1.5 Формирование входной информации в условиях автоматизированной обработки данных

Характерной особенностью бухгалтерского учета является то, что первичная информация, содержащая систематизируемые и обобщаемые в учете первичные факты хозяйственной деятельности предприятия, должна быть документально оформлена.

Наблюдение (сбор) и регистрация первичных данных хозяйственной деятельности и документальное оформление соответствующей первичному учету информации реализуется первичным учетом хозяйственных операция предприятия.

Первичный учет – первоначальная стадия учетного процесса, представляющий собой единый повторяющийся процесс сбора первичной информации о хозяйственных операциях и её регистрация в оправдательных первичных документах.

Результатом первичного учета являются первичные документы. Основным нормативным документом, регламентирующим порядок создания и оформления первичных документов, является Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (утверждено приказом Минфина Украины от 05.06.1996 №168/704).

При формировании первичных документов в автоматизированной системе учета необходимо выполнение следующих условий:

1. отображение первичной информации на машинном носителе;

2. придание машиночитаемому носителю юридической силы первичного документа;

3. обеспечение возможности последующего использования первичной информации;

4. обеспечение достоверности первичной информации;

5. обеспечение надёжности работы системы.

В последнее время проблемы, связанные с использованием машинных носителей в качестве оправдательных документов учета, стали особенно актуальны из – за широкого развития работ автоматизации бухгалтерского учета.

Информация, формируемая в процессе первичного учета хозяйственных операций предприятия, в бухгалтерском учете систематизируется и объединяется по соответствующим учетным показателям.

Необходимость подготовки первичной учетной информации для обобщения обуславливает определенные требования, как к информации, так и к процессу её сбора и регистрации.

Конкретное содержание этих требований зависит от применяемых средств и соответствующих сборов обработки.

Количество последующей обработки информации, в основном, зависит от того, достаточно ли данных для формирования необходимой информации (учет покупателей) и доступна ли форма их представления для восприятия.

В практике организации бухгалтерского учета на предприятиях используются следующие основные способы обработки учетной информации:

1) ручной – без применения вычислительной машины;

2) механизированный;

3) автоматизированный.

При ручной и механизированной обработке информации восприятие обработанных данных производится при непосредственном участии человека. Поэтому первичная информация должна быть подготовлена на человека читаемом носителе. Это обеспечивается путем регистрации в установленном порядке первичной информации на бланках традиционной первичной документах. Тем самым одновременно удовлетворяется требование к первичной информации, как в части документирования, так и в части её пригодности для последующей обработки. Таким образом, при этих способах обработки учетной информации функции первичного учета и подготовки информации реализуются как единый комплекс методов и средств, а процесс подготовки первичной информации совмещен с процессом первичного учета. Для организации автоматизированного бухгалтерского учета эти способы обработки информации не применимы.

Применение механизированного способа обработки информации вызвано изменением требований подготовки первичной информации, т.е. к форме представления и составу обрабатываемых данных. Прежде всего, изменение были обусловлены необходимостью подготовки информации на машинном носителе – перфокарте. Это привело к обособлению функций первичного учета и подготовке информации.

Для создания перфокарт стали использовать специальные методы, технические средства, персонал. Таким образом, подготовка учетной информации обособилась от системы первичного учета и стала самостоятельным этапом технологического процесса механизированной обработки учетной информации.

Дальнейшее развитие средств обработки информации привело к использованию ЭВМ в автоматизированном процессе обработки учетной информации. Однако организация сбора и регистрации первичной информации в принципе всё еще сохранялась такой же, как и при механизированной обработке. Основной причиной данного явления:

• жесткие требования к форме и условиям документирования первичной информации, затрудняющие использование в качестве оправдательных документов машиночитаемые носители;

• сложность освоения персоналом, осуществляющим сбор и регистрацию первичной информации, нетрадиционность методов и способов документирования информации.

В настоящее время совершенствование средств и методов документирования и подготовки первичной информации приобрело особенную актуальность в связи с применением АРМБ. Современные технические и программные средства регистрации, формирования и передачи первичной информации представляет новые возможности, которые:

1) позволяют удовлетворять требования методологии бухгалтерского учета и обеспечить порядок документирования учетной информации;

2) облегчают процесс адаптации бухгалтеров к новым методам и средствам документирования;

3) повышают достоверность и оперативность первичной информации;

4) снижают трудоемкость документирования.

Существуют 4 направления совершенствования процесса документирования и подготовки первичной информации.

К первому направлению относятся способы, обеспечивающие совершенствование методов и средств традиционного документирования. Данное направление не требует изменения традиционного порядка оформления первичных документов.

Ко второму направлению относятся способы, предполагающие изменение традиционного порядка документирования, в первую очередь, использование в качестве оправдательного документа машиночитаемого носителя. Это требует изменение нормативных документов, регламентирующих вопросы документирования.

К третьему направлению относятся способы, позволяющие формировать первичную информацию на основании стандартных штрих кодов, характеризующих качественные и количественные характеристики объектов.

К четвертому направлению относятся способы автоматизированного формирования сигналов об изменениях состояния производства. Первичная учетная информация формируется автоматически путем считывания с датчиков, установленных в точках технологической цепочки.

Современная методология бухгалтерского учета определяет следующие требования к организации процесса документирования первичной информации:

• полная регистрация всей первичной информации;

• документирование всей зарегистрированной первичной информации, т.е. надлежащее оформление носителя, придающее ему юридическую силу;

• правильность и достоверность первичной информации;

• возможность проверки в установленном порядке выполнения вышеперечисленных требований.

Целевым назначением автоматизированного документирования является документированное оформление первичной информации и подготовка её к автоматизированной обработке.

Автоматизированное документирование выполняется человеком с использованием технических средств и может, осуществляется в двух вариантах:

1. с получением двух носителей информации, один из которых человекочитаемый, является первичным документом, а другой – машиночитаемый, является его копией;

2. с формированием только машиночитаемого носителя, который является первичным документов.

Персонал, участвующий в автоматизации документации, неоднороден по содержанию выполняемых им функций и подразделяется на две категории:

1. персонал, структурных подразделений, непосредственно осуществляющий сбор и документирование первичной информации;

2. персонал, осуществляющий функции управления и контроля процесса автоматизированного документирования.

Персонал первой группы выполняет следующие функции:

• регистрацию первичной информации;

• визуальную проверку набранной информации на экране ЭВМ;

• передача информации.

Персонал второй группы обеспечивает возможность нормального выполнения функций документирования и всех последующих работ, связанных с подготовкой первичной информации к дальнейшему использованию.

С точки зрения этих требований в установленном порядке очень важны следующие характеристики процесса документирования:

1) свойства носителя, используемого в качестве первичного документа;

2) условия регистрации первичной информации в документе (должны обеспечить установление персональной ответственности бухгалтера за составленный документ:

• авторизация;

• ограничение доступа);

3) условие формирования первичного документа (маршрут формирования; состав информации в каждом пункте маршрута; сроки формирования);

4) условия передачи первичного документа (обеспечивают сохранность информации);

5) состав информации первичного документа.

Информационное содержание первичного документа во многом определяется условиями выполнения основных функций документирования. Содержание первичного документа также должно отвечать и обеспечивать удобство последующего аудита, ревизии и хранения.

В состав информации первичного документа обязательно должна входить содержательная информация, т.е. характеристика учетного объекта, а так же вспомогательная информация (идентификация документа → название, форма, должностные лица).

Порядок оформления машиночитаемых первичных документов должен обеспечивать установление персональной ответственности за их юридическую правомочность, а также достоверность и точность информации.

Условия оформления машиночитаемых первичных документов должны позволять:

1. однозначно определять лиц, ответственных за регистрацию хозяйственных операций в документе;

2. ограничение доступа к техническим средствам;

3. выявлять незаконные хозяйственные операции;

4. контролировать правильность информации документа, исправлять ошибки;

5. восстанавливать информацию документа.

Машиночитаемый первичный документ должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать документ (наименование, №), условия его составления (дата, место), хозяйственные операции, лиц, составляющих документ.

В машиночитаемом документе допускается не фиксировать характеристики хозяйственных операций, представляющие собой производную информацию, полученную на основании НСИ.

На предприятии должен быть установлен и зафиксирован соответствующими нормативными документами порядок создания машиночитаемых документов каждого вида.

Нормативные документы должны регламентировать:

1. состав информации, которая регламентируется в каждом пункте маршрута, и порядок её регистрации;

2. порядок контроля правильности информации и порядок исправления ошибок при составлении документа;

3. лиц, которым разрешено оформление документа;

4. способы авторизации информации документа:

5. порядок хранения и передачи.