И институт гуманитарного образования гумо

________________________________________________________________

Документационное обеспечение управления практикум

для студентов специальностей

080507, 08501, 08502

Москва 2011

Утверждено ректором ИГУМО

канд. юрид. наук Волынкиной М.В.

Рекомендовано кафедрой менеджмента

Протокол № 2 от 20 сентября 2013

Рецензенты:

д-р эконом. наук, проф. К. А. Раицкий

д-р эконом. наук, проф. А.П. Мячин

Документационное обеспечение управления: практикум составлен для студентов всех специальностей.

Сост .к.э.н., доцент Кондратьева С.И. М.: РИПО ИГУМО 2011 стр.90

Введение

Практикум предназначен для студентов всех специальностей, изучающих дисциплины «Документационное обеспечение управления».

Основной задачей практикума является приобретение навыков самостоятельного составления управленческих документов, наиболее часто встречающихся в процессе реализации управленческих функций организации.

Практикум состоит из двух частей. Первая часть носит информационный характер, необходимый для изучения правил документирования. Вторая часть это практическая включает 10 ситуаций по каждому виду документов. Занятия имеют одинаковую структуру по их проведению:

• теоретическая часть, включает основные правила и требования государственных стандартов и УСД к составлению конкретного вида документа;

• образец (пример) оформления вида документа;

• практическая часть, содержит набор управленческих ситуаций по видам.

• предложенная информация подлежит изучению и составлению студентом конкретного документа.

В соответствии с изменениями ГОСТа Р. 6.-30 - 2003г. практикум изменен и дополнен.

Правила оформления служебных документов

Деятельность каждой современной организации сопровождается созданием большого количества документов, являющихся по своему характеру управленческими.

Управленческий документ выступает в качестве инструмента управления, исполняющего роль движущей силы в организации и помогает осуществлять административную функцию.

Процесс документирования управленческой деятельности регламентируется государством. Согласно ГОСТу Р. 6 30 - 2003 документирование носит рекомендательный характер, но является одним из средств укрепления законности и контроля над правильностью составления документов в различных организациях и предприятиях Российской Федерации.

В качестве основных средств регулирования процессов составления и оформления управленческих документов, обеспечения их единообразия и условий для создания и обработки документов при помощи средств электронной техники выступают: государственные стандарты; общегосударственные классификаторы; унифицированные системы документации (УСД).

Требования к оформлению документов, возникающих в процессе управления, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

ГОСТ введен в действие с 1 июля 2003 года и обязателен для всех организаций, предприятий и объединений, расположенных на территории Российской Федерации.

ГОСТ Р. 6.30-2003 включает перечень состава реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам, схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков и др.

Согласно государственному стандарту все документы изготавливаются на бланках форматов А4 (210х297 мм) и А5(148х210 мм).

Бланки документов должны иметь следующие поля в мм:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Бланки документов изготавливаются типографским способом, при помощи средств оперативной полиграфии или воспроизводятся при помощи средств вычислительной техники непосредственно вместе с текстом при изготовлении конкретного документа.

В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой (реквизиты располагаются в левой верхней части бланка от нулевого до четвертого положения табулятора) и продольный бланк (реквизиты располагаются по всей ширине верхнего поля центрованным способом).

Для организации, её структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, представлены на рисунках 1-5.

Бланки документов проектируются в соответствии с расположением реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков представленной в приложения к Государственному стандарту, в которой обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов и показаны места для зон переменной информации.

Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Образцы представлены на рисунках 6, 7.

При составлении документов для вертикального (сверху вниз) перемещения по рабочему полю документа используются интервалы - 1, 1,5, 2 и более. Для горизонтального перемещения по рабочему полю используются положения табулятора - нулевое, первое, четвертое, шестое.

ГОСТ Р. 6.30-2003