Тема 4 учет необоротных активов с использованием информационных технологий

4.1 Общая характеристика комплекса задач по учету основных средств

4.2 Организация электронной картотеки основных средств

4.3 Автоматизация комплекса задач по учету основных средств

4.4 Автоматизация учета нематериальных активов

4.5 Прогнозирование использования основных средств с помощью АРМБ по учету основных средств

4.1 Общая характеристика комплекса задач по учету основных средств

Анализ комплекса задач по учету основных средств следует осуществлять следующим образом:

1. Определение основных средств (по налоговому учету и П(С)БУ);

2. Классификация основных средств: группы (производственные и непроизводственные), виды (здания, сооружения, инструменты и т.д.);

3. Стоимость основных средств;

4. Амортизация основных средств;

5. Носители исходной информации – первичные документы типовых форм (ОЗ – 1, ОЗ – 2, ОЗ – 3, ОЗ – 5);

6. Аналитический учет – пообъектно, в инвентарных карточках на основании первичных документов и технической документации.

В условиях использования ПК инвентарная картотека может быть заменена ее электронным аналогом. Компьютерная инвентарная картотека включает большое количество реквизитов, чем ее традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной картотеки требуют от создателя пакета прикладных программ развитого сервиса, позволяющего водить, контролировать данные, просматривать их в различных группировках и т.д. В связи с этим при автоматизации учета основных средств логично будет выделить комплекс программ по ведению и созданию электронной картотеки (АРМ по учету картотеки основных средств (УКОС)). Все остальные функции по учету основных средств осуществляются в рамках АРМБ по учету основных средств.

Для обработки информации по учету основных средств целесообразно использовать двухуровневую схему АРМБ (Рис. 4.1).

(Цех) (бух-я)

АРМБ АРМБ

У ОС 1кат. УОС 2кат.

АРМБ АРМБ Инф. система предприятия

УЗП СУСО

Рис. 4.1 - Схема АРМБ по учету основных средств

Конструктивно разделенные и обособленные – эти два АРМБ на самом деле представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполняя меньше функций.

4.2 Организация электронной картотеки основных средств

Основной целью комплекса АРМ УКОС является создание достоверной и актуальной электронной картотеки и обеспечение ее сохранности. Поэтому информация об основных средствах поступает сначала в промежуточный файл. После ввода, проверки, корректировки, проведения контрольных расчетов выверенная информация переносится в основной файл (электронную картотеку), а в промежуточном уничтожается. После того как основной файл сформирован полностью, можно получить справку о свойстве картотеки, создать файлы для ведения записей по всем используемым счетам и выполнять расчеты относительно состояния счетов (сальдо на начало года, обороты с начала года).

АРМБ УКОС предназначено для создания электронной картотеки основных средств, справочников, классификаторов. Организация базы данных позволяет провести полную инвентаризацию основных средств, рассчитать и проверить сумму амортизационных отчислений, сумму износа по каждому объекту основных средств и др. реквизиты в базе данных. В качестве исходной информации для создания картотеки используется инвентарные карточки по учету основных средств, используются также справочники:

1. Справочник структурных подразделений (код подразделения, его наименование, код МОЛ, Ф.И.О. МОЛ);

2. Справочник бухгалтерских счетов (код, наименование, тип счета);

3. Справочник затрат (код, наименование затрат);

4. Справочник валовых доходов/расходов (для налогового учета, код, наименование)

В ходе выполнения режимов АРМБ УКОС формируются файлы состояния субсчетов счета 10 «Основные средства»

Головное меню АРМБ УКОС содержит 3 основные функции (Рис. 4.2).

Картотека База данных Копирование

- ввод данных; - расчет конечных итогов - Копирование справочников,

- расчет конечных итогов по всей картотеке; состояния счетов, данных

по группам; - формирование файла счетов; о ремонтах, о драгоценных

- корректировка картотеки; - расчет состояния субсчетов металлах.

- корректировка сч.10(для актуализации);

подразделений; - ввод конечных данных

- перенос данных в базу; по счетам.

- просмотр картотеки

(контроль записей).

Рис. 4.2 – Схема главного меню АРМБ УКОС

Функции ввода данных с инвентарных карточек сопровождается печатью протокола ввода. Каждой строке картотеки соответствует строка протокола с основными данными: инвентарный номер, стоимостью, кодом подразделения, субсчетом, шифром амортизационных отчислений и затрат. В конце протокола печатаются конечные итоги по объектам основных средств по коду подразделения, субсчету, шифру затрат, количество введенных карточек, общая стоимость суммы амортизационных отчислений.

Режим «Расчет конечных сумм» - расчет первоначальной стоимости и сумму амортизационных отчислений по подразделениям и субсчетам счета 10.

«Корректировка» - внесение изменений в картотеки. Функция «База данных» обеспечивает расчет конечных итогов по предприятию, получение и формирование данных по счетам, файлов счетов, печать описи объектов, данных по счетам.

«Вывод конечных данных по счетам» - обеспечивает вывод контрольных данных по счетам, в результате чего создаются следующие файлы:

1. Электронные картотеки;

2. Записи о драгоценных металлах;

3. Состояние субсчетов счета 10;

4. Классификатор структурных подразделений.

Функция «Копирование» обеспечивает копирование данных о драгоценных металлах, ремонтах для обмена информацией в сети или записи на дискету.