1.1 Формы автоматизированного бухгалтерского учета
Применение ПК оказывает существенное влияние на организацию учетной работы на предприятии:
видоизменяется технология обработки первичных документов;
основные трудоёмкие работы выполняются на ПК;
повышается роль учет. работников, т. к. они, применяют непосредственное участие в обработке данных.
При автоматизации учета важно определить методы рационального использования ПК для системы в целом и для отдельных участков учета, а также выявить взаимосвязь регистров, принципы организации учета в подразделениях предприятия. Немаловажным является вопрос совершенствования формы учета в условиях его ведения на ПК.
На предприятиях используются различные формы счетоводства. Наиболее распространенным является журнально-ордерная форма.
Не нарушая основные принципы ведения учета при журнально-ордерной форме счетоводства возможно получение на компьютерах привычных для бухгалтера регистров аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, переставляются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных – совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.
Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:
Децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
Использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
Сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.
Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и служащими, готовой продукции, учету движения материалов) вначале разрабатываются вспомогательные разработочные таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим массового характера (учет кредитов, фондов, капиталов и т.д.), можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов синтетического учета, Главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (Рис. 1.1).
Рис. 1.1 - Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ
При применении мемориально–ордерной формы учета предусматривается составление мемориальных ордеров на группировку документов. Итоги мемориальных ордеров используется для составления Главной книги. Итоги Главной книги необходимы для составления оборотной ведомости и баланса. Аналитический учет ведется в аналитических регистрах (книгах и карточках).
При использовании ЭВМ для данной формы учета осуществляется следующая последовательность:
информация, введенная в компьютерах, обеспечивает получение регистрационного журнала, главной книги, оборотная ведомость по синтетическим счетам;
аналитический учет обеспечивается ведением оборотной ведомости по аналитическим счетам.
Для малых предприятий можно вести учет с применением упрощенной формы учета. При этом основным учетным регистром служит «Журнал-Главная», в котором сосредоточены хронологические и систематические записи. Левая часть документа – журнал регистрации, правая – Главная книга.
Для всех рассмотренных форм в условиях использования ПК предусматривается изготовление журнала регистрации хронологических записей, Главной книги и других регистров. При этом внешний вид регистров соответствует в основном регистрам ручных форм счетоводства.
Помимо традиционных форм ведения учета при использовании ВТ можно применять и машинные варианты организации бухгалтерского учета:
таблично - перфокартная форма;
таблично - автоматизированная;
диалогово - автоматизированная.
Таблично - перфокартная форма.
Другой подход в организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин (ПВМ), а форма бухгалтерского учета получила название таблично – перфокарточная. В основу комплексной механизации учета при данной форме положен принцип непрерывности обработки учетной информации на ВТ в условиях полного охвата механизации всех учетных работ. При этом происходит перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполняется персоналом ВТ. Существенная особенность этой формы состоит в том, что в ней объединяются использование двух видов информации, занесенных на перфокарты:
переменной (разовой);
постоянной.
Переменная информация (на перфокартах) содержит данные о хозяйственных операциях и отражает выходные показатели, полученные из первичных документов.
Постоянная информация, занесенная на перфокарты, содержит нормативные и расценочные показатели, что дает возможность значительно сократить содержание первичных документов, исключая из них справочные данные, и уменьшить объем учетных работ.
Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрируются в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который используется для контроля по сохранности этих документов, а также для полноты записей в табуляграммах.
Зарегистрированные документы передаются на перфоратор для составления перфокарт. Перфокарты, созданные по документам о хозяйственных операциях, передаются на вычислительные машины, где осуществляется их группировка, систематизация ведомостей о хозяйственных операциях по счетам бухгалтерского учета. Регистрами синтетического и аналитического учета является табуляграммы дебетовых и кредитовых оборотов, которые составляются по каждому счету. В аналитических табуляграммах указываются данные первичных документов, которые систематизировались в разрезе аналитических счетов каждого корреспондирующего счета. По итогам табуляции синтетического учета составляется оборотный баланс с расшифровкой субсчетов по каждому синтетическому счету. Эти ведомости используются для заполнения отчетности.
Основными приемами механизации учета при таблично - перфокарточной форме является:
создание человекочитаемых документов;
использование единой номенклатуры кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета;
наличие в первичных документах кода корреспондирующего счета, объектов его аналитического учета (это дает возможность автоматически создавать полную бухгалтерскую запись);
организация поточной технологий обработки учетной информации;
использование табуляграмм вместо ручных учетных регистров;
автоматическая взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
создание по всем первичным данным бухгалтерского учета, зафиксированным на машинных носителях, контрольных табуляграмм и журналов контрольных чисел для сверки машинограмм аналитического и синтетического учета;
организация автоматической взаимосвязи выходных документов аналитического и синтетического учета.
Таблично – автоматизированная форма (ТАФ).
В данной форме используется самостоятельная структура подразделения - вычислительная машина с использованием перифирифной техники в условиях функция АСУП.
К основным признакам ТАФ относятся:
Любое использование технических средств для организации комплексной автоматизации обработки учетной информации;
Широкое использование универсальной документации и машинных носителей;
Применение системы кодов учетной информации, что дает возможность получить на ЭВМ все необходимые учетные регистры;
Сохранение принципа двойной записи при использовании одного комплекта носителей информации и программное группирование дебетовых и кредитовых оборотов;
Автоматизация логических операций по ведению бухгалтерского учета;
Наличие системы регистров, полной последовательности их составления, средства записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима по отдельным хозяйственным и расчетным операциям;
Организация системы контроля и исправления ошибок;
Сохранность первичной информации, машиночитаемых носителей и машинограмм - регистров.
В ТАФ обработка и ведение информационной базы может осуществляется на ПК. В этих условиях появляется возможность автоматизировать процессы сбора, регистрации первичной информации и передачи её по каналам связи в центральный ЭАМ (ВЦ). В условиях ТАФ первичные данные могут фиксироваться не только на обычных, но и на машинных носителях, благодаря чему автоматизируется сбор первичной информации. На машинных носителях ЭВМ создается НСИ, предназначенная для многоразового использования, а также сохраняется текущая, НСИ и выходная информация.
Одним из важнейших принципов ТАФ является использование запросного режима с целью получения ведомостей. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, где указывается вид запроса. После введения информации в ПК необходимая информация распечатывается в виде таблицы.
Основными преимуществами ТАФ является:
использование периферийной техники на месте возникновения информации;
применение переменный и постоянной информации;
автоматизация ведения и выдачи ведомостей;
автоматизация контроля и расчета информации;
использование информации, созданной в других подсистемах предприятия;
быстродействие выполняемых учетных работ;
регламентное формирование и получение информации;
незначительный процент подготовки и получения выходной информации.
К основным недостаткам ТАФ относят:
оторванность ВТ и вычислительных ресурсов от бухгалтерского аппарата;
сложность оперативного взаимодействия всех служб по принятию управленческих решений;
высокая стоимость вычислительного носителя и значительные затраты по его ведению.
Диалогово – автоматизированная форма (ДАФ).
Современные технические средства, использованные для автоматизации ведения бухгалтерского учета, обуславливают новый подход для формирования учетной информации, снижают трудоемкость обработки информации, повышают оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.
ДАФ характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизаций учетной информации и дает возможность отражать любые данные в учете непосредственно после введения их в информационную базу данных.
Систематизация и обобщение учетных данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражаются в полученных машинным способом выходных данных учета, контроль а анализа. ДАФ предполагает автоматизированное выполнение задач учета в запросном и регламентированном режимах.
При реальном запросном режиме повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения неотъемлемых справочных и аналитических данных в течение отчетного периода, а не только по его окончании. При ДАФ объем информации, выдаваемой получателем регламентно, значительно сокращен и ограничен только неотъемлемыми и достаточными для выполнения управленческих работ данными. Справочные данные выдаются по запросу.
В случае потребительской проверки правильности расчетов есть возможность получения расшифровки каждого результата показателя по запросу пользователя с указанием проведенных в машине расчетов и всей выходной информации. ДАФ предполагает выдачу пользователю информации не только в виде печатных документов, а и виде видеограмм. Контроль правильности ведения учета в значительной мере также автоматизируется, что ведет к повышению достоверности данных бухгалтерского учета. При этом на бухгалтерский аппарат накладывается контроль выполнения указанных работ. Бухгалтерам предоставляется возможность осуществлять проверку показателей выходных бухгалтерских документов. При этом обеспечивается связь аналитического и синтетического учета с данными первичных документов.
ДАФ обеспечивает ограниченный доступ к учетной информации введением пароля. При использовании ДАФ есть возможность анализировать информацию с использованием базы знаний, которая обеспечит бухгалтера не только автоматизированным отражением управленческих решений, но и в диалоговом режиме осуществит подсказку о наличии отклонений и изменений от установленных нормативных документов. В диалоговом режиме в случае потребности информационная система осуществляет самообразование пользователя и предоставляет помощь в методологическом плане отображения информации о действиях бухгалтера.