Тема 3: Класифікація документів

План

Основні групи документів за:

а) найменуванням,

б) походженням,

в) призначенням,

г) стадіями створення,

д) терміном зберігання,

е) формою та ін.

Література: [4], с. 52-53, 61-62;

[6], с. 41-44,218-230;

11. , с. 230-233;

12. , с. 47-48.

Опрацьовуючи дану тему, зверніть увагу на різноманітність класифікацій документів, поданих у посібниках з ділової україн­ської мови. Проте запам'ятовувати усі класифікації не слід. З'ясуйте, які є групи документів за найменуванням, походжен­ням, призначенням, формою, терміном зберігання та за стадіями створення. При вивченні цієї теми пам'ятайте, що основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата.

Що ж стосується рекомендованої літератури, то пропонуємо скористатися навчальними посібниками Мацюк 3., Станкевич Н. «Українська мова професійного спілкування», ГлущикаС. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. «Сучасні ділові папери», Зубкова М. Г. «Сучасна українська ділова мова», у яких доступно та лаконічно подається теоретичний матеріал, що стосується класифікації документів.

Дайте відповідь на такі запитання:

• Які є групи документів за призначенням?

• Чим відрізняються службові документи від особистих?

• Що називаємо дублікатом документа і витягом з документа?

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Групи
За найменуванням
За походженням
За призначенням
За стадіями створення
За формою (ступенем стандартизації)
За терміном зберігання
За напрямом (спрямуванням)

• Як довго зберігають документи тимчасового, тривалого, постійного зберігання?

Використовуючи теоретичні знання, заповніть таблицю:

Тема 4: Стандартизовані вимоги до оформлення доповідної та пояснювальної записок, оголошення і запрошення План

1. Стандартизовані вимоги до оформлення доповідної та по­яснювальної записок.

2. Стандартизовані вимоги до оформлення оголошення і за­прошення.

Література: [4], с. 85-90, 99-100;

[6], с. 87-94, 96-99; [18], с. 283-285, 323-325.

Теоретичний матеріал, що стосується оформлення вищевка­заних документів, ви можете знайти майже у кожному підручни­ку з ділової української мови, проте, на нашу думку, не у кож­ному посібнику вміщено правильні зразки оформлення цих до­кументів. Тому рекомендуємо звернути увагу на таке:

• Найкращими для самостійного вивчення даної теми є посібники Глущика С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. «Сучасні ділові папери» та Зубкова М. Г. «Сучасна українська ділова мова».

• Пояснювальна записка може бути не тільки документом особистого характеру, а й складовою частиною чи додатком іншого текстового документа.

• Оформлення записки залежить від того, чи вона внутрішня, чи зовнішня. Так, внутрішні записки укладаються аналогічно заявам. Зовнішні записки містять такі реквізити: місце укладання (назва організації чи структурного підрозділу), адресат, назва документа, дата, заголовок («про...»), текст, посада автора, його підпис та прізвище з ініціалами.

• За змістом оголошення поділяються на організаційні та рекламні, які й укладаються зовсім по-різному.

• За оформленням і змістом запрошення подібне до орга­нізаційного оголошення.

• У запрошеннях та оголошеннях займенники ви, вас, вам завжди пишуться з великої літери.