Импорт таблицы в приложение Microsoft Access

1. В новой или существующей базе данных выполните следующие действия.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду Excel.

-

Щелкните пункт Дополнительные параметры, а затем выберите из списка программу электронных таблиц.

Появится диалоговое окно Внешние данные — Имя программы Электронная таблица.

2. Нажмите кнопку Обзор, откройте файл таблицы, созданный в предыдущих шагах, а затем нажмите кнопку ОК.

Откроется окно мастера импорта электронных таблиц.

3. По умолчанию мастер выбирает первый лист в книге (в рассматриваемом примере — лист «Клиенты»), и данные из этого листа появляются в нижней части страницы мастера. Нажмите кнопку Далее.

4. На следующей странице мастера выберите пункт Первая строка содержит названия столбцов, а затем нажмите кнопку Далее.

5. На следующей странице мастера пользователю будет предложено изменить имена полей и типы данных, чтобы исключить поля из импорта с помощью текстовых полей и списков в разделе Описание поля. Для данного примера этого не требуется. Нажмите кнопку Далее.

6. На следующей странице мастера в поле Описание поля выберите вариант Да (Совпадения не допускаются) из списка Индексированное поле и Длинное целое из списка Тип данных. Чтобы продолжить, нажмите кнопку Далее.

7. На следующей странице мастера выберите элемент Определить ключ, выберите из списка значение КодКлиента, а затем нажмите кнопку Далее.

8. По умолчанию в приложении Access к новой таблице применяется имя листа. Убедитесь в том, что таблица называется «Клиенты», а затем нажмите кнопку Готово.

9. На последней странице мастера можно сохранить процедуру импорта для дальнейшего использования. Так как выполняется импорт таблицы примера, сохранять процедуру импорта не рекомендуется.

 Примечание.   Если программа электронных таблиц не установлена, данные примера можно скопировать в текстовый редактор, например в Блокнот. Дополнительные сведения об импортировании текстовых данных см. в статье Импорт или связывание с данными текстового файла.

Создайте запрос.

В упражнении для создания запроса на основе созданной таблицы используется мастер. Созданный запрос изменяется в режиме конструктора. На любом этапе можно просмотреть инструкцию SQL, которая автоматически создается при выполнении шагов.

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите вариант Создание простых запросов и нажмите кнопку ОК.

3. В группе Таблицы и запросы выберите таблицу, содержащую нужные данные. В данном случае это таблица Клиенты. Обратите внимание на то, что в качестве источника данных можно использовать другой запрос.

4. В группе Доступные поля дважды щелкните поля Контакт, Адрес, Телефон и Город. При этом они добавляются в список Выбранные поля. После добавления всех четырех полей нажмите кнопку Далее.

5. Присвойте запросу имя Контакты в Твери, а затем нажмите кнопку Готово.

В приложении Access все записи о контактах будут отображены в режиме таблицы. В результаты включаются все записи, но при этом отображаются только четыре поля, указанные в запросе.

Обзор исходной инструкции SQL

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык объекта запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access запрос открывается в режиме SQL и отображает следующие данные:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers;

Как видно из примера, SQL-запрос состоит из двух основных частей: оператора SELECT, перечисляющего все поля, включенные в запрос, и оператора FROM, перечисляющего таблицы, содержащие эти поля.

 Примечание.   Если поля добавлялись в порядке, отличном от описанного на предыдущем шаге, это будет отражено в операторе SELECT.

6. Закройте запрос. Обратите внимание на то, что он сохраняется автоматически.

Добавление условий в запрос

Чтобы ограничить результаты запроса определенными записями, можно задать одно или несколько условий.

Критерий запроса можно использовать в качестве условия для поля. В условии указываются значения поля, которые требуется включить в запрос, например «отображать только записи, в которых поле «Город» имеет значение «Тверь»».

Откройте запрос в режиме конструктора. В поля запроса добавьте условие, чтобы в результаты включались только записи о контактах, проживающих в Твери. Для уточнения результатов поиска также можно добавить условия для полей «Адрес» и «Телефон».

1. В строке Условия строки «Город» введите Тверь.

Затем добавьте еще два условия, чтобы сузить результаты поиска. Предположим, что требуется отобразить только те записи, в которых присутствуют адрес и номер телефона.

2. В строку Условия поля «Адрес» введите значение Is Not Null AND <>"". Введите то же значение в строке Условия поля «Телефон».

 Примечание.   Условие Is Not Null AND <>"" является истинным, если поле содержит любое известное не пустое значение. Условие является ложным, если поле не содержит известного значения (Null) или значение заведомо пустое (""). Этим выражением можно проверять поле на наличие известного не пустого значения.

3. Переключитесь в режим таблицы, чтобы просмотреть результаты.

Просмотр SQL-выражения с условием

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык документа запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access отображается следующий SQL-код:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers

WHERE (((Customers.[Address]) Is Not Null And (Customer.[Address])<>"")

AND ((Customer.[Phone]) Is Not Null And (Customer.[Phone])<>"")

AND ((Customer.[City])="london"));

Обратите внимание на то, что теперь SQL-выражение содержит оператор WHERE. Указанные для полей запроса условия в SQL отображаются в операторе WHERE. В данном случае они связаны оператором AND.

Что необходимо сделать, чтобы условия не объединялись оператором AND? Другими словами, что следует сделать, чтобы возвращаемые записи удовлетворяли одному из условий или обоим?