3.3 Разработка должностных инструкций

Д олжностная инструкция - это основной документ для каждого работника, так как он регламентирует прямые обязанности, права, ответственность и формы поощрения – наиболее массовые приемы в системе управления персоналом.

Наличие должностных инструкций в организации призвано решать следующие задачи:

1. Облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче!

2. Установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

3. Предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений.

После того, как специалист ознакомился и подписал должностную инструкцию, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему.

Для того чтобы подготовить понятную и доступную должностную инструкцию, необходимо сначала проанализировать все этапы работы. Для этого существует несколько способов, наиболее распространенные из них это:

1. Метод вопросов. Каждый менеджер может проанализировать должность, используя группы ключевых вопросов:

1) Ответственность

а) за подчиненных

б) за физические ресурсы

в) за финансы

2) Рабочие взаимоотношения

а) с начальниками

б) с подчиненными

в) с коллегами

г) с клиентами

д) с сотрудниками других отделов

3) Требования, необходимые для занимания должности

а) уровень результатов

б) навыки и опыт

в) уровень образования

г) физический уровень и состояние здоровья

д) уровень мотивации

е) общий подход к работе

4) Условия труда

а) физические

б) социальные

в) экономические

5) Контроль за выполнением работы

а) самоконтроль

б) проверка работы руководителем

2. Метод непосредственного обсуждения. Необходимо провести обсуждение всех деталей работы с исполнителем и с его непосредственным руководителем. Это необходимо, так как на разных организационных уровнях люди обычно по-разному смотрят на вещи. Очень важно выяснить основные неприятные моменты работы, затрудняющие ее.

По материалам, полученным путем анализа составляется должностная инструкция. Она должна быть написана понятным языком.

Структура, должностной инструкций, включает в себя следующие разделы: общие положения, прямые обязанности, права и ответственность, формы поощрения. В конце всякой должностной инструкции стоит граф – согласовано, с подписью работника и руководителя.

Должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности. В этом разделе указывают обязанности работника, с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

3. Права. В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации. 4. Ответственность. Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.

5. Ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция. Указывается наименование, номер и дата принятия документа

6. Подпись руководителя структурного подразделения. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

7. Согласование. Должностная инструкция согласовывается с юридическим отделом (юрисконсультом) организации. В случае, если она разрабатывается кадровой службой ее необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

8. Отметка об ознакомлении с должностной инструкцией. Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции.

Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.

Контрольные вопросы:

1. Что включает в себя понятие «организация рабочих мест»?

2. Для чего необходимо составлять положение о подразделении?

3. Какие разделы содержит положение о подразделении?

4. Для чего необходимо составлять должностные инструкции?

5. Какие методы могут использоваться при подготовке должностных инструкций?

6. Содержание разделов должностной инструкции