5.2 Автоматизация учета тмц

Рациональное использование материалов и уменьшение материалоемкости могут быть обеспечены только в условиях функционирования современных средств вычислительной техники с использованием АРМБ, при использовании которого возможно рациональное управление материальными ресурсами.

Функционирование назначение АРМБ по учету материальных ценностей состоит в выполнении следующих системных учетных операций:

1. Автоматизация документирования всех операций по движению ТМЦ, выявление и отражения затрат, связанных с их заготовлением;

2. Оперативный контроль за движением материальных ценностей, соблюдением установленных нормативным законодательством, прав. отпуском материальных ценностей на производство;

3. Обеспечения процесса слежения за остатками материальных ценностей;

4. Систематизация и обобщения данных в различных аспектах о наличии и движению производственных запасов, выдача выходной информации по запросам.

При функционировании АРМБ по учету материальных ценностей упорядочено делятся на создание комплексные системы организации первичной и выходной информации, которая обеспечивает организацию трех категорий (уровней) информации обменивающею между ними (Рис. 5.1).

На АРМ I категории возлагаются задачи по документированию оформлению операций и первичной обработке данных по учету материальных ценностей, а также ведется аналитический учет в местах хранения материальных ценностей. На основании вводимой информации создается информационная база – складская картотека, в которой отражается движение и остатки материальных ценностей: приход, расход, списание, остатки на определенную дату или за определенный период времени сформированная информация складской картотеки отображается на устройстве или в виде карточки складского учета. В запросном режиме выходная информация выдается по требованию пользователя.

________________________________________________

А РМ I категории АРМ II категории АРМ III категории

(склад, цех) (бухгалтерия) ( гл. бухгалтер)

Рис. 5.1 - Схема взаимодействия подразделений предприятия в условиях функционирования АРМБ

АРМ II осуществляет расчет и формирование выходной информации регламентного, и справочного характера.

На АРМ III категории производится анализ, прогнозирование, аудит и принятие управленческих решений в целом по предприятию или структурному подразделению.

АРМ по учету материальных ценностей тесно взаимосвязаны с другими смежными АРМ и информационных систем АСУП (Рис. 5.2).

А РМ I категории АРМ II категории АРМ III категории

( склад, магазин) (бухгалтерия)

АРМБ АРМБ АРМБ АРМБ АРМБ Информационная

ФРО СУСО ЗП УОС УГП система предприятия

Рис. 5.2 - Схема информационной увязки АРМБ по учету материальных ценностей с другими АРМБ и информационной системой АСУП

Суть предлагаемой модели распределенной обработки данных заключается в том, что вся необходимая информация для решения функциональных задач организуется, хранится и ведется во внешней памяти ПЭВМ. Это обеспечивает возможность оперативной обработки информации для целей учета, анализа и управления не только за месячные, а за любые другие периоды (день, декаду и т.д.), а также за предыдущий период (месяц, год).

При решении задач по учету материальных единая база бухгалтерских записей, в диалоговом режиме позволяет получить всю необходимую информацию для аналитического, синтетического и управленческого учета и отчетности.

Входная информация поступает из различных источников в виде первичных данных, отражающие разнообразные хозяйственные операции по движению материалов, а также в виде информации на магнитных носителях, поступающих из АРМБ ФРО и сводного учета, информация системы АСУП.

Процесс обработки состоит в выполнении всех необходимых операций по вводу, обработке, хранению и выдаче требуемой информации, группировке данных на счетах, с целью которой за наличием и расходами материальных средств со своевременным отчетом.

Конечным результатом решения всех задач по учету материальных ценностей является формирование сведений о хозяйственных операциях различной степени обращения, которые отражаются на уровнях аналитического и синтетического учета.

Полученная результативная информация формируется в единую информационную базу бухгалтерских записей для дальнейшего использования при решении задач в последующие периоды, а также для использования по смежным компонентам задач (учет затрат на производство, СУСО)

Функции АРМ по учету материальных ценностей предусматривает применение типовых классификаторов, используемых при автоматизации бухгалтерского учета предприятия.

Работа комплекса программ АРМБ по учету материальных ценностей и выбор функций осуществляется автоматично в диалоговом режиме через головной модуль учета материальных ценностей с использованием меню.

Работа с помощью АРМБ УМЦ предполагает выполнения четырех функций (рис. 7.3):

1. ввод данных;

2. печать отчетов;

3. специальные режимы;

4. выписка документов.

Первая функция предназначена для ввода, корректировке и печати текущей информации с первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей. Она включает следующие режимы (Рис. 5.3).