- •Тема 1 организация документов и дел архивного фонда российской федерации
- •1.1. Понятие об организации документов и дел Архивного фонда Российской Федерации
- •1.2. Архивоведческая терминология
- •1.3.Организация документов на уровне Архивного фонда Российской Федерации.
- •1.4. Организация документов в пределах архива.
- •Контрольные вопросы.
- •Список основных источников и литературы по теме Источники:
- •Литература:
- •Тема 2. Аналитико - синтетическая обработка ретроспективной документной информации
- •2.1.Понятие об описании документов и дел.
- •2.2. Этапы и способы описания.
- •2.3. Информационные характеристики документов и дел.
- •2.3.1. Элементы заголовка дела.
- •Примерная схема расположения элементов заголовка
- •2.3.2. Обобщенные и сложные заголовки.
- •2.3.3. Составление аннотаций.
- •Контрольные вопросы:
- •Дополнительное задание
- •Cписок основных источников и литературы по теме Источники
- •Литература
- •Тема 3. Экспертиза ценности документов
- •3.1. Экспертиза ценности документов на основе критериев
- •3.1.1. Понятие об экспертизе ценности документов.
- •3.1.2. Задачи экспертизы ценности документов.
- •3.1.3. Критерии экспертизы ценности
- •3.1.4. Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.
- •Контрольные вопросы
- •Дополнительное задание
- •Список основных источников и литературы по теме: Источники.
- •Литература.
- •3.2. Экспертиза ценности документов по перечням
- •3.2.1. Понятие о перечнях документов
- •3.2.2. Типовые перечни
- •3.2.3.Перечни документов с указанием сроков хранения.
- •3.2.4.Перечни документов, подлежащих постоянному хранению.
- •3.2.5. Перечни документов постоянного и временного хранения.
- •Контрольные вопросы.
- •Список основных источников и литературы по теме Источники