Укажите альтернативные наборы условий с помощью оператора or.

Предположим, что требуется включить в результаты все записи, в которых поле «Город» имеет значение «Тверь», и указаны сведения о контакте — адрес или номер телефона.  Чтобы совместить условия, можно использовать оператор OR, например:

Чтобы задать взаимоисключающие условия, используйте строки Условия и Или в бланке запроса. В этом случае результаты запроса будут содержать все записи, удовлетворяющие одному из условий, определенных в строке Условия или Или.

Теперь необходимо изменить запрос, задав взаимоисключающие условия в строках Условия и Или.

1. Переключитесь в режим конструктора.

2. Удалите запись Is Not Null AND <>"" из строки Условия поля «Телефон».

3. В строке Или поля «Телефон» введите значение Is Not Null AND <>"".

4. В строке Или поля «Город» введите его название — Тверь.

5. Переключитесь в режим таблицы, чтобы просмотреть результаты. Результаты запроса содержат все записи, в которых указан либо адрес, либо номер телефона, либо и то, и другое, а поле «Город» имеет значение «Тверь».

 Примечание.   Чтобы задать более двух наборов взаимоисключающих условий, используйте строку ниже строки Или. Каждая строка содержит независимый набор условий.

Просмотр SQL-выражения с измененным условием

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык документа запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access отображается следующий SQL-код:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers

WHERE (((Customers.[Address]) Is Not Null And (Customer.[Address])<>"") AND ((Customer.[City])="london"))

OR (((Customers.[Phone]) Is Not Null And (Customers.[Phone])<>"") AND ((Customers.[City])="london"));

Обратите внимание на то, что произошли два изменения: условие, определяющее значение «Тверь» в поле «Город» теперь указано дважды, а условия в операторе WHERE теперь связаны оператором OR.

Добавление операций в запрос

В таблицах хорошо структурированной базы данных хранятся простые вычисляемые значения. Например, в таблицах можно хранить даты рождения сотрудников, но не их возраст. Хранить такие данные в таблицах нет необходимости, т. к. если известна дата рождения и текущая дата, возраст нетрудно вычислить. Для этого необходимо создать запрос для расчета и отображения нужного значения. Вычисления выполняются при каждом запуске запроса, поэтому в случае изменения данных в базе изменяются и результаты вычислений.

Цель данного упражнения — изменить запрос «Контакты в Твери» таким образом, чтобы он отображал дату рождения и возраст каждого из контактных лиц.

1. Откройте запрос в режиме конструктора.

2. Из окна таблицы «Клиенты» перетащите поле «ДатаРождения» в первый пустой столбец бланка запроса. Можно также дважды щелкнуть имя поля, чтобы автоматически добавить его в первый пустой столбец.

3. В следующем столбце введите в строку Поле выражение для расчета возраста по каждой записи: Возраст: DateDiff ("yyyy", [ДатаРождения], Date())).

«Возраст» — это имя вычисляемого поля. Если имя не указано пользователем, в приложении Access используется общее имя, например Выражение1. Строка после двоеточия (:) представляет собой выражение, которое служит для получения значений для каждой записи. С помощью функции DateDiff рассчитывается разница между двумя датами, после чего это значение возвращается в заданном формате. Формат yyyy указывает на значение в годах, а элементы выражения «[ДатаРождения]» и «Date()» служат для получения двух значений дат. Функция Date возвращает текущую дату, а «[ДатаРождения]» — это ссылка на поле «ДатаРождения» в базовой таблице.

 Примечание.   Используемая в этом примере методика расчета возраста зависит от текущего месяца и может быть неточной.

Переключитесь в режим таблицы. В результатах запроса отображаются два дополнительных поля: «ДатаРождения» и «Возраст».

Просмотр SQL-выражения с вычислениями

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык документа запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access отображается следующий SQL-код:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City], Customers.[BirthDate],

DateDiff("yyyy",[BirthDate],Date()) AS Age

FROM Customers

WHERE (((Customers.[Address]) Is Not Null And (Customer.[Address])<>"") AND ((Customer.[City])="london"))

OR (((Customers.[Phone]) Is Not Null And (Customers.[Phone])<>"") AND ((Customers.[City])="london"));

Обратите внимание на то, что Клиенты.[ДатаРождения] и рассчитанное поле «Возраст» теперь отражаются в операторе SELECT. Ключевое слово AS используется для указания имени рассчитанного поля.

Вычисление итоговых значений запроса

Вычисление итога для столбцов запроса в приложении Office Access 2007 упростилось по сравнению с предыдущими версиями приложения Access. В новой версии можно добавлять, подсчитывать или рассчитывать другие статистические значения, а также отображать их в специальной строке «Итог», которая отображается под строкой со знаком звездочки (*) в режиме таблицы.

Для каждого столбца можно использовать отдельную статистическую функцию. Можно также отменить вычисление итога для столбца.

Цель этого упражнения — изменение запроса «Контакты в Твери» для отображения в нем строки Итог.

1. Откройте запрос в режиме таблицы.

2. На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.

3. Щелкните строку Итог в столбце «Контакт».

В раскрывающемся списке выберите одно из значений: Нет и Количество значений. Поскольку столбец «Контакт» содержит текстовые значения, другие функции, такие как Сумма и Среднее не используются и поэтому недоступны.

4. Выберите функцию Количество значений для подсчета числа контактов, отображаемых в результатах запроса.

В строке Итог будет отображено число 5.

5. В поле «Возраст» выберите функцию Среднее. Поскольку поле «Возраст» содержит числовое значение, в нем поддерживаются функции Сумма,Среднее, Количество значений, Максимальное значение, Минимальное значение, Стандартное отклонение и Дисперсия.

В строке Итог будет отображен средний возраст.

Чтобы очистить итоговое значение для столбца, щелкните строку Итог в этом столбце, а затем выберите из раскрывающегося списка значение Нет. Чтобы скрыть строку Итог, на вкладке Главная в группе Тип данных и форматирование снимите флажок Итоги.