Письмо-претензия

Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить. Например: … в противном случае мы вынуждены будем предъявить Вам штрафные санкции…; …к нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям…; …мы официально заявляем Вам рекламационный акт на…

Образец письма-претензии

Штамп бланка Фабрика «Якорек»

223445, г. Омск

Отдел сбыта ул. Речная, 26

10.04.09 № 63-02/23

По заключенному договору от 30.10.08 Вы были обязаны поставить в 1 квартале 2009 года кожаной фурнитуры на общую сумму _____ руб. Фактически ее сдано на сумму _____ руб. Таким образом, Вами недопоставлено продукции на сумму ___ руб.

Согласно п.2 договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е. ____ руб.

Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.

Заместитель директора Подпись И.О. Фамилия

Письмо-ответ

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На №______ от __». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

В тексте используют устойчивые словосочетания:

Мы не можем принять Ваше предложение из-за...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем...

Предлагаемые Вами сроки проведения...

Ваше предложение отклонено по следующим причинам...

Образец письма-ответа

УПРАВЛЕНИЕ Председателю

СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА акционерного общества

(справочная характеристика Иванову П.Н.

организации-адресанта)

05.02.09 № 45-03

На № 67 от 01.02.09

О поставках автомобилей

Уважаемый господин Иванов!

Сообщаем Вам, что легковые автомобили будут передаваться в хозяйства в IV квартале 2009 г., согласно заключенному договору с автозаводом по полученным заявкам.

Начальник отдела снабжения Подпись И.О. Фамилия

3.4. Документы по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено: КЗоТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

– прием на работу;

– перемещение по работе;

– увольнение с работы;

– установление должностных окладов;

– отпуска;

– командировки;

– изменение фамилии;

– поощрения;

– взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.

2. Номер (индекс) пишут либо с буквой «к» или обозначение «л/с», что значит приказ по кадрам или по личному составу.

3. Заголовок к тексту – «По личному составу» или «Об изменении штатов».

4. Констатирующей части в приказе может не быть.

5. Распорядительные пункты оформляют в такой последовательности:

– прием на работу;

– перевод или перемещение по работе;

– установление разрядов;

– установление категорий рабочим и служащим;

– возложение временного исполнения обязанностей;

– предоставление отпусков;

– установление неполного рабочего дня;

– изменение фамилии;

– увольнение с работы;

– прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) следует указывать –

при приеме на работу:

– на какую должность;

– в какое подразделение;

– с какой оплатой;

– с какого числа;

– вид работы – постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок..., по совместительству;

– особые условия работы – с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

– вид и причину перевода;

– устанавливаемый оклад;

– длительность, в случае временного перевода;

– в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

– при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Особенности оформления и действия приказов:

– приказы оформляют на бланках формата А4;

– нумеруют приказы в течение календарного года;

– приказы обязательно визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник отдела кадров (ОК) или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления;

– приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу, например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 октября;

– срок хранения приказов – 75 лет.

Реквизиты приказа по личному составу:

– наименование организации (наименование министерства или ведомства) – автора документа;

– наименование вида документа – ПРИКАЗ;

– место издания (город);

– дата, номер (индекс);

– заголовок;

– текст.

Образец приказа по личному составу

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

ЗАКРЫТОГО ТИПА "ПРИБОЙ"

ПРИКАЗ

03.02.09 № 8-к

г. Псков

Об изменении штатов

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Андреева Сергея Петровича, начальником лаборатории с 03.02.09 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание. Заявление Андреева Сергея Петровича от 01.02.09.

1.2. Бахматову Ирину Ивановну, бухгалтером с 12.02.09 с неполным рабочим днем 6 часов с 9-00. Оплата труда пропорционально отработанному времени из оклада согласно штатному расписанию.

Основание. Заявление Бахматовой Ирины Ивановны от 29.01.09.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. Мишину Татьяну Степановну, нормировщицу цеха № 4 мастером этого же цеха с окладом 8000 рублей в месяц с 10.02.09.

Основание. Заявление Мишиной Татьяны Степановны от 01.02.09, докладная записка главного инженера.

3. ПРЕДОСТАВИТЬ:

3.1. Николаевой Нине Васильевне, экономисту ОТиЗ, очередной отпуск с 08.02.09 по 02.03.09 на 24 дня за 2008 год.

Основание. Заявление Николаевой Нины Васильевны от 02.03.09.

3.2. Мирному Сергею Сергеевичу, слесарю цеха № 2, учебный отпуск на 15 дней с 10.02.09 по 25.02.09 для сдачи экзаменов зимней сессии в институте.

Основание. Заявление Мирного Сергея Сергеевича, справка-вызов на сессию из МФТИ.

4. КОМАНДИРОВАТЬ:

Новикова Олега Алексеевича, технолога, в Московскую Академию наук с 13.02.09 по 16.02.09 для представления научной разработки.

Основание. Распоряжение главного инженера завода.

5. УВОЛИТЬ:

5.1. Дроздову Алису Семеновну, бухгалтера, с 20.02.09 по собственному желанию по уходу за ребенком, ст. 31 КЗОТ РФ.

Основание. Заявление Дроздовой Алисы Семеновны от 02.02.09.

5.2. Грушева Станислава Петровича, инженера цеха № 2 с 15.02.09 в связи с уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ РФ.

Основание. Заявление Грушева Станислава Петровича от 02.02.09.

Директор завода Подпись М.О. Павлов

Визы: Главного инженера

Начальника ОК

Начальника цеха 2; 4

Главного бухгалтера

С приказом ознакомлены:

Подписи, расшифровка (Ф.И.О.)

Дата ознакомления с приказом лиц, указанных в пунктах.

Исп. Петрова В.П.

516-16-16

Выписка из приказа – копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

– наименование организации (наименование министерства или ведомства) – автора документа;

– наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

– дата и номер подлинного документа (приказа);

– место издания (город);

– заголовок;

– констатирующая часть (если есть);

– постановляющая часть – тот пункт приказа, который необходим;

– подпись – (наименование должности лица, подписавшего ПРИКАЗ, вместо личной росписи – слово подпись, расшифровка подписи: инициалы и фамилия);

– заверительная надпись.

Заверительная надпись состоит из слова «Верно», пишется от начального поля с большой буквы, мелко, без кавычек и знаков препинания.

Наименование должности сотрудника, заверившего выписку, пишут от начального (левого) поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи.

Дату заверительной надписи пишут от начального поля.

Образец выписки из приказа по личному составу

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

ЗАКРЫТОГО ТИПА "ПРИБОЙ"

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

03.02.09 № 8-к

г. Псков

Об изменении штатов

2. ПЕРЕВЕСТИ

2.1. Мишину Татьяну Степановну, нормировщицу цеха № 4 мастером этого же цеха с окладом 8000 рублей в месяц с 10.02.09.

Основание. Заявление Мишиной Татьяны Степановны от 01.02.09, докладная записка главного инженера.

Директор завода Подпись М.О. Павлов

Верно

Инспектор ОК Подпись И.О. Фамилия

00.00.00

Заявление – документ, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера. Он адресуется организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и т.д.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

– наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ;

– дата;

– адресат (кому направлено);

– от кого направлено;

– текст;

– подпись.

Заявление о приеме на работу нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

На заявлении о приеме от руки ставятся виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Образец заявления о приеме на работу

Директору НИИ АК

Иванову И.В.

от Филиппова

Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

100324, Москва,

ул. Мира, д.28, кв. 10,

тел. 245 77 66,

ЗАЯВЛЕНИЕ

11.10.09

Прошу принять меня старшим инженером в лабораторию химического анализа.

Личная подпись

Издан приказ № 00

Подпись

Дата

Заявление о переводе на другую должность имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте – причины перевода.

Образец заявления о переводе на другую работу

БИБЛИОТЕКА ЗАВОДА Директору завода "Прогресс"

Орлову Б.В.

от библиотекаря

Павловой Надежды Васильевны

Заявление

10.08.09

Прошу перевести меня в филиал № 3 на должность заведующего библиотекой в связи с уходом на пенсию Титовой Е.И.

Личная подпись

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

Реквизиты автобиографии:

– наименование вида документа – АВТОБИОГРАФИЯ;

– текст;

– дата, подпись и ее расшифровка.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество (если изменял, указать прежние); дата и место рождения; когда, где и в каких учебных заведениях учился, специальность по образованию; трудовая деятельность (периоды работы, места работы, должности); отношение к воинской обязанности, служба в Вооруженных Силах (если не служил, указать причины), когда и в качестве кого проходил службу, воинское звание при увольнении в запас; семейное положение: фамилия, имя, отчество (если изменял, указать прежние), год и место рождения жены (мужа), место работы и жительства; близкие родственники: родители (в том числе отчим, мачеха, усыновители), родные братья и сестры поступающего и его жены (мужа) с указанием фамилии, имени, отчества, года и места рождения, мест учебы, работы, службы и жительства; был ли за границей (где, когда, с какой целью); привлекались ли сам, его жена (муж) или кто-нибудь из близких родственников к уголовной ответственности (когда, за что, мера наказания); место постоянного жительства поступающего на работу.

Образец автобиографии

Автобиография

Я, Павлова Надежда Васильевна, родилась 24 июня 1956 года в г. Луге Ленинградской области в семье рабочих.

В 1963 году поступила в среднюю школу № 23 г. Луги. Закончила среднюю школу в 1973 году. Одновременно занималась в городской музыкальной школе по классу рояля, закончила школу в 1971 году.

В 1973 году поступила в педагогический институт на факультет иностранных языков (дневное отделение). Закончила институт в 1978 году по специальности учитель английского языка.

В 1978 году поступила на работу в школу № 3 г. Луги учителем английского языка, где работаю по настоящее время.

Отец, Павлов Василий Иванович, - пенсионер. Мать, Павлова Анна Олеговна, - бухгалтер магазина № 14.

Не замужем.

Домашний адрес: г. Луга, ул. Мира, д.6, кв.34.

Подпись Н.В. Павлова

00.00.00

Резюме – сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.

Реквизиты резюме:

– наименование вида документа – РЕЗЮМЕ;

– дата;

– Ф.И.О.;

– почтовый адрес претендента;

– телефон;

– текст;

– подпись.

Сначала пишут свои фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин последнее не обязательно).

Текст излагают по разделам:

– цель резюме – место, на которое претендует составитель;

– образование (сначала указывают высшее образование – какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);

– трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать);

– специальные знания (перечисляют различные знания – умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя);

– семейное положение (указать – замужем (не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге хорошего качества.

Образец резюме

РЕЗЮМЕ

00.00.00

Павлова Надежда Васильевна

123456, Москва

ул. Рачкова, д.25, кв.4

тел. 263 75 88

Дата рождения: 02.03.70

Цель: получение должности декана факультета иностранных языков.

Образование:

1993 - настоящее время

Московский государственный институт международных отношений - аспирантура по специальности «Международные отношения и средства массовой информации»

1986-1992

Московский государственный университет - диплом по специальности «Английский язык и литература»

Трудовая деятельность:

1991 - настоящее время

Техникум авиационного приборостроения. Преподаватель английского языка.

1990-1991

Вечерняя школа № 12. Секретарь учебной части.

Специальные знания:

Свободное владение английским и немецким языками.

Опыт работы на компьютере с программами: «1С. Предприятие», «Консультант-Плюс»

Закончила курсы стенографии делопроизводства.

Семейное положение:

Замужем, имею сына и дочь.

Личная подпись

Характеристика – официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу в стороннюю организацию по требованию.

Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Реквизиты характеристики:

– наименование вида документа – ХАРАКТЕРИСТИКА;

– текст;

– подпись;

– дата;

– печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

В тексте следует выделить логически взаимосвязанные составные части.

Первая часть – анкетные данные, следующие за названием документа, где указываются фамилия, имя, отчество, должность, ученая степень и ученое звание (если они имеются), год рождения, образование.

Вторая часть текста – данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть – собственно характеристика, то есть оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в жизни коллектива, поведение в быту, отношение к коллегам по работе. Здесь указывают наличие у работника государственных наград и других служебных поощрений.

Четвертая часть – заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики: «Характеристика выдана для предоставления...».

Выдают характеристику работнику на руки или, с его ведома, пересылают в организацию, которая запросила ее.

Если характеристику утверждает общественная организация или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью.