Пример оформления внешней докладной записки

Администрация Ивановской обл. Руководителю Управление торговли администрации Ивановской области П.И. Потапову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 21.09.2006 № 8 г. Иваново О выделении помещений организации торговлей мебелью В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. Торговля ведется в неприспособленных помещениях, не имеющих подъездных путей. В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли, прошу дать указание руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении помещений, отвечающих установленным нормам. Начальник управления торговли Е.Н.Тарасов

Пример оформления внутренней докладной записки

Контрольно-ревизионный Начальнику департамента отдел торговли О.Ф. Крючкову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 22.05.2006 Москва О назначении документальной ревизии в магазине № 001 При проведении 09.04.2006 инвентаризации товарных фондов магазина № 001 обнаружены неучтенные товары на сумму 12 тыс. руб. Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина за период с 01.01.2005 по 09.04.2005. Начальник отдела В.И.Тюрин

Задания для самостоятельной работы

Составить и оформить докладные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях:

Ситуация I. 20 июня текущего года заместитель начальника производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (подчиняется Министерству связи РФ) Дубов М.И. обратился к начальнику Специального управления телефонной связи министерства Аксенову Г.С. с предложением выделить прямые провода и назначить телефонные номера новым абонентам по договорам.

Адреса абонентов: ул. Чехова, д. 7 (КРОСС АТС - 295) и пер. Сивцев Вражек, д. 3 (КРОСС АТС - 294).

Выделение прямых проводов необходимо для включения абонентов в сеть данных «Инфотел» с 1 июля текущего года.

Проекты договоров с абонентами подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ

Докладная записка зарегистрирована за № 34 и в день подписания отправлена в министерство.

Ситуация 2. Филиалы межбанковского объединения «Торбанк» расположенные в Москве и Московской области, задерживают представление ежемесячных отчетных бухгалтерских документов или представляют их с опозданием на 4-5 дней.

По этой причине сводные месячные отчеты объединение направляет в Центральный банк РФ также с нарушением установленных сроков.

Финансовый директор «Торбанка» Лепарев П.Н. 12 июля текущего года в докладной записке предложил президенту банка Федорову И.О. издать приказ об установлении единого срока представления отчетных бухгалтерских документов (28 числа каждого месяца) и о возложении персональной ответственности за соблюдение этого срока на директоров филиалов.

Ситуация 3. В Московском институте по повышению квалификации работников образования Правительства Москвы, созданы постоянно действующие курсы повышения квалификации кураторов муниципальных школьных округов.

Курсы работали на принципе самоокупаемости, однако в текущем учебном году для продолжения их деятельности необходимо дополнительное финансирование из Московского бюджета.

Ректор института, профессор Амосов В.В. обратился к руководителю Департамента образования Козиной Л Н с просьбой выделить 10 млн.руб. для поквартального финансирования деятельности курсов в текущем учебном году.

Ситуация 4. Главный бухгалтер Московского комбината по производству музыкальных инструментов и мебели Анохина Л.Н. 9 октября текущего года провела оперативную проверку состояния учета товарно-материальных ценностей на складе легковоспламеняющихся жидкостей.

Было установлено, что приходные и расходные документы на складе ведутся небрежно и сдаются в бухгалтерию с опозданием на 5-6 дней.

При проверке фактического наличия материалов по 24 наименованиям была установлена недостача 50 кг клея ПВА, 25 кг лака мебельного и 10 л. ацетона. Составлена ведомость остатков расходных материалов на 2 листах в 2 экземплярах.

Результаты оперативной проверки 10 октября текущего года были оформлены в докладной записке, которая с одним экземпляром ведомости была направлена директору комбината Ларионову В.М.

Ситуация 5. Заместитель руководителя Департамента внешних связей Правительства Москвы - Суров П.С. сообщил первому заместителю премьера правительства по комплексу социальной защиты Коробову В.А., что 15 сентября текущего года департамент провел переговоры с фирмой «Мерк» (Бельгия). Переговоры касались ассортимента и в расчетных ценах на фармацевтическую продукцию, предлагаемую для реализации в Москве по социально низким ценам.

П.С. Суров предложил определить, какие муниципальные аптеки могут стать базовыми для реализации товаров фирмы «Мерк», чтобы разрешить им заключить прямые договора о поставках малых партий (0,5 т) фармацевтической продукции с 1 января следующего года.

Докладная записка за № 24 была отправлена в Правительство Москвы 16 сентября текущего года.

Ситуация 6. В управлении по кадрам Академии внешней торговли Министерства внешних экономических связей РФ освободилось место инспектора, по персоналу.

Начальник управления Уваров Л.Н. ходатайствует о переводе специалиста учебно-мегодического отдела Сафоновой А.П., окончившей в прошлом году факультет управления Российского государственного гуманитарного университета (специализация - «управление персоналом»), на работу по специальности с 10 сентября текущего года.

Докладная записка на имя проректора академии Петрова И.К. была составлена 4 сентября, в тот же день завизирована начальником учебно-методического отдела Ерохиным B.C. и 5 сентября представлена на рассмотрение.

Ситуация 7. В акционерной страховой компании «Аском» проведен анализ подбора и расстановки кадров руководителей с высшим специальным образованием.

В текущем году в исполнительной дирекции компании только 7 начальников отделов и секторов из 16 имели высшее экономическое и финансовое образование. В филиалах и отделениях компании 52% должностей руководителей замещены специалистами с высшим специальным образованием.

Начальник управления кадров Кононов A.M. 15 апреля текущего года предложил президенту «Аском» Узлову B.C. заключить договоры с Российской академией управления ежегодной целевой платной подготовке 2 специалистов по специальности «Экономист-менеджер страхового дела» и о повышении квалификации специалистов с высшим образованием по специализации «финансы и учет в страховом деле».

Ситуация 8. Государственный комитет РФ по образованию является постоянной базой прохождения производственной практики студентов 3 курса факультета управления Российского государственного гуманитарного университета.

20 мая начальник отдела международных связей вузов Пономарев Г.С. обратился к управляющему Костанову Ю.А., организующему работу студентов в Госкомитете, с просьбой направить в отдел 3 студентов для подготовки документов к сдаче в центральный архив и разработки рекомендаций по уточнению номенклатуры дел отдела на следующий год.

Производственная практика в отделе планируется с 1 по 20 июня, а с 21 июня по 17 июля - в Управлении внешних сношений Министерства науки и технической политики РФ, что обеспечит выполнение работ по всем разделам и темам программы практики.

Ответственным за прохождение студентами производственной практики в отделе будет назначен главный специалист по международным связям вузов Лаврушин Т. А.

Ситуация 9, Коммерческий директор торгового акционерного общества «Торговый дом «Вест» 10 ноября текущего года направил заместителю председателя правления - генеральному директору Исаеву Л.А. докладную записку о направлении в командировку ведущего специалиста коммерческого отдела Дементьева Т.И. и эксперта Нефедова С.С.

В Санкт-Петербурге с 12 по 14 ноября состоится пушной международный аукцион «Русский мех», в котором специалистам торгового дома «Вест» необходимо принять участие с целью изучения конъюнктуры спроса на меховые изделия.

Ведущему специалисту Дементьеву Т.Н. целесообразно также оформить доверенность на участие в торгах и заключение контрактов.

Ситуация 10. Совместное российско-шведское предприятие «Виттер», зарегистрированное в г. Москве, построило собственную гостиницу для приема иностранных партнеров в поселке Голицыне Одинцовского района Московской области.

Гостиница не является юридическим лицом и не имеет самостоятельного расчетного счета. До ее открытия предприятие «Виттер» должно встать на учет в Администрации Московской области по внешнеэкономической деятельности (ВAMО) и сообщить о кодах, присвоенных предприятию органами стандартизации в момент регистрации.

20 ноября текущего года генеральный директор предприятия Филиппов С.А. направил докладную записку № 8, в которой информирует, что «Виттер» на территории Московской области предполагает осуществлять следующие виды деятельности:

- гостиничные услуги – 91620;

- реклама – 84300;

-транспортно-экспедиционные услуги – 51500;

- розничная торговля – 71211

- общественное питание-71311.

Коды по Общесоюзному классификатору отраслей народного хозяйства (OKОHX) были присвоены в момент регистрации предприятия 16.09.2005 свидетельство № 22-322-46/02-0376.

Занятие 6. Тема: Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, объясняющий причину какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа. Например, плана, отчета, проекта, постановления, приказа и др. В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Объяснительная записка составляется по указанию руководителя предприятия, структурного подразделения или вышестоящей организации, 8 также по инициативе конкретного работника, структурного подразделения или предприятия.

В зависимости от содержания объяснительные записки условно делятся ни две группы. В первую группу входят объяснительные записки, содержащие объяснение причин, действий, поступков, поведения работников предприятия. Они часто являются основаниями для издания распорядительных документов. Ко второй группе относятся объяснительные записки, поясняющие содержание планов, отчетов, обосновывающие необходимость принятия подготовленных проектов решений или содержащие расчеты, экономические обоснования и др.

Оформление объяснительных записок осуществляется строго по установленным правилам. Особенности оформления зависят от того, является ли документ внутренним или направляется за пределы данного предприятия, если является внешним.

Внешняя объяснительная записка оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А4 с воспроизведением реквизитов по образцу общего бланка.

В состав типового формуляра внешней объяснительной записки входят следующие реквизиты:

- наименование министерства или ведомства указывается на бланках предприятий и организаций, имеющих прямое или административное подчинение;

- реквизит располагается в левом верхнем углу листа бумаги от границы левого поля документа;

- наименование предприятия или организации - автора документа и оформляется через два интервала от границы левого поля документа;

оформление этих реквизитов должно соответствовать требованиям законодательства, нормативным актам и учредительным документам;

- название вида документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА оформляется прописными буквами через два интервала от границы левого поля;

- дата объяснительной записки оформляется установленным способом от границы левого поля через два интервала и является датой ее составления и подписания, а также должна являться датой ее отправки или передачи адресату;

- дата проставляется лицом, подписывающим документ;

- индекс (номер) объяснительной записки помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер, иногда он может включать номер дела по номенклатуре;

- место составления или издания содержит указание населенного пункта, где автор документа имеет зарегистрированный юридический адрес, располагается через два интервала от границы левого поля документа; сокращения и обозначения должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи РФ;

- адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки от 4-го положения табулятора и формулируется в соответствии с установленными требованиями в именительном падеже; адресование первому руководителю или его заместителям пишется в дательном падеже, причем в наименование должности включается полное наименование предприятия или организации-адресата;

- адресование конкретному должностному лицу осуществляется следующим образом: наименование предприятия пишется – в именительном падеже, наименование должности и фамилии - в дательном падеже;

- заголовок к тексту объяснительной записки оформляется в левом верхнем углу через 2-3 интервала после реквизита «место составления» от границы левого поля и оформляется через один интервал, к тексту объяснительной записки, состоящей не более чем из 6-8 строк, заголовок не составляется;

- структура текста объяснительной записки зависит от цели ее создания.

Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа могут быть оформлены, как одна часть текста и располагаться по степени их значимости.

Они могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

В случае необходимости в объяснительной записке выделяются две части: - в одной части кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов, событий.

В другой части объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства; в зависимости от конкретной управленческой ситуации в тексте объяснительной записки может быть выделено:

- введение, подготавливающее к восприятию последующей информации и отражающее тему текста;

- текст может быть представлен также в виде таблицы;

- внешнюю объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях - его заместители в пределах их компетенции;

- подпись оформляется через 2-3 интервала после текста от границы левого поля и включает наименование должности, личную подпись и от 6-го положения табулятора ее расшифровку на уровне последней строки в наименовании должности; инициалы располагаются перед фамилией.

Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю предприятия или структурного подразделения. Она оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. В состав типового формуляра внутренней объяснительной записки входят следующие реквизиты:

•наименование структурного подразделения - автора оформляется в левом верхнем углу листа бумаги от границы левого поля;

• название вида документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА) оформляется через два интервала от границы левого поля;

• дата объяснительной записки оформляется установленным цифровым способом и является датой ее составления и подписания;

• индекс (номер) проставляется на внутренних объяснительных записках только в случае необходимости;

• адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки документа и пишется в дательном падеже;

• реквизит состоит из указания конкретного наименования должности, фамилии и инициалов руководителя;

• заголовок к тексту располагается через 2-3 интервала ниже даты от границы левого поля; если текст объяснительной записки не превышает 6-8 строк, заголовок не составляется;

• текст внутренней объяснительной записки состоит, как правило, их двух логических смысловых частей: в первой содержится подтверждение событий, поведения, признание совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй - объяснение причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда ссылка на оправдательные документы; части текста могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения;

• документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке; если приложения полностью названы в тексте, то отметка об их наличии оформляется по образцу: Приложение: на 1 л. в 1 экз.; если документы в тексте не названы, то в отметке о приложении дается их полное описание;

• подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего объяснительную записку, его личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Пример оформления внешней объяснительной записки

Северный административный Начальник отдела Госинспекции округ Москвы цен ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Префектуры Северного 12.12.2006 № 17 административного округа Москва П.Л. Кострикову О размере торговой надбавки I декабря 2006 года Управление потребительского рынка утвердило ассортиментный перечень товаров, которые магазин должен реализовать по социально низким ценам в подарочных наборах к Новому году. В пуншах 6. «Сахар» и 7 «Кондитерские изделия» при расчете розничной цены процент торговой надбавки составил 15%, что соответствует распоряжению Правительства Москвы от 25.11 2006 Генеральный директор Г.Д. Андреев

а