Федеральное агентство морского и речного транспорта
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Волжская государственная академия водного транспорта»
Кафедра управления транспортом
Оформление
организационно-распорядительной
документации
Методические указания
по выполнению лабораторных работ
для студентов очного обучения
специальности 080507 «Менеджмент организации»
Составители – М.В. Никулина, Э.Е. Нюркина
Нижний Новгород
Издательство ФГОУ ВПО «ВГАВТ»
2010
УДК 656.624
Н89
Рецензенты:
А.Г. Малышкин – доктор технических наук, профессор;
А.Д. Альпидовский – кандидат технических наук, доцент.
Никулина, М.В.
Оформление организационно-распорядительной документации : метод. указания по выпол. лабор. работ для студ. оч. обуч. специальности 080507 «Менеджмент организации» / сост. – М.В. Никулина, Э.Е. Нюркина. – Н. Новгород : Изд-во ФГОУ ВПО «ВГАВТ», 2010. – 88 с.
Даны правила оформления управленческих документов и их реквизитов. Рассматриваются состав и порядок разработки документов: организационно-правовых, распорядительных, информационно-справочных и по личному составу. Приводятся образцы оформления и тематика заданий.
Для студентов очного обучения, изучающих дисциплину «Административные системы и офисные технологии».
Работа рекомендована к изданию кафедрой управления транспортом (протокол № 12 от 30.06.2009 г.).
© Фгоу впо «вгавт», 2010
1. Общие нормы и правила оформления управленческих документов
Оформление организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов используются следующие реквизиты [1]:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным [2, 3].
Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.
ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа. Стандартом предусматривается два варианта бланков – угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (их совокупность по традиции называют соответственно угловым и продольным штампами) приведены на рис. 1, 2.
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочетания зон в совокупности образуют формуляр документа.
Все организационно-распорядительные документы оформляются на базе формуляра – образца – модели унифицированной формы документа.
Бланк документа – это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
|
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон углового бланка (формат А4) |
|
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон продольного бланка (формат А4) |
ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля:
верхнее – 20 мм;
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
нижнее – 20 мм.
Стандартом установлены следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Для бланков писем предусмотрены два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны – угловое и продольное.
Реквизит 01, 02 или 03 (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 (эмблема организации и товарный знак) допускается располагать на уровне реквизита 08 (наименование организации).
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), а также ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.
Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью персональных компьютеров непосредственно при подготовке конкретного документа.