44

КГТУ

Ращевская Е.П.

Задания и методические рекомендации к практическим занятиям по учебной дисциплине «Русский язык в деловой и процессуальной документации»

Учебно-методические материалы для студентов очной формы обучения

Кострома 2013

Ращевская Е.П. Задания и методические рекомендации к практическим занятиям по учебной дисциплине «Русский язык в деловой и процессуальной документации»: Учебно-методические материалы для студентов очной формы обучения по направлению 030900 «Юриспруденция»: профиль 03050101 «Государственное право»; профиль 03050102 «Гражданское право»; профиль 03050103 «Уголовное право». – 44 с.

На курс «Русский язык в деловой и процессуальной документации» отводится 32 часа практических занятий. Особое внимание при изучении курса уделяется самостоятельной работе студентов. Изучение курса основано на взаимосвязи теории и практики, что предполагает изучение студентами основных базовых понятий русского языка.

Данная учебная дисциплина носит ярко выраженный практический характер, что предполагает формирование коммуникативных умений и навыков студентов, способствует повышению культуры их письменной речи.

Тематический план

по учебной дисциплине «Русский язык в деловой и процессуальной документации»

№ темы	Название темы	Всего часов	В том числе
			Лекций	Сем. зан.	Прак. зан.	КСР.
1.	Стилевая система языка. Характеристика официально-делового стиля: - Функциональные стили современного русского литературного языка: функциональное расслоение современного русского литературного языка; языковые особенности стилей; разговорный и книжные стили.	7	2		4
	- Официально – деловой стиль: лексические, морфологические и синтаксические особенности.
	- Язык и стиль распорядительных документов. Подстили и жанры официально-делового стиля.
	- Язык и стиль инструктивно-методических документов. Оформление деловых документов административно – канцелярского подстиля (заявление, автобиография, объяснительная записка, доверенность).
	- Оформление деловых документов. Контрольная работа.(Уч.п.)					1
2.	Лексические средства русского языка. Лексика деловой и процессуальной документации. Лексическая норма: - Лексическая норма русского языка.	9	2		6
	- Культура речи. Речевые клише в юридической документации. Орфоэпические нормы: нормы ударения; нормы произношения.					1
3.	Употребление отдельных морфологических средств языка в письменной деловой и процессуальной речи юриста: - Морфологические нормы: употребление форм имен существительных (категория рода имен существительных, варианты падежных окончаний, употребление единственного и множественного числа).	9	4		4	1
	- Употребление форм имен прилагательных. Использование некоторых форм имен числительных.
	- Использование некоторых форм местоимений и глаголов.
4.	Основные направления совершенствования навыков грамотного письма и говорения. Трудные случаи орфографии: - Основные направления совершенствования навыков грамотного письма. Орфографические нормы: чередующиеся гласные в корне слова. Правописание приставок.	10	4		6
	- Правописание Н и НН во всех частях речи.
	- Слитное, раздельное, дефисное написание наречий. Слитное и раздельное написание НЕ со всеми частями речи.
5.	Стилистические особенности синтаксических средств языка в деловой и процессуальной документации. Трудные случаи пунктуации: - Соблюдение синтаксических и пунктуационных норм русского языка в процессе оформления деловых бумаг. - контрольная работа по орфографии и пунктуации	7	2		4
						1
6.	Культура речевого общения и речевой этикета юриста. Редактирование текстов документов. Стилистические модели процессуальных документов: - Культура речевого общения и речевой этикет юриста.	11	2		8
	- Язык закона: черты, особенности. - контрольная работа					1
	Всего за курс обучения		16		32	5

Практические занятия

Занятие №1

Функциональные стили современного русского литературного языка: функциональное расслоение современного русского литературного языка; языковые особенности стилей; разговорный и книжные стили

Цели: дать понятие о функциональных стилях современного русского литературного языка, развивать умение различать их языковые особенности.

1. Культура речи … Что это такое?

2. Функциональное расслоение современного русского языка. Что представляют собой функциональные стили языка? Дайте общую характеристику стилей.

3. Разговорный и книжные стили. Какие стили относятся к книжным?

4. Языковые особенности стилей.

Задание: 1. по уч. Ивакиной Н.Н., учебнику Введенской Л.А., Павловой  Л.Г., Кашаевой Е.Ю, учебному пособию Ф.Т. Ахунзяноой, Т.А. Ёлшиной, А.В.Зябликова, Е.П. Ращевской составьте в тетради таблицу «Функциональные стили языка». Подготовьте сообщение по ней.

Функциональные стили речи - это разные способы использования языка при общении. Каждый стиль речи характеризуется своеобразием отбора языковых средств и неповторимым сочетанием их друг с другом.

