Примерная схема расположения элементов заголовка

Постановления Приказы *) Протоколы [№-№] - автор - [содержание] - время Решения Подлинность, копийность Циркуляры Планы автор - [содержание] - время Отчеты Сведения Ведомости Сводки [автор] - содержание - [территория] – Время Справки Таблицы Дело автор(имя, отчество, фамилия) содержание - [территория] - [время] Материалы [автор] - содержание - [территория] -[ время] (виды и разновидности документов) Переписка корреспондент - содержание

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

2.3.2. Обобщенные и сложные заголовки.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Для компактности заголовка приходится прибегать к обобщенным заголовкам (дайте определение)

Избегайте заголовков, хотя бы отдаленно напоминающих тип “разные бумаги по разным вопросам” (“общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству” и т.п.). (Объясните, почему):

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую обобщенный.

Сложный заголовок (дайте определение)

2.3.3. Составление аннотаций.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Аннотация документов - это (дайте определение)

Перечислите категории документов, на которые составляются аннотации:

Укажите, какие элементы информации включает в себя аннотация, если:

- аннотация представляет собой заголовок отдельного документа;

- аннотация составляется на несколько однородных документов;

- аннотация содержит краткое описание содержания документа.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

2.3.4. Типовые заголовки.

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.

Укажите, какие элементы входят в типовой заголовок:

2.3.5. Требования, предъявляемые к заголовку.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. (Обьясните, почему):

2.3.6. Дифференцированный подход к описанию.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составителя внутренняя, подокументная опись.

2. 4. Особенности описания документов и дел личного происхождения.

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

Перечислите виды документов, характерные для дел личного происхождения.

Перечислите дополнительные элементы информации, которые присутствуют при описании дел личного происхождения.

2.5. Особенности составления заголовков документов и дел досоветского периода.

Состав и содержание документов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а так же дел, сформированных в делопроизводстве XVI-XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.

Особым своеобразием отличаются документы XV-XVII вв., т.к. в них отображается самобытный облик Российского государства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур госуправления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным, с точки зрения приема их описания. Если документы XV-XVII вв., из-за своеобразия делают возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII-XIX вв. такие заимствования, как правило, не производятся.

При описании документов и дел XV-XVII вв. Особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, названия должностей и титулов.

Укажите правила передачи должностей и титулов при описании документов

XV--XIX вв.

Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния. В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, так и к подданным слоям населения. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов (объясните, почему):