3.2. Распорядительные документы

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы – документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Указанные документы оформляют административную деятельность организации и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления.

Основанием для издания распорядительного документа может быть либо необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации, либо необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (или подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

Представленные материалы обсуждаются на заседании коллегиального органа и принимаются либо в представленном виде, либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения. Ход обсуждения фиксируется в протоколе заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступающими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей.

По решению коллегиального органа составляется распорядительный документ в виде постановления или решения. При этом принято решения информационного характера не оформлять в виде распорядительных документов, а только фиксировать в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до сведения исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.

Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем и доводится до сведения исполнителей.

В условиях единоличного принятия решений полномочия по всем вопросам принадлежат ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.

В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.

Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:

1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2) сбор и анализ информации для принятия решения;

3) подготовка проекта распорядительного документа.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе, по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке, акте, письме. Проекты распорядительных документов могут готовиться специалистами структурных подразделений, группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией на основе сбора и анализа объективной, полной и своевременной информации;

4) согласование проекта документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе согласования. Внутреннее согласование предполагает визирование проекта документа руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и заместителями руководителя организации;

5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;

6) принятие решения (подпись распорядительного документа).

Подпись руководителя превращает подготовленный проект в полноценный документ, обладающий юридической силой;

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Постановление – акт, принимаемый высшими и некоторыми федеральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Постановлением также называется заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.

Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Подписывают постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

Постановление печатают на бланках формата А4.

Реквизиты постановления:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

– дата, номер (дату проставляют при подписании);

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись.

Образец постановления

Правительство

Ленинградской области

КОМИССИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

16.03.09 № 15

Санкт-Петербург

Об изменении порядка

приватизации

В связи с опубликованием поправки № 00 к Федеральному закону «О приватизации в РФ» (№ 000 от 00.00.00) комиссия по приватизации

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Изменить порядок рассмотрения документов на право собственности в соответствии с решением № 00 от 00.00.00 «О проведении приватизации».

2. Опубликовать перечень документов для приватизации в информационном бюллетене.

Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Решение – акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организации для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных словами «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которые печатаются прописными буквами.

В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. В поручениях указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Реквизиты решения:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – РЕШЕНИЕ;

– дата (на момент принятия решения на заседании коллегиального органа), номер;

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись (председателя, секретаря).

Образец решения

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

РЕШЕНИЕ

04.02.09 №3

Москва

О подготовке к выставке

технических достижений

и новых технологий

В Москве в июне 2009 года будет проводиться выставка технических достижений и новых технологий. Совет считает, что российские предприятия могут и должны принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других организаций в этом направлении.

Исходя из вышеизложенного, Совет директоров РЕШИЛ:

1. Директора завода «Луч» Михайлова Т.П. назначить ответственным на выставке.

2. Михайлову Т.П. составить список предприятий на участие в выставке к 01.04.09.

3. Издательству «ПРОГРЕСС» разработать и изготовить печатный материал о представленных достижениях к 03.05.09.

4. Ответственному секретарю Совета подготовить заявку для участия в выставке.

5. Бухгалтериям предприятий произвести оплату участникам выставки за оформление выставочных павильонов до 15.05.09.

6. Контроль за исполнением решения возложить на зам. директора фабрики «Заря» Вавилова B.C.

Председатель Совета Подпись О.П. Частов

Секретарь Подпись М.Н. Осин

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.

По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются в следующих случаях:

– создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;

– образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т.д.);

– утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировка;

– координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т.д.);

– утверждение и введение в действие организационно-методи-ческих документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и т.д.).

Целями издания приказов по основной деятельности являются:

– обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;

– обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;

– формирование и осуществление научно-технической политики;

– обеспечение выпуска качественной продукции;

– подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;

– решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом (правила оформления см. стр. 71).

Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного распорядительного документа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть излагается в повелительном наклонении от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей (наименование должности, фамилия и инициалы, структурное подразделение), предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.

Последним пунктом приказа является пункт, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его фамилия и инициалы.

Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа или пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются.

Дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель.

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Реквизиты приказа:

– наименование организации (наименование министерства, ведомства);

– наименование вида документа – ПРИКАЗ;

– дата, номер;

– место составления;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись.

Образец приказа

ТОМСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

10.04.09 № 32

О научно-исследовательской

работе в летний период

В соответствии с планом научно-исследователь-ской работы на 2009-2010 учебный год в период каникул необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера. В связи с этим

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующую кафедрой русского языка и литературы, кандидата филологических наук, доцента Скворцову А.А. назначить руководителем экспедиции.

2. Руководителю экспедиции Скворцовой А.А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.09.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ученого совета Коваленко Ф.П.

Ректор университета Подпись П.В. Горелов

Исп. Скворцова А.А.

322-22-53

Выписка из приказа – копия части документа. Выписка включает в себя ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).

Реквизиты выписки из приказа:

– наименование организации (наименование министерства, ведомства);

– наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

– дата, номер – те же, что у приказа;

– место составления;

– заголовок к тексту;

– часть текста;

– подпись (кроме личной).

– заверительная надпись (отделяют от подписи 2–3 интервалами). Включает слово «Верно», название должности, дату (пишут от левого поля), расшифровку подписи.

Распоряжение – акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Образец выписки из приказа

ТОМСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

10.04.09 № 32

О научно-исследовательской

работе в летний период

В соответствии с планом научно-исследователь-ской работы на 2009-2010 учебный год в период каникул необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера. В связи с этим

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Руководителю экспедиции Скворцовой А.А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.09.

Ректор университета Подпись П.В. Горелов

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись О.И. Титова

00.00.00

Распоряжения составляют и оформляют по тем же правилам, что и приказы.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель или причину издания распоряжения, а во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, – предписываемые действия.

В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть оформляется списком, пункты которого строят по схеме: исполнитель – действие – срок.

Реквизиты распоряжения:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ;

– дата, номер (в пределах календарного года);

– место издания;

– заголовок;

– текст;

– подпись.

Распоряжение оформляют на бланках формата А4.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.

Образец распоряжения

Объединение «Отдых»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

05.04.09 №5

Нижний Новгород

О выполнении мероприятий

по подготовке лагеря

в поселке Простоквашино

Для организации работ по подготовке детского лагеря в поселке Простоквашино и в целях обеспечения выполнения Распоряжения Райздравотдела от 26.03.09 № 17

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Директору лагеря «Искра» Строганову И.П.:

1.1. Откомандировать в лагерь рабочих строительных специальностей для выполнения отделочных работ с оплатой согласно штатному расписанию на период с 18.04.09 по 10.05.09.

1.2. Составить план ремонтных работ до 15.04.09.

1.3. Обеспечить необходимое оборудование и инструмент.

2. Главному инженеру Батурину В.Г. обеспечить контроль за выполнением объема работ в установленные сроки.

Генеральный директор

объединения «Отдых» В.С. Иванов

Исп. Петрова В.А.

412-12-12

В дело № 00-00

Указание – акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...».

Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (в зависимости от содержания указания).

Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ), действие, срок исполнения.

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность, фамилию, инициалы). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший данный документ, то последний пункт не нужен.

Датой указания является дата его подписания.

Оформляют указание на бланках формата А4.

Реквизиты указания:

– наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

– наименование вида документа – УКАЗАНИЕ;

– дата, номер (в пределах календарного года);

– место издания – город;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись.

Образец указания

УПРАВЛЕНИЕ

МЕТРОПОЛИТЕНА

Общий отдел

УКАЗАНИЕ

10.05.09 № 3

Санкт-Петербург

О порядке оформления

организационно-распорядительной

документации

В связи с введением в действие ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и повышением требований к оформлению документов, издаваемых и подписываемых руководством метрополитена

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальников служб и отделов Управления метрополитена все организационно-распорядитель-ные документы сдавать на редактирование инспектору канцелярии Ковригиной Г.А.

2. Инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. регулярно проверять оформление документации в службах и подразделениях Управления.

3. Контроль за исполнением указания возложить на зав.канцелярией Управления Апарину Л.И.

Начальник метрополитена Подпись С.И. Никитин

Визы: начальников служб,

отделов, Г.А. Ковригиной,

Л.И. Апариной