Стиль речи	Сфера применения	Цели общения	Основные виды высказываний	Основные стилевые черты

3. Определите, к какому стилю относятся данные тексты (карточки)

Литература:

1. Введенская Л.А., Павлова  Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: учебное пособие. – Ростов-н/Д: Феникс, 2009.

2. Ивакина Н.Н. Профессиональная речь юриста: учебное пособие. – М.: Изд-во «Норма», 2008. - С. 35-101.

3. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2002. - С.73, 92-93.

4. Русский язык и культура речи: учебное пособие / Ф.Т. Ахунзянова, Т.А. Ёлшина, А.В.Зябликов, Е.П. Ращевская; под ред. Т.А.Ёлшиной, Ф.Т.Ахунзяновой. – Кострома: Изд-во Костромского гос. технол. ун-та, 2011. – С. 63 – 84.

Занятие №2

Официально – деловой стиль: лексические, морфологические и синтаксические особенности.

Язык и стиль инструктивно-методических документов. Оформление деловых документов административно – канцелярского подстиля (заявление, автобиография, объяснительная записка, доверенность)

Цели: дать понятие о сфере использования официально – делового стиля, о его лексических, морфологических и синтаксических особенностях; дать понятие о деловых бумагах, видах документов; развивать умение правильно оформлять деловые документы административно-канцелярского подстиля

1. Официально-деловой стиль, сфера его функционирования, жанровое многообразие. Дайте определение официально – деловому стилю.

2. Назовите лексические и морфологические особенности данного стиля.

3. Расскажите о синтаксических особенностях официально - делового стиля.

Задания:

1) заполните таблицу:

Официально-деловой стиль

Лексические особенности	Морфологические особенности	Синтаксические особенности

2) Укажите все особенности официально-делового стиля в данных текстах (см. образцы деловых документов в учебном пособии «Русский язык и культура речи» Ф.Т. Ахунзяновой, Т.А. Ёлшиной, А.В.Зябликова, Е.П. Ращевской на с.116, 118, 120, 121, 122 ):

• заявление;

• доверенность;

• докладная;

• автобиография;

• резюме

• расписка;

3) выполните задания по учебному пособию «Русский язык и культура речи» Ф.Т. Ахунзяновой, Т.А. Ёлшиной, А.В.Зябликова, Е.П. Ращевской №5, №6, №7, №8, №9, №10, №11, №12 на с. 124–126.

Литература:

1. Ивакина Н.Н. Профессиональная речь юриста: учебное пособие. – М.: Изд-во «Норма», 2008.- С.35-52.

2. Русский язык и культура речи: учебное пособие / Ф.Т. Ахунзянова, Т.А. Ёлшина, А.В.Зябликов, Е.П. Ращевская; под ред. Т.А.Ёлшиной, Ф.Т.Ахунзяновой. – Кострома: Изд-во Костромского гос. технол. ун-та, 2011. – С.63-84; 85 – 145.

Язык и стиль распорядительных документов. Подстили и жанры официально-делового стиля.

Цели: дать понятие о подстилях официально-делового стиля речи, об их лексических, морфологических и синтаксических особенностях.

1. Назовите подстили официально-делового стиля и их жанры.

Задание 1: заполните таблицу

Подстили официально-делового стиля и их жанры

Жанры законодательного подстиля.	Жанры административно-канцелярского подстиля.
1. 2. 3. 4. 5. 6.	1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

2. Перечислите лексические, морфологические и синтаксические особенности законодательного подстиля.

Задание 2: заполните таблицу

Законодательный подстиль

Лексические особенности	Морфологические особенности	Синтаксические особенности

Задание 3: найдите названные особенности в предложенных вам текстах:

• закон;

• акт гражданский;

• Конституция;

• устав;

3. Укажите лексические, морфологические и синтаксические особенности административно – канцелярского подстиля.

Задание 4: заполните таблицу

Лексические особенности	Морфологические особенности	Синтаксические особенности

Административно – канцелярский подстиль

Задание 5: найдите названные особенности в предложенных вам текстах:

• приказ;

• распоряжение;

• административный акт;

• характеристика.

Задание 6: пользуясь учебным пособием «Русский язык и культура речи» Ф.Т. Ахунзяновой, Т.А. Ёлшиной, А.В.Зябликова, Е.П. Ращевской, выполните следующие упражнения №1 №2, №3, №4 на с. 122–124; выполните задания для студентов-юристов на с. 138–139.

Задание 7: напишите образец искового заявления (Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. проф. Л.К.Граудиной и проф. Е.Н.Ширяева. – М.: Издательская группа НОРМА – ИНФРА, 1998. – С.489).

4. Рассказать о внутристилевых чертах официально-делового стиля.

Литература:

1. Ивакина Н.Н. Профессиональная речь юриста: учебное пособие. – М.: Изд-во «Норма», 2008.- С.35-52.

2. Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. проф. Л.К.Граудиной и проф. Е.Н.Ширяева. – М.: Издательская группа НОРМА – ИНФРА, 1998. – С.489.

3. Русский язык и культура речи: учебное пособие / Ф.Т. Ахунзянова, Т.А. Ёлшина, А.В.Зябликов, Е.П. Ращевская; под ред. Т.А.Ёлшиной, Ф.Т.Ахунзяновой. – Кострома: Изд-во Костромского гос. технол. ун-та, 2011. – С.63-84; 85 – 145.

Занятие №3

Язык и стиль делового письма.

ЦЕЛИ: дать понятие о правилах деловой переписки и правилах составления делового письма.

1. Расскажите о языковых формулах официальных документов и деловых писем.

2. Расскажите о приёмах унификации языка служебных документов.

Выполните упражнения №13, №14, №15, №16, №17, №19, №20 (тематику задания «в)» измените согласно юридическому профилю) по учебному пособию Ф.Т. Ахунзяновой, Т.А. Ёлшиной, А.В.Зябликова, Е.П. Ращевской (С.126–129).

3. Пользуясь предложенным ниже приказом МВД России и теоретическими сведениями по деловому письму из учебного пособия «Русский язык и культура речи» Ф.Т. Ахунзяновой, Т.А. Ёлшиной, А.В.Зябликова, Е.П. Ращевской (с. 85–122) расскажите о требованиях, которыми следует руководствоваться при подготовке документов.

ПРИКАЗ МВД РОССИИ

от 1 марта 1999 года №150

«Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России».

(ПРИКАЗ МВД РОССИИ

от 22 июля 2000 года №790

«О внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты

МВД России»)

(ИЗВЛЕЧЕНИЯ)

14. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

– документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;

– в документе не должно быть помарок и исправлений;

– документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями настоящей Инструкции;

– содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным (выражения исключают двойное толкование), кратким.

16.1. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм); допускается использование бумаги форматов А3(297х420 мм), и А6(105х148 мм).

16.2. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе, шрифтом размером №13, 14, 15 через 1-2 интервала. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм: 30 – левое; 20 – правое; 20 – верхнее; 20 – нежнее.

16.3. Для выделения части текста документа (за исключением официальных писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

21.Над наименованием подразделения Министерства указывается сокращенное – МВД России либо полное наименование – Министерство внутренних дел Российской Федерации.

24. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 1998 г. Следует оформить следующим образом: 05.01.98.

Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2000.01.05).

26. Сокращенное наименование Министерства и полное наименование подразделения Министерства указываются в именительном падеже, например:

МВД России

Управление внутренних дел

Смоленской области

МВД России

Управление внутренних дел

Смоленской области

При адресовании документа конкретному должностному лицу, указывается в дательном падеже, наименование должности лица, сокращенное наименование подразделения Министерства, специальное (воинское) звание, инициалы и фамилия, например:

Н

Начальнику УВД

Смоленской области

генерал-майору милиции

В.И.Сидорову

ачальнику УВД

Смоленской области

генерал-майору милиции

В.И.Сидорову

27. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается его наименование, а затем, как правило, почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного

дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

ул. Садовая, д.5, кв.12

И.П. Калинину

28. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ГУВДТ МВД России

генерал-майор милиции

личная подпись А.П. Сидоров

27.03.98

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом заседания

экспертной комиссии

от 15.06.98 №14

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

29. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Ф.П. Ильину

К.В. Филинову

Прошу подготовить проект

ответа в УВД Рязанской области

к 17.07.98

Личная подпись

05.07.98

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке.

30. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

о чем (о ком?), например:

"О проведении командно-штабного учения";

чего (кого?), например:

"Должностные обязанности инспектора по особым поручениям".

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

31. Текст документа составляется на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде логически связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других подразделений Министерства или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила (о)").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав подразделения Министерства входят", "комиссия установила").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", «МВД России считает возможным»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

32. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Статотчетность, ф-ЗК, на 5 л. в 1 экз.

2. Справочные материалы на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «ПРИЛОЖЕНИЕ № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к распоряжению начальника

ГУООП МВД России

от 15.06 97 №319

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06 97 № 02-4/156 и

приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

33. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), специальное (воинское) звание, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Медицинского

управления МВД России

генерал-майор милиции Личная Д.С. Петров

подпись

или на бланке:

Начальник

генерал-майор милиции Личная Д.С. Петров

подпись

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

34. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование подразделения), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник ГФЭУ МВД России

генерал-майор милиции

Личная подпись Н.В.Головкин

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник Правового управления

полковник милиции

Личная подпись В.П. Сидоров

11.02 2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в подразделении Министерства, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из подразделения Министерства, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению руководителя подразделения Министерства, полистное визирование документа и его приложения».

34.2. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

При заверении печатью соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется: завершительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись А.К. Круглов

02.03.98

35 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной или лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Виктор Сергеевич

129 13 80 129 13 80

35.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем, а направление его в дело – за подписью начальника (заместителя начальника) отдела подразделения Министерства, в котором исполнен документ.

36.4. Для подразделения Министерства, его структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк:

бланк письма;

бланк конкретного документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют исключительное право подписи.

36.5. Документы, как правило, изготавливают на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

При изготовлении документов на и двух более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

61.2. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение 19 к настоящей Инструкции). Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

62.5. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 – в адрес, 2 – в АМ, 3 – в дело, сокращенное наименование подразделения Министерства), фамилия исполнителя, номер его телефона, фамилия машинистки, дата, когда был отпечатан документ.

62.8. Считка и вычитка отпечатанных документов производятся исполнителем.

63.1. В подразделениях Министерства наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник секретариата (заместитель начальника секретариата), который проверяет правильность оформления документов, разверсток на рассылку, наличие разрешения руководства подразделения Министерства на размножение.

65. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

65.1. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

65.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

65.3. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

65.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

65.5. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

65.6. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

65.7. Рекомендуется применять специальные бланки для телефонограмм (приложение 21 к настоящей Инструкции). Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал по форме: должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

номер телефона;

должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего

телефонограмму;

номер телефона;

дата, номер телефонограммы;

время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

65.8. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Документы, отправляемые телефаксом

66. Телефаксная (факсная, фототелеграфная) связь является одним из видов электросвязи (в основном с применением телефонных каналов), передающая информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) при помощи факсимильной аппаратуры.

66.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов подразделениям Министерства (от подразделений Министерства), организациям (от организаций) и устанавливаются в секретариатах подразделений Министерства, дежурных частях или приемных руко­водителей подразделений.

66.2. Требования к составлению и оформлению сообщений, полученных по телефаксной связи, определяются видом отправляемого документа – подлинника (письма, договора, протокола), отправленного адресату.

66.3. К передаче по телефаксной связи запрещены документы с пометкой "Для служебного пользования" и выше.

66.4. Все, что подлежит передаче по телефаксной связи (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно быть написано или изображено только в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры, решение о передаче текста принимает руководитель, подписавший документ.

66.5. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контраст­ным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

66.6. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

66.7. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фото и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии.

Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

66.8. Запрещена отправка документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контраст­ности или с недостаточной четкостью.

66.9. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы (приложение 22 к настоящей Инструкции).

66.10. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи заверяются подписью исполнителя.

Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подраз­деления (его заместителю) и передается с резолюцией руководителя(его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

66.11. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год.

4. Опираясь на материал, представленный ниже, рассказать, что такое документ.

Документ – это письменные тексты, имеющие юридическую, т.е. правовую значимость (закон, приказ, характеристика, паспорт и др.) Слово «документ» пришло из латинского языка и обозначает «свидетельство, доказательство», имеет несколько значений:

1. деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо;

2. письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя;

3. письменный акт, грамота, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства.

Виды документов:

- организационно-распорядительные (закон, постановление, приказ, положение, устав);

- информационно-справочные (план, акт, отчёт, протокол, справка, деловое письмо, докладная записка);

- частные деловые бумаги (автобиография, заявление, доверенность, расписка, счёт, характеристика).

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

5. Расскажите о разновидностях письменной юридической речи и композиции юридических документов.

Задание: выполнить практическую часть по учебнику Н.Н. Ивакиной (№1, №2, №3, №4, №5, №6, №7, №8, №9, №10, №11, №12, с. 49 – 51),

Литература

1. Ивакина Н.Н. Профессиональная речь юриста: учебное пособие. – М.: Изд-во «Норма», 2008.- С.35-52.

2. Русский язык и культура речи: учебное пособие / Ф.Т. Ахунзянова, Т.А. Ёлшина, А.В.Зябликов, Е.П. Ращевская; под ред. Т.А.Ёлшиной, Ф.Т.Ахунзяновой. – Кострома: Изд-во Костромского гос. технол. ун-та, 2011. – С. 63-84; 85 – 145.

Контрольная работа №1

ЦЕЛИ: проверить знания и умения, полученные на предыдущих занятиях.

Выполнить следующие задания по вариантам: