Тема 6 автоматизация обработки информации учета труда и его оплаты с использованием информационных технологий

6.1 Общая характеристика задач по расчетам с персоналом по оплате труда

6.2 Первичные документы по расчетам с персоналом по оплате труда

6.3 Организация автоматизированного учета выработки и оплаты труда рабочих сдельщиков

6.4 Автоматизация табельного учета отработанного времени и неявок

6.5 Расчеты по оплате труда и порядок их автоматизации

6.6 Автоматизация расчетов по депонированной зарплате

6.7 Моделирование учета труда и его оплаты с использованием АРМБ

6.1 Общая характеристика задач по расчетам с персоналом по оплате труда

Расчеты с персоналом по оплате труда являются одним из наиболее массовых, но в то же время благоприятных для автоматизации участков учета. Это объясняется большим количеством первичных документов, необходимостью выполнения расчетов и группировки данных по различным аналитическим признакам (ФИО, структурным подраздел6ениям, др.). Правильно организованный учет оплаты труда призван содействовать повышению производительности труда, улучшению использования рабочего времени, снижения расходов на ведение учёта.

Для автоматизации учета выработки рабочих и расчетов по зарплате можно применять различные технические средства. Подсчет выработки осуществляют с помощью разнообразных устройств регистрации информации. Последующую обработку информации (таксировку, подсчет данных из первичных документов, составление сводов) можно эффективно выполнять на ЭВМ. Предпосылкой, обеспечивающей рациональное использование ПК, является централизация сводных расчетов и организация АРМ для бухгалтеров-расчетчиков, применение унифицированных и типовых форм первичной документации, системы классификаторов.

Автоматизация обеспечивает высвобождение учетного персонала от трудоемких вычислительных работ, повешение качества расчетов, сокращение сроков подготовки данных.

Накопленный опыт автоматизированной обработки информации по оплате труда позволяет выделить следующие взаимосвязанные комплексы задач, которые можно решать с использованием ПК:

1.Учёт отработанного времени и неявок на работу;

2.Учёт и контроль выработки и зарплаты рабочих–сдельщиков;

3.Учёт и начисление повременной и прочих видов зарплат;

4.Расчеты различных видов удержаний из зарплаты;

5.Аналитический учёт по работающим;

6.Составление сводок распределения зарплаты по различным признакам;

7.Формирование сводных регистров;

8.Расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда (ФОТ);

9.Учёт депонированных сумм;

Учёт отработанного времени и неявок ведётся в табеле учёта рабочего времени и является основанием для начисления различных видов оплат. Можно автоматизировать этот процесс путем создания АРМ для работника, ведущего табельный учет (АРМ ТУ - 1 категории) – задача №1.Это обеспечивает, помимо автоматизации рутинной работы, получение данных для расчетов различных видов оплат (повременная ночных и вечерних часов).

Учёт и контроль выработки ведется рабочими цехов, поэтому в условиях комплекса автоматизации целесообразно разместить ПК в цехах и создать АРМ по обработке информации рабочих – сдельщиков (АРМ УСЗП – АРМБ 1 категории) – задача №2. Итоговые данные (сведения о зарплате рабочих-сдельщиков) используются как исходная информация в последующих задачах.

Обработка информации по последним задачам №3-9 осуществляется, как правило, в расчётной группе (секторе, отделе) бухгалтерии. Здесь используется комплексное АРМБ 2 категории по расчетам с персоналом по оплате труда (АРМ УТЗП), информационно связанный с упомянутыми выше АРМБ.

Учет депонированной зарплаты (задача №9) ведется в специальных карточках депонента или реестрах депонированной зарплаты. При большом их количестве целесообразно создать АРМБ по учету депонированных зарплат (АРМ УД), информационно связанный с АРМ УТЗП. Это позволяет отменить ручное заполнение карточек депонента и ведение таких регистров.

Таким образом, для регулирования всего комплекса задач по расчетам с персоналом по оплате труда создается комплекс АРМБ (Рис. 6.1), используемый учетными работниками.

Информационное взаимодействие при выполнении задач может осуществляться в данном комплексе двумя способами, что зависит от его физической компоновки и наличия программных средств, поддерживающих локальную сеть. При первом способе используется единый фонд НСИ, а передача информации осуществляется непосредственно по каналам связи. Второй способ предполагает дискетную технологию, при которой носителем передаваемой с ЭВМ на ЭВМ информации является машинный носитель.

Комплекс АРМБ УТЗП

АРМБ I к.

АРМ экономиста по ФОТ

АРМ ТУ

АРМ УСЗП

АРМ УТЗП – АРМБ II к.

Расчет налогооблагаемой базы с ФОТ

АРМ УД

Группа УТЗП

Рис. 6.1 - Схема взаимосвязей в комплексе АРМБ при решении задач по УТЗП

АРМБ УТЗП взаимодействует с различными АРМБ (Рис. 6.2).

1.АРМБ УФРО (выплаты заработной платы через кассу, и перечисление удержаний, страховых взносов);

2.АРМБ УЗП (начисление заработной платы и отчислений на социальные мероприятия по счетам затрат);

3.АРМБ СУСО (сводные данные по счетам 65, 66).

4 . Информационная система предприятия (изменения в составе работающих, СПЧ, нахождение депонента).

Технология функционирования АРМ УТЗП определяется периодами выполнения расчетов.

Выплата зарплаты производится обычно с 1е по 10е число, следующего за отчетным. При этом производится окончательный расчет удержаний налогов, выплат по ссудам, исполнительным листам и прочим удержаниям. В начале каждого месяца по каналам связи в структурные подразделения из АРМ УТЗП в АРМ ТУ передается электронный бланк табеля, включающий список рабочих в данном подразделении, который поступает в АРМ УТЗП из АРМ по учету личного состава предприятия, функционирующего в отделе кадров. Табельщик в течении месяца ежедневно отмечает неявки. На основании этих данных в конце месяца в АРМ ТУ формирует электронный табель и печатается бумажный документ, который подписывает руководитель и бухгалтер структурного подразделения. Ежемесячно в АРМ УТЗП может передаваться в ФОТ за отчетный период, который отражает долю производственных и прочих подразделений в общем доходе предприятия.

По окончании месяца, в бухгалтерию поступает электронный и бумажный табель. Расчетчик осуществляет проверку, после чего производится передача данных в АРМ УТЗП. Автоматизированные решения позволяют свести к минимуму дублирование технологических операций по данному участку учета, так как табель учета рабочего времени ведется в электронном виде в структурных подразделениях и предоставляется в бухгалтерию, где бухгалтер уже не вводит в АРМ УТЗП ту же самую информацию, а лишь осуществляет контроль правильности переданных ему данных.

В межрасчетный период выполняются расчеты по оплате листков нетрудоспособности, отпусков и др. текущих выплат и удержаний. При необходимости бухгалтер может напечатать платежную ведомость.

Расчет зарплаты осуществляется в пакетном режиме обработки, который предоставляет возможность делать это выборочно по подразделениям или по предприятию, после чего проверяется правильность распределения ФОТ по подразделениям. В диалоговом режиме выполняются расчеты отпусков, больничных и др. разовых начислений, а также производится проверка удержаний и корректировка уже сделанных расчетов. Пользователю предоставляется возможность работать с конкретным лицевым счетом сотрудника.

После расчета зарплаты и его полной проверки, бухгалтер осуществляет печать платежных ведомостей, расчет листков и др. отчеты. Заключительным этапом является формирование и печать сводного отчета, расчет отчислений на социальные мероприятия, формирование и передача бухгалтерских проводок в АРМ по учету затрат на производство.