2. Экспорт папки Контакты

Данные из любой папки Outlook можно переносить на другой компьютер. Для этого предусмотрена возможность экспорта-импорта папки. Одним из способов её осуществления является преобразование папки в файл личных папок (.pst) с последующим восстановлением после переноса на нужный компьютер.

ВНИМАНИЕ! Данная лабораторная работа рассчитана на 2 занятия. Поэтому для успешного продолжения работы на втором занятии необходимо сохранить всю введенную в программу Outlook информацию в конце первого занятия. В связи с этим не забудьте в конце первого занятия экспортировать все заполненные вами папки в pst-файлы как показано в задании 5 на примере экспорта папки Контакты. А перед началом работы на втором занятии в импортируйте (по примеру задания 6) все сохраненные папки из pst-файлов, предварительно очистив соответствующие папки программы Outlook.

Задание 5. Экспортируйте созданную папку Контакты в pst-файл Фамилия_Контакты.pst. Это задание следует выполнить в конце первого занятия со всеми созданными папками программы Outlook!

1. В окне Microsoft Outlook выполнить команду Файл►Импорт и экспорт.

2. Ответить на вопросы Мастера импорта и экспорта:

§ Экспорт в файл►[Далее];

Файл личных папок (.pst)►[Далее];

§ Контакты►[Далее];

§ Нажать [Обзор]. Открыть свою папку на винчестере, например D:\Мои документы\Группа_ДГС-1.

§ в поле Имя файла ввести Фамилия_Контакты. [ОК]►[Готово]►[ОК].

3. Импорт папки Контакты

Задание 6. Импортируйте в папку Контакты данные из pst-файла Фамилия_Контакты.pst. Это задание следует выполнить в начале второго занятия со всеми созданными ранее папками программы Outlook! Не забудьте предварительно очистить соответствующие папки на компьютере!

1. В окне Microsoft Outlook выполнить команду Файл►Импорт и экспорт.

2. Ответить на вопросы Мастера импорта и экспорта:

§ Импорт из другой программы или файла►[Далее];

§ Файл личных папок (.pst)►[Далее];

§ Нажать [Обзор]. Открыть нужную папку, содержащую файл с Контактами, например D\ Мои документы \ Группа_ДГС-1;

§ Выделить файл Фамилия_Контакты.pst. [Открыть]►[Далее].

§ Контакты►[Готово].

3. Убедиться, что импортированные данные представлены в папке Контакты.

Задание 7. Экспортируйте папку Контакты в файл Excel, сохранив его с именем Фамилия_Контакты.xls в свою папку.

Воспользоваться указаниями к заданию 5. Учесть, что папку следует экспортировать в файл Microsoft Excel.

4. Работа с полями пользователя

Для хранения в контактах дополнительной информации можно создавать поля пользователя. Каждое поле, добавленное пользователем, доступно во всех контактах данной папки.

Задание 8. Добавьте новое поле пользователя, придуманное Вами, например: Хобби, Любимое лакомство, …

1. Открыть один из контактов.

2. Перейти на вкладку Все поля.

3. Щелкнуть по кнопке

4. В открывшемся окне Новое поле (рис. 3) ввести его имя, например Хобби. [ОК].

Рис. 3. Создание поля пользователя

5. Заполнить появившееся поле Хобби в окне Все поля его значением для данного контакта, например: марки или открытки или анекдоты…

6. Закрыть окно Контакт с сохранением.

Задание 9. Заполните созданное Вами поле для всех имеющихся контактов.

1. Открыть следующий контакт.

2. Во вкладке Все поля в строке Группы полей для выбора найти Поля пользователя в папке.

3. Заполнить значение созданного Вами поля.

4. Просмотреть все имеющиеся контакты с помощью кнопок [Назад] и [Вперед] и аналогично заполнить созданное поле пользователя для каждого из них.

5. Работа со списками рассылки

Программа Outlook позволяет группировать контакты, чтобы полученные списки использовать для массовой рассылки информации по электронной почте. В этом случае список рассылки можно рассматривать как одновременный контакт с несколькими людьми.

Задание 10. Создайте список рассылки Одногруппники.

1. В окне Microsoft Outlook выбрать команду Список рассылки из списка кнопки или в меню Файл►Создать.

2. В открывшемся окне Список рассылки щелкнуть по кнопке [Выберите членов].

3. В окне Выбор членов сформировать нужный список (рис. 4), включив в него всех своих одногруппников. [ОК]

Рис. 4. Формирование списка рассылки

4. В окне Список рассылки заполнить поле Имя (рис. 5). [Сохранить и закрыть].

5. Проверить наличие нового контакта Одногруппники папке Контакты.

Рис. 5. Окно Список рассылки