1.4 Организация и ведение нормативно-справочной информации (нси)

Известно, что в учетной информации большой удельный вес занимают НС данные, относящиеся к условно-постоянной информации.

Нормативно-справочный фонд включает нормативные и специальные массивы. К первым относятся, например, первичные и сводные нормативы, ко вторым – справочные, расценочные и табличные.

Нормативная информация занимает важное место в информационном фонде и представляет систему научно-обоснованных нормативов. Она подразделяется на:

1) Первичные – пооперационные нормативы трудовых затрат, материальных подетальных затрат и т.п.;

2) Сводные (вторичные) – сводные нормы расходов материалов, подетальные нормы трудовых затрат (по цеху, например).

Специальная постоянная информация подразделяется на следующие виды:

1. расценочную – цены на материалы, готовую продукцию;

2. справочную – данные, носящие расшифровочный характер (справочники различных признаков);

3. планово-договорную – планы выпуска изделий, сметы расходов;

4. учетную – характеризует те или иные объекты, предметы, ресурсы, которые длительное время остаются без изменений, а сведения о них многократно используются в производственно-хозяйственной деятельности (ОС, труд и т.п.)

5. табличную – заранее вычисленные величины и коэффициенты (ставки налогов, нормы амортизации).

По назначению НСИ используется для:

• идентификации единиц информации;

• информационно-поисковых целей;

• формирования характеристик объектов учета;

• обеспечения информационных взаимосвязей и расчетов.

НСИ классифицируют по различным признакам:

по структуре построения: в виде списка, таблицы или в линейном виде;

по сфере применения:

– универсальная – пригодна для использования в нескольких информационных системах;

– специальная ­– участвует в решении конкретной задачи.

по источнику формирования:

– первичная – данные учетного и нормативного характера;

– производная – в результате преобразования первичной.

В системе НСИ выделяют следующие виды данных:

– классификаторы;

– справочники;

– словари;

– таблицы соответствия и входимости.

Классификаторы информации – это систематизированные перечни наименований и кодовых обозначений классифицируемых объектов. Для НСИ объектами классификации могут быть различные элементы данных, сгруппированные по определенным признакам.

Общегосударственные классификаторы должны создаваться для решения задач по различным функциям управления. Данные классификаторы разделяют на 3 вида:

1. Общая для всех информационных систем информация, описывающая различные ресурсы предприятия; - это классификатор единиц измерения, кодов предприятий;

2. Классификаторы, содержащие для различных информационных систем информацию, отражающую характеристику ресурсов, - классификаторы ОС, ТМЦ, трудовых и финансовых ресурсов;

3. Классификаторы, используемые только в пределах контроля анализа и аудита, учета,- это классификаторы синтетических счетов, субсчетов и кодов аналитического учета, хозяйственных операций и т.п.

Перечень основных классификаторов НСИ, используемых при автоматизации учета, контроля, анализа и аудита:

• классификатор календарных месяцев;

• классификатор структурных подразделений;

• классификатор учетных номенклатур;

• классификатор видов оплат и удержаний;

• классификатор типовых хозяйственных операций;

• классификатор номенклатура – ценник готовой продукции, работ и услуг;

• классификатор статей калькуляции;

• классификатор ОС;

• классификатор поставщиков и покупателей;

Справочник представляет собой сборник справок, т.е. фрагментальных сведений, полученных по запросу.

Справочники служат для описания объектов учета, установления взаимосвязи информации посредством идентификации сходных признаков, для распечатки в выходных документах постоянных показателей.

По содержанию и сфере применения могут быть различные справочники. Они содержат описание возможных значений объектов, субъектов, процессов и их отдельных свойств.

Справочники, подобно классификаторам, могут быть общего и локального назначения.

Перечень основных справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля и аудита:

• Справочник списочного свойства;

• Справочник видов оплат и удержаний;

• Справочник внешних организаций;

• Справочник допустимой корреспонденции счетов;

• Справочник МОЛ;

• Справочник договоров;

• Справочник номенклатура-ценник ТМЦ.

Структура показателей и кодовое обозначение НСИ должно быть единым для всех информационных систем предприятия. Система кодирования НСИ должна обеспечить сопоставимость реквизитов и показателей по содержанию и наименованию, а также их взаимоувязку при переходе с одного уровня предприятия на другой и при обмене информацией между различными информационными системами и органами управления НСИ, поступающая от др. автоматизированных систем, по содержанию и структуре должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета в смежной автоматизированной системе. Работы по ведению НСИ должны быть направлены на поддержку созданной базе данных в рабочем состоянии и обеспечивать К. за всеми изменениями по её корректировке.

Организация нормативного хозяйства представляет собой процесс создания и ведения НСИ, в котором выделяются следующие операции:

1. Создание системы обозначения экономической информации;

2. Подготовка и сдача первичных документов в службу нормативного хозяйства;

3. Создание информационного фонда НСИ на машинных носителях;

4. Поддержание информационного фонда НСИ в рабочем состоянии;

5. Содержание информационного фонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров;

6. Оповещение пользователей информационного фонда НСИ о производимых изменениях;

7. Выдача информации по рядовым запросам пользователей.

Основные данные, необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной и технологической документации. В настоящее время на многих предприятиях внедряются и действуют единые типовые системы документации. С целью исключения дублирования информации все документы должны быть увязаны в единую систему и отвечать основным требованиям электронной обработки информации.

Зафиксированная в различных действующих документах НСИ должна быть упорядочена и приспособлена к нуждам автоматизированной обработки информации. С этой целью формируются дополнительные документы, содержащие промежуточные данные, получаемые из действующих документов.

Выбор показателей и их расположение в промежуточных документах должны соответствовать структуре создаваемых баз данных (БД). Корректировка базы данных НСИ производится на основании извещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения и составляется список измененных показателей. Если объем изменений велик, целесообразно не производить корректировку существующей БД, а создать новую.

По множествам объектам кодирования, которые носят систематический характер (дата, № документа) нормативно-справочная информация не разрабатывается. Иногда в документе, содержащем НСИ, отдельной позицией показывается № присвоения кодовых обозначений.

Разработка НСИ начинается после согласования системы классификации и кодирования. Источниками для разработки НСИ могут быть действующие на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые и локальные), а также учетные, контрольные, технологические и другие документы. Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательность которых указывается в план - графике, н-р:

1. Разработка образцов форм НСИ;

2. Присвоение перечня кодируемой информации;

3. Присвоение кодов элементам номенклатуры;

4. Составление НСИ и её передача другим лицам для практического использования.

Для каждой формы НСИ разрабатывается инструкция по её ведению и использованию.