Задания для самостоятельной работы

Составить и оформить протоколы, по следующим управленческим ситуациям:

Ситуация 1. 15 сентября текущего учебного года в ИГУМО состоялась студенческая научная конференция факультета МЭО, на которой присутствовали преподаватели и аспиранты факультета (всего 85 человек). Протокол вела инспектор учебной части Семенова Т.С. Конференция была посвящена проблемам изучения текстового документирования.

Доклад на эту тему сделала студентка 3 курса дневного отделения Семенова Е.К..

Докладчику был задан вопрос о времени появления письменности и известных первых рукописных документах.

В обсуждении доклада приняли участие трое участников конференции.

Петров Д.К., студент 4 курса дневного отделения, высказал сомнение, можно ли историю письменности начинать с доначертального способа передачи информации?

Вторым выступил аспирант Кузьмин Л.В., отметивший четкость изложения материала докладчиком, точное определение им исторических рамок каждого этапа развития письменности. Он подчеркнул актуальность изучения особенностей применения пиктографического письма в современных условиях передачи информации.

В выступлении Акимова Г.С., студента 3 курса дневного отделения, было подчеркнуто значение изучения древнейших документов, в первую очередь документов Древней Руси.

На конференции было сделано также особое сообщение аспиранта кафедры документоведения Сидорова А.К. о составе рукописей Кумранской общины. В сообщении было уделено внимание уставу общины - документу о структуре, социальном строе, идеологических представлениях и об организации управления.

Докладчику был задан вопрос, как могли сочетаться демократические принципы организации общины (демократическая процедура избрания должностных лиц) со строгим дисциплинарным уставом.

Итоги дискуссии были подведены председателем - заместителем декана по научной работе Валовой Л.И. Она говорила о значении изучения истории письменности для понимания роли документа в общественной жизни, о необходимости организации и проведения подобных конференций силами всех кафедр факультета.

Было решено одобрить научный доклад и отметить его высокий научный уровень, просить деканат включить текст доклада и сообщения в сборник научных трудов факультета, поручить председателю конференции создать постоянный оргкомитет по организации и проведению научных студенческих конференций к 1 октября текущего года.

Ситуация 2. 22 ноября текущего года состоялось четвертое заседание правления акционерного общества «Энергомашэкспорт». Обсуждались вопросы о поставке за рубеж турбин, железнодорожного оборудования, подвижного состава и об организации второго выпуска акций. С сообщением об экспорте выступил председатель правления - генеральный директор Потапов В.О. Он перечислил заключенные обществом контракты на поставку турбин в Канаду и железнодорожного оборудования и подвижного состава в страны Латинской Америки, а также назвал контракты на поставку оборудования для электростанций в Мексике, Греции, Аргентине.

Кроме того, он отметил, что общество закончило монтаж турбин десяти блоков электростанции в Китае, участвовало в строительстве туннеля под Ла-Маншем (поставляло металлоконструкции).

Члены правления задали следующие вопросы докладчику: выдерживают ли российские товары конкуренцию на мировом рынке и есть ли проблемы в подборе кадров специалистов.

В ответе на первый вопрос председатель правления подчеркнул, что тяжелое оборудование пользуется устойчивым спросом за рубежом, в принципе оно конкурентоспособно на мировом рынке, правда, в некоторых случаях нуждается в усовершенствовании.

О проблеме кадров председатель правления сказал, что сотрудники общества имеют опыт работы в промышленности и во внешней торговле и, как правило, имеют два образования - техническое и высшее коммерческое.

По второму вопросу повестки дня выступил финансовый директор общества - Николаев П.Н. с сообщением об организации второго выпуска акций. Он отметил, что каждый акционер заинтересован в том, чтобы вложенные деньги приносили прибыль. Поэтому большинство считает, что средства целесообразно вложить в развитие акционерного общества и привлечь дополнительные средства за счет выпуска в текущем году акций номинальной стоимостью 500 руб. На сумму 160 т. руб.

Правлением было решено разработать программу переоформления заключения контрактов на заграничные поставки оборудования к 10 января текущего года (ответственный - заместитель председателя правления Махов B.C.) и продолжить политику вложения заработанных средств в развитие акционерного общества. Решено привлечь дополнительные средства за счет второго выпуска акций со 2 января следующего года.

Председательствовал на заседании Потапов В.О., присутствовали члены правления Мелентьев Ю.С., Шумаков А.Е., Смирнов Ю.А., Алексеев С.К.

Протокол вела помощник генерального директора Кузнецова О.Н., которая по должности является секретарем правления.

Ситуация 3. 12 декабря текущего года на заседании художественного совета (в состав которого входят 15 человек) акционерного общества киновидеообъединения «Арка» режиссер-постановщик картины «Россия - X XI веке» Соловьев С.К. дал пояснения к постановочному проекту фильма.

В режиссерском сценарии, входящем в проект, особое внимание было уделено режиссерской, операторской и звукооператорской экспликации постановки фильма в целом, а также его отдельных сцен и эпизодов. Важнейшая задача режиссера-постановщика - подбор кадров. Проведены фото пробы, закончены кино- и видео пробы всех предложенных актеров.

Членами Совета были заданы вопросы о сроках заключения договоров с актерами, не состоящими в штате киностудии, и о порядке оформления работы несовершеннолетних актеров.

Директор картины Петров Д.И. пояснил, что договор с актером, не состоящие в штате киностудии, заключается на время съемок фильма. С несовершеннолетними актерами также заключаются договоры.

Выступившие члены Совета Харитонов A.M., Ковалев И.О., Панкин Г.Б. отметили, что в представленном проекте нечетко оговорены производственные и бытовые условия мест натурных съемок. Эскизы комбинированных съемок заслуживают особого одобрения. Эскизы декораций по кинофильму уже рассмотрены и утверждены художественным советом на предыдущем заседании (протокол № 12 от 12 ноября текущего года).

Решено признать, что разработанный съемочной группой постановочный проект по кинофильму «Россия - XX век» соответствует режиссерскому сценарию и установленным производственно-экономическим показателям, может быть утвержден и запущен в производство с 5 января т.г.

Председателем художественного совета является Говоров С.Ф., а секретарем избрана Филиппова И.Л.

Ситуация 4. 10 мая текущего года проведена учредительная конференция Всероссийского добровольного общества «Культурное возрождение» (общественная организация), на которой присутствовало 112 человек. Конференция ставила целью учреждение общества и утверждение его устава. На конференции был избран Центральный совет общества.

В президиуме конференции находилось 15 представителей инициативной группы, Министерства культуры РФ и иностранные гости.

Председательствовал академик Филатов П.Е., за запись хода заседания отвечала член инициативной группы Березина М.П.

С докладом выступил член инициативной группы, научный сотрудник Института проблем сравнительной политологии РАН Кравченко В.И. Он говорил о причинах создания общества, его целях и задачах. Потребность в восстановлении и развитии культурного богатейшего наследия, в возрождении и творческом продолжении лучших культурных традиций вызвала к жизни идею организации общества. Задача состояла в том чтобы - способствовать созданию в обществе атмосферы творчества и духовной свободы.

Докладчику были заданы вопросы о конкретной программе общества и формировании денежных средств.

Докладчик ответил, что основные направления деятельности зафиксированы в проекте устава, программы будут разрабатываться с учетом предложений местных организаций. Денежные средства должны образовываться за счет доходов от мероприятий общества и помощи его коллективных членов.

Выступивший доктор филологических наук, профессор МГУ Иванов В.В. сказал, что спасти культуру можно при условии воспитания детей в лучших культурных традициях.

Профессор университета Буффало (США) Джон Огдон говорил о необходимости обмениваться опытом в деле создания свободной культуры.

Бахтина Е.А. (ученый секретарь Библиотеки иностранной литературы) зачитала приветственное письмо академика Лихачева.

Об уставе общества, проект которого был роздан участникам конференции при регистрации, сделал доклад, академик Рыжов Ю.А. Он подчеркнул, что добровольное общество «Культурное возрождение» не должно иметь политической направленности, а быть по своему характеру историко-культурным.

От имени участников конференции Соболева К.С. (заместитель директора Российской исторической библиотеки) предложила избрать открытым голосованием в члены Совета Всероссийского добровольного общества «Культурное возрождение академиков Рыжова Ю.А., Филатова П.Е. Кроме того, старшего научного сотрудника Института проблем сравнительной политологии Кравченко В.И., профессора МГУ Иванова В.В., академика РАЕН Афанасьева Ю.Н. Каждая кандидатура была избрана единогласно.

