Вопрос 3.

Распределение полномочий и ответственности в организационной структуре

Первичным звеном организационной структуры, за которым закрепляются конкретные функции и задачи, является должность.

Совокупность должностей торговой организации распределяется по 3 основным группам работников :

- административно-управленческим персоналом

-торгово-операционным персоналом

-вспомогательным персоналом

Перечень должностей приводится в штатной структуре организации. За каждой из должностей закрепляется определенный объем полномочий и ответственности.

Должностные полномочия- право совершать определенные действия, принимать решения по конкретному кругу вопросов, отдавать распоряжения.

Работник, занявший должность, приобретает статус должностного лица.

Руководящие должностные лица наделяются властными полномочиями в праве подписи соответствующих документов и дачи устных распоряжений.

Властные полномочия – ограниченное право распоряжаться частью ресурсов организации и направлять усилия работников на решение определенных задач. Властные полномочия определяют объем формальной власти.

Различают несколько видов должностных полномочий:

- распорядительные – представляют право принимать решения, обязательные для исполнения. Они линейными (дают право непосредственного воздействия на работника или ход операции) и функциональные (реализуются через право принятия специализированных решений обязательных для исполнения работниками, находящимися в непосредственном подчинении линейных руководителей (гл. бух, главн. экономист, главн. технолог) и руководители служб (планового отдела, отдела маркетинга, сбыта).

- рекомендательные – предусматривают право консультирования руководителей и исполнителей (наделяются специалисты, референты, консультанты)

- контрольно-счетные – предоставляют право осуществлять проверку деятельности отдельных руководителей, исполнителей или определенных видов деятельности.

- координационные – наделяют правом согласовывать деятельность отдельных звеньев организационной структуры.

- согласительные – дают право выражать отношения к решениям, принимаемым в рамках линейных и функциональных полномочий. Состоят из предостерегающих (реализуются в форме визирования решений, принимаемых линейными и функциональными руководителями) и блокирующих (позволяют блокировать исполнение принятого решения.

Объему полномочий соответствует объем ответственности.

Ответственность – обязательство работника осуществлять на определенном уровне решение задач, выполнять функции и действия, предусмотренные данной должностью.

Различают административную ответственность (должностную)- обязательство обеспечивать условия для осуществления определенного вида деятельности и функциональную – является обязательством выполнения конкретной работы с учетом установленных требований. Она может делегироваться на нижестоящий уровень при сохранении за менеджером административной ответственности.

Выделяют 3 уровня ответственности:

• Низший уровень устанавливается только для исполнителей работы, не связанной с возможным возникновением ущерба : аварий, брака, недостачи товарно-материальных ценностей.

• Средний уровень предусматривает возможность нанесения ущерба в результате неправильных действий (ответственность за денежные средства, материальные ценности, безопасность подчиненных, документация). Ею наделяются как руководители, так и исполнители.

• Высший уровень предполагает полную ответственность руководителя за работу организации или подразделения .

В соответствии с уровнем концентрации большей части властных полномочий в организационной структуре различают централизованные и децентрализованные структуры.

Централизация рассматривается как сосредоточение большей части полномочий и ответственности на высших уровнях управления в единичном центре.

В децентрализованных структурах властные полномочия и ответственность рассредоточивается на средние и нижние звенья управления (вертикальная децентрализация) и в пределах одного уровня иерархии (горизонтальная децентрализация).