Розділ 2. Правила складання, оформлення та підписання документів колегіальних органів

2.1 Протокол

Протокол - це документ, що фіксує хід засідання і порядок прийняття рішення колегіальним органом управління [4, с. 72].

За ступенем фіксації інформації і ступеня повноти запису тексту протоколи поділяються на: короткі і повні [4, с. 72].

Короткий протокол фіксує прізвища доповідачів, теми доповідей і виступів та прийняті рішення. Повний протокол містить запис усіх виступів по ходу засідання. Рішення про те, яку форму протоколу вести на засіданні приймає керівник колегіального органу управління або керівник організації.

Протоколи оформлюються на підставі чорнових записів ходу засідання, стенограми або звукозапису засідання, а також матеріалів, заздалегідь підготовлених до засідання колегіального органу управління.

Відповідальність за оформлення і правильність записів у протоколі несе секретар колегіального органу управління або секретар керівника.

Протокол оформляється на загальному бланку організації з зазначенням виду документа − «ПРОТОКОЛ».

Обов'язковими реквізитами протоколу є: найменування організації; назва виду документа; дата і номер документа, заголовок до тексту, текст; підпис голови та секретаря засідання колегіального органу управління. У заголовку до протоколу вказується назва колегіального органу управління або його засідання.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної [4, с. 72].

Вступна частина оформляється одноманітно як при повній, так і скороченій формі протоколу. У ній вказуються прізвища голови і секретаря засідання колегіального органу управління, прізвища або загальна кількість засідання та запрошених осіб, порядок денний. Прізвища присутніх і запрошених, якщо їх менше 15, записуються в алфавітному порядку, із зазначенням місця роботи і посади, а їли їх більше 15, то оформляється список присутніх і запрошені, який прикладається до протоколу. У цьому випадку в протоколі робиться запис: «Було присутнє ... людина, список учасників додається»

[4, с. 73].

Вступна частина закінчується порядком денним, питання в якій розташовуються за ступенем їх складності і важливості. Питання порядку денного формулюються у називному відмінку без прийменників. По кожному пункту порядку вказується прізвище доповідача та його посаду.

Основна частина тексту протоколу будується за схемою: СЛУХАЛИ ... ВИСТУПИЛИ ... УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ).

У розділі «СЛУХАЛИ» в короткому протоколі вказується прізвище виступаючого і тема його виступу. У повній формі протоколу наводяться прізвища та ініціали доповідача, зміст його доповіді або повідомлення. Якщо текст доповіді додається до протоколу в письмовому вигляді, то допускається після теми доповіді в дужках робити відмітку «Текст доповіді додається» і зміст доповіді в протоколі не наводиться.

У розділі «ВИСТУПИЛИ» в коротких протоколах вказуються тільки прізвища осіб, які виступили в обговоренні, а в повних - наводиться зміст їх виступи, включаючи задані виступаючому питання і його відповіді.

У розділі «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)» записується прийняте рішення, яке формулюється коротко, точно, лаконічно, в уникнення двоякого тлумачення.

По кожному пункту рішення зазначаються результати голосування.

Кожен учасник засідання колегіального органу управління може надавати особливу думку з прийнятим рішенням, яке оформляється на окремому аркуші і додається до протоколу. Про наявність особливої ​​думки робиться запис у протоколі після рішення.

Протокол підписують голова та секретар, датою протоколу є дата засідання (а якщо засідання тривало кілька днів, то через тире вказується дата початку і закінчення засідання).

В особливо важливих випадках протокол можуть візувати виступаючі і доповідачі. Візи виступаючих і доповідачів оформляються на лівому полі протоколу, на рівні запису виступу (доповіді).