Решением конференции было учреждено Всероссийское общество «Культурное возрождение», утвержден его устав (единогласно) и избран Центральный Совет, которому поручено подготовить документы для регистрации общества в Министерстве юстиции РФ к 1 июня текущего года.

Ситуация 5. 20 мая текущего года на заседании местного комитета профсоюза Министерства социальной защиты РФ обсуждались вопросы организации отправки детей на отдых и выделения санаторных путевок сотрудникам министерства.

Была заслушана информация председателя месткома Пичугина П.С. о том, что в июле детей вывезут в Подмосковный лагерь «Быково» в одну смену.

Сбор и отправка детей назначены на 6 июля в 10 часов у главного входа в здание министерства.

Выступивший член месткома Сидоров К.С. предложил выделить ведомственные автобусы, а не заказывать их в автопарке.

О распределении путевок в санаторий «Березовая роща» сделал coo6щение член месткома, председатель комиссии по социальному страхованию Елисеев Е.М., который сказал, что в санатории забронированы за министерством 24 места, что позволит удовлетворить просьбы всех нуждающихся сотрудников, написанием заявления.

Местком решил выделить путевки в санаторий всем нуждающимся в лечении сотрудникам министерства, написавшим заявления, а также поручил заместителю председателя месткома Крючкову П.О. составить списки детей по отрядам к 10 июня и организовать использование ведомственных автобусов для выезда каждого отряда в подмосковный лагерь.

Протокол заседания вела казначей Изотова B.C., на заседании присутствовали все члены месткома - Пичугин П.С., Сидоров К.С., Расторгуева И.С., Андреева М.К., Крючков П.О.

Ситуация 6. Физические лица Залесов Евгений Александрович, Минаков Борис Борисович, Залесова Валентина Егоровна, Шевардин Николай Никитович и Богданов Николай Иванович создали консультативно-посредническое предприятие «МИГ» с юридическим статусом товарищества с ограниченной ответственностью. Предприятие зарегистрировано Ленинградским филиалом Московской регистрационной палаты 7 апреля текущего года по адресу: Москва, ул. Смольная, д. 17, корп. 1.

10 апреля на заседании правления, состоящего из учредителей, рассматривались вопросы об утверждении плана развертывания деятельности предприятия на текущий год и о назначении Залесова Е.А. на должность директора. Назначение директора состоялось единогласно по предложению Минакова Б.Б.

Залесов Е.А. счел необходимым начать деятельность предприятия с оказания коммерческих и информационно-посреднических услуг по договорам с производственными фирмами и представил подробный план.

Член правления Шевардин Н.Н. высказал мнение о необходимости включить в план совместную деятельность с туристическими фирмами г. Москвы.

Правление решило план утвердить и заслушать отчет о его выполнении 1 октября. Протокол заседания правления подписали Минаков Б.Б. и

Залесова В.Е.

Ситуация 7. 8 июля текущего года заместитель генерального директора хозрасчетного объединения «Центр научно-технических связей» Российской торгово-промышленной палаты Акопов Р.С. провел совещание руководителей отделов и служб (13 человек) об основании новых представительств инофирм в г. Москве.

Он перечислил названия 10 фирм, выразивших желание открыть свои представительства, и назвал условия заключения договоров - предоставление жилья сотрудникам и помещений под торговые залы и офисы. Реализация этих условий сдерживается из-за отсутствия свободных помещений в Центре международной торговли на Краснопресненской набережной.

Докладчику были заданы вопросы.

На вопрос, какие обязательства должно взять на себя объединение, Акопов Р.С. ответил, что оно может решить вопросы проектирования, организации ремонтно-реставрационных работ и нового строительства. Центральный административный округ г. Москвы выделил нежилые помещения и участок земли для строительства объектов сервисного обслуживания представительства инофирм.

На совещании было решено начать подготовку к заключению договоров с инофирмами с 1 сентября текущего года (ответственный - начальник договорно-правового отдела Симонов Е.С.).

К 15 июля всем отделам и службам объединения разработать и представить планы и необходимую сметно-финансовую документацию на реконструкцию, строительство и эксплуатацию зданий и помещений с привлечением иностранных и российских инвесторов.

Совещание протоколировалось секретарем заместителя генерального директора Тимофеевой Н.Н.

Ситуация 8. На втором заседании Совета директоров Северо-восточного акционерного коммерческого банка (СВАК-Банк, г. Магадан, ул. Пролетская, д. 25) 10 июня текущего года обсуждалась стратегия развития банка во втором полугодии. Председательствовал президент СВАК-Банка Яблоков С.С., присутствовали члены Совета Гончаров П.Н., Филатов С.П., Лебедев A.Г, Чернышев И.С.

Яблоков С.С. представил проект объединения головного банка и всех его филиалов в единую организационную систему, обеспеченную модемной, компьютерной сетью и мощными средствами связи, включая спутниковую. Единая информационная система ускорит осуществление всех банковских операций. Образуется мощный банковский концерн, который может взять на себя инвестирование промышленности и научных проектов е только в регионах Северо-востока, но и в Центральной России.

Вице-президент банка Гончаров П.Н. сообщил, что банковская система СВАК устанавливает контакт с биржами. При участии структур СВАК-Банка недавно создана Международная биржа независимой науки, организатором которой выступил один из учредителей банка - Лига независимых ученых.

Директор филиала банка в г. Хабаровске Мичурин Н.П. говорил о необходимости участия в развитии коммерческих структур - предприятий новых форм собственности и фондов, в состав учредителей которых право входить банк.

Совет директоров решил организовать разработку концепции создания банковского концерна СВАК-Банка (ответственный - президент Яблоков С.С.) к 1 августа текущего года.

Протокол заседания вела секретарь Совета директоров (по должности) Бабакова М.И.

Ситуация 9. 16 марта текущего года состоялось второе заседание правления товарищества с ограниченной ответственностью малого предприятия «Мечта», посвященное утверждению размера фонда заработной платы для составления штатного расписания предприятия на второй квартал.

Главный бухгалтер предприятия Смирнова Н.В. зачитала проект штатного расписания и обосновала процент увеличения фонда заработной платы.

Член правления Антонов Г.С. высказался за увеличение фонда заработной платы на 25% и соответствующее увеличение ставок должностных окладов.

Директор предприятия Золотарев Е.И. рассказал о планах и направлениях прибыли в фонд развития предприятия и возможности увеличить фонд заработной платы только на 20%.

Правление решило увеличить фонд заработной платы во втором квартале текущего года на 20% и поручить директору, утвердить штатное расписание предприятия.

Решение было принято единогласно всеми членами правления (Золотарев Е.И., Антонов Г.С., Селезнев И.П., Яковлев П.Т и Галкин М.М.).

Протокол подписан председателем правления Золотаревым Е.И. и секретарем (по должности) Митиной О.Г.

Ситуация 10. 23 октября текущего года состоялось очередное восьмое заседание комиссии при Правительстве Москвы по культуре, искусству и охране исторического наследия о судьбе мемориальных сооружений эпохи тоталитаризма, расположенных в центре Москвы.

В составе комиссии на постоянной основе работают 25 человек, председателем является академик Незнамов В.В., секретарем - профессор Соколов В.А.

На заседании присутствовали 21 член комиссии, а также приглашенные - заместитель начальника государственной инспекции по охране памятников истории и культуры по Москве Лобанов А.В., член Правительства Москвы Петровский В.Б., председатель Комитета по культуре Правительства Москвы Бадаев Б.И., префект Центрального административного округа г. Москвы Платонов Е.В.

Заместитель председателя комиссии Киреев С.В. поставил вопрос о необходимости решить судьбу памятников эпохи тоталитаризма достойным цивилизованных людей способом, о разработке системы мероприятий по рациональному размещению, использованию и сохранению.

В выступлении Лобанова А.В. содержались сведения о количестве зарегистрированных в столице крупных памятников деятелям коммунистического движения (117), об отсутствии учета мелких тиражных скульптур из гипса, бетона и мраморной крошки, размещенных в скверах и дворах, о необходимости приведения количества мемориальных сооружений к разумной достаточности.

Член комиссии Масленников И.В. подчеркнул, что основными критериями оценки памятников должны служить их художественные достоинства и уместность расположения и установки.

Бадаев Б.И. заметил, что местом хранения сносимых памятников могут быть запасники Музея истории и реконструкции Москвы или Музея архитектуры им. А.В. Щусева. Могут быть также организованы постоянные или временные экспозиции мемориальных памятников эпохи тоталитаризма.

Решено создать при Комитете по культуре Правительства Москвы к 1 ноября текущего года специальный экспертный совет для выработки рекомендаций о сохранении, переносе или размещении в спец экспозициях мемориальных сооружений.

Было также дано поручение Комитету по культуре к 1 декабря разработать план перемещения мемориальных памятников, согласовав его с их юридическими владельцами и органами государственной охраны.

Занятие 4. Тема: Справка информационная

Справка - документ, содержащий подтверждение или описание фактов, событий и управленческих ситуаций. Она составляется по требованию руководителя организации, ее структурного подразделения, вышестоящего органа управления или по просьбе сторонней организации и может являться основанием для управленческих решений и издания распорядительных документов.

Оформление информационных справок должно соответствовать установленным требованиям. Однако, в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется за пределы организации или предприятия, оформление справки имеет свои особенности.

Справка, направляемая за пределы данного предприятия, называется внешней и оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4, А5 с расположением реквизитов по образцу бланка конкретного вида документа.

При оформлении информационных справок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Информационная справка оформляется с применением следующих реквизитов:

Наименование министерства или ведомства (в случае прямого отраслевого или административного подчинения) - располагается от границы левого поля документа.

Наименование организации или предприятия с указанием организационно-правовой формы, соответствующее законодательству, нормативным и учредительным документам - располагается через два межстрочных интервала от границы левого поля документа.

Название вида документа (СПРАВКА) - оформляется через два интервала or границы левого поля.

Дата информационной справки оформляется принятым цифровым способом и является датой составления и подписания документа - располагается через два интервала от границы левого поля.

Индекс (номер) справки помещается после даты на одной строке с ней и может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер справки или просто порядковый номер; на справках, оформляемых не на общем бланке, индекс можно не указывать;

Реквизит «место составления или издания» содержит указание населенного пункта, где имеет зарегистрированный юридический адрес организация или предприятие - автор документа.

Адресат оформляется в верхнем правом углу от 4-го положения табулятора и формулируется с соблюдением установленных правил. Например, адресование организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже. Первому руководителю или его заместителю - в дательном падеже, причем в наименование включается полное наименование организации. Адресование конкретному должностному лицу оформляется следующим образом - название организации в именительном падеже, наименование должности - в дательном падеже, затем инициалы и фамилия.

Заголовок к тексту информационной справки оформляется в левом верхнем углу через 2-3 интервала от нулевого положения табулятора. Заголовок начинается отглагольным существительным с предлогом «О» (о регистрации и открытии счета) и состоит обычно не более чем из 3-5 строк, напечатанных через один интервал.

Текст справки содержит изложение фактов, событий, перечисление ситуаций, норм, положений, которые располагаются в тексте по степени их значимости. Справка может быть оформлены в виде анкеты, таблицы, сплошного связного текста или сочетания этих форм.

При использовании таблицы ее оформление должно соответствовать требованиям ГОСТ 1.5-85 - графы и строки должны иметь заголовки, выраженные с помощью существительного в именительном падеже, при этом заголовки оформляются с заглавной буквы, а связанные с ними подзаголовки - строчными. Связный текст может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с установленными требованиями.

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от нулевого положения табулятора и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме букв заглавных). Она располагается на уровне последней строки в наименовании должности.

Инициалы располагаются перед фамилией.

Внешнюю информационную справку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия, а в некоторых случаях - его заместители в пределах их компетенции.

Внутренняя информационная справка составляется по требованию руководителя предприятия или его структурного подразделения. Она оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу бланка конкретного вида документа. В формуляр внутренней информационной справки входят следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения-автора оформляется в левом верхнем углу листа бумаги от нулевого положения табулятора;

• название вида документа (СПРАВКА) располагается на следующей строке через два межстрочных интервала от границы левого поля документа и оформляется прописными буквами;

• дата справки является датой ее подписания, оформляется установленным способом;

• индекс (номер) документа помещается на одной строке с датой составления и является ее порядковым номером; на внутренних справках номер проставляется только в случае необходимости;

• заголовок к тексту располагается через 2-3 межстрочных интервала в левом углу документа, он кратко и точно отражает содержание справки и начинается с предлога «О»; если текст внутренней справки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему не оформляется;

• текст внутренней справки составляется и оформляется по тем же правилам, что и текст внешней информационной справки;

• адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже; в адресате внутренней информационной справки указывается конкретное наименование должности, фамилии и инициалы руководителя;

• подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего справку и несущего ответственность за ее содержание, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).