7.3 Проведение совещаний

Деловые совещания – одна из важнейших форм деятельности руководителя, способ привлечения подчинённых к обмену информацией и выработке управленческих решений по актуальным и наиболее сложным проблемам, возникающим в организации.

Совещания классифицируются по ряду основных признаков:

по целям проведения:

- учебные (конференция, семинар);

- информационные;

- разъяснительные;

- проблемные;

по назначению:

- вырабатывающие и принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие этапы реализации ранее принятых решений;

- подводящие итоги или дающие оценку результатам;

- оперативные;

по периодичности:

- разовые;

- регулярные;

- периодические;

по принадлежности:

- общественные;

- административные;

научные и научно-технические;

объединённые;

по степени стабильности состава участников совещения:

- с фиксированным составом;

- с приглашаемыми по списку, составляемому для каждого совещания;

- комбинированные.

Достижение целей совещания осуществляется посредством соблюдения его обязательных этапов:

Этап 1. Подготовка совещания, которая включает:

• Формулирование целей и задач совещания (решение о целесообразности и необходимости, главная тема совещания, условия, которым должен отвечать конечный результат)

• Определение ответственных за подготовительную работу (например, создание рабочей группы по подготовке повестки дня, назначение ответственного за ведение протокола, сбор участников и т.п.);

• Составление повестки дня, которая должна включать место проведения, дату, время начала, регламент и длительность совещания, перечень вопросов по предыдущим совещаниям и новые пункты для обсуждения, проект плана действий по всем пунктам, состав участников, применение аудиовизуальных и других технических средств и др.;

Этап 2. Проведение совещания, при этом необходимо соблюдать следующее:

• продолжительность совещания.

Научно доказано, что эффективность совещания зависит от его продолжи­тельности. Чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его уча­стников (рис. 2.9).

В идеале продолжительность совещания не должна превышать 30-40 минут. После этого срока все параметры эффективности резко убывают. На 40-60 ми­нут уже наблюдается ослабление внимания, на 60-70 минут люди меняют позу, начинают разговаривать, падение интереса к обсуждаемым проблемам; на 70-80 у некоторых наблюдаются признаки депрес­сии, на 90-100 – симптомы «отрицательной активности» (изменение мнения о проблеме, конфликты, шум т.п.), на 100-120 – до 90 % участников готовы принять любое предложенное решение, лишь бы совещание скорее закончилось, наступает утомление в связи с ухудшившимися санитарно-гигиеническими условиями.

В связи с этим существует т.н. «принцип 120-й минуты»:

Если вы хотите «протащить» свой важный для вас вопрос, или, наобо­рот, способствовать неуспеху ваших оппонентов, устройте обсуждение темы с большим количеством людей, в небольшом, плохо проветриваемом помещении, во второй половине дня, лучше под вечер, еще лучше в пят­ницу, растяните более чем на 2 часа, и дело будет в «шляпе».

Рис. 8.

Рисунок 7.1. Эффективность проведения совещания

• регламент: оптимальный регламент – 1 час работы; если требуется больше времени, то через 40-45 минут работы требуется 10-15 минут перерыва. Регламент должны соблюдать все участники, независимо от ранга;

• ведение протокола совещания, документа, на основании которого руководитель вправе требовать от участников выполнения порученных им заданий.

Этап 3. Принятие решения и подведение итогов совещания. Решение может приниматься:

- при малом числе участников (до 20) – простым голосованием большинства голосов;

- за основу берётся подготовленный специальной рабочей группой проект и при внесении изменений и дополнений принимается окончательный вариант;

- председатель совещания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

При подведении итогов совещания необходимо проверить точность протокола, сделать обзор результатов совещания с обязательным освещением следующих вопросов:

• достигнуты ли цели совещания?

• эффективно ли использованы возможности?

• рационально ли было организовано совещание, не было допущено пустых трат времени?

Элементами хорошо организованного совещания являются:

1. Чётко поставленные цели проведения совещания, ясные для всех участников;

2. Хорошо подготовленные материалы;

3. Повестка дня (а при необходимости – и проект решения) получена всеми участниками и всеми понята;

4. Руководитель и участники выдерживают регламент;

5. Созданы благоприятные условия, атмосфера непринужденности и деловитости, способствующие коллективной работе и выработке коллективного решения;

6. В работе участвуют все присутствующие, всем им предоставлена возможность высказать своё мнение, в том числе особое;

7. Руководитель совещания гибко реагирует на ситуацию;

8. Совещание вовремя началось и вовремя закончилось.