на сегодня", "завтра". Такой план содержит "тематический" перечень дел, которые надо решать оперативно в определенный срок.

Для облегчения оперативного планирования менеджер разрабатывает график робот. В нем устанавливается четкий распорядок рабочего времени (дня, недели).

Рабочие планы и графики менеджера должны быть скоординированными с планами и графиками высшего руководства и, в свою очередь, быть базой для разработки планов низшего уровня управления или личных планов подчиненных.

Умение менеджера управлять собой - это забота о себе и поддержка своей работоспособности. Важные аспекты управления собой:

1) поддержание физического здоровья;

2) рациональное распределение сил;

3) преодоление трудностей;

4) рациональное распределение времени.

Поддержка физического здоровья предусматривает слежение за своим весом за счет здорового образа питания, выполнение физических упражнений, выбора способа спортивной тренировки, балансировка своим нагрузкой, отсутствие вредных привычек (курение, алкоголь).

Рациональное распределение сил влияет на сохранение энергичности и активности менеджера на протяжении долгого периода жизни. Энергичность человека уменьшается или увеличивается от эмоциональных причин (гнев, страх, ревность, ранимость).

Положительными эмоциями считаются:

• волнения (стимулирует активность); •сопереживания (управление становится гуманным);

• заинтересованность (помогает продвигаться вперед);

• любопытство (помогает осваивать новые сферы);

• уверенность (добавляет солидности усилиям работников).

Преодоление трудностей - это избавление от стрессового состояния в кризисной ситуации. Если менеджер говорит, что он имеет трудности, то это означает, что он чувствует себя неспособным справиться со своими обязательствами и требованиями ситуации.

Стресс - это чувство внутреннего давления с такими психическими проявлениями, как тяжелое дыхание и увеличение нервного напряжения. Организм реагирует на перегрузки изменениями характера мозговой активности. Под влиянием стресса человек становится более уязвимой, а качества ее работы снижаются.

Есть точка зрения, что стресс является полезным, потому что он стимулирует активность, что недостаточное напряжение приведет к ухудшению морального состояния, низкой эффективности работы, снижение самоуважения.

Срок наибольшей работоспособности зависит от таких факторов:

• сложности и интенсивности труда;

• здоровье человека;

• условий труда;

• социально-экономических условий;

• психологического климата в коллективе;

• правильности перерывов в течение рабочего дня и др.

Из всех названных факторов рассмотрим значение перерывов на отдых, как средства увеличения срока наибольшей работоспособности.

Как уже отмечалось, для менеджеров организации характерным является прием, обработка информации и на основе ее анализа и оценки - принятие управленческого решения.

При такой труда общее время перерыва на отдых должны быть 11 – 17 % от общего времени рабочего дня. Это касается особенно служб с однообразным трудом. Для них в первую половину рабочего дня необходимо устанавливать одну - две, а во вторую половину - два перерыва по 5 -10 минут каждая.

Для длительного поддержания в норме функционального состояния организма и высокого уровня работоспособности чрезвычайно важное значение имеет продолжительность нерабочего времени и его режим.

Продолжительность нерабочего времени должна быть такой, чтобы работник управленческого труда имел возможность активно отдыхать не меньше 1,5-2 часа. Это занятия спортом, прогулки, культурные мероприятия. У него должен быть время для семьи и чтение книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется одним часом дня.

План-график рабочей недели менеджера приведены в таблице 4.

На уровень продолжительности трудоспособности работников аппарата управления влияет годовой режим труда и отдыха. Он характеризуется общим количеством рабочих дней, соотношением рабочих и выходных дней, их регулярностью, продолжительностью отпуска.

Таблица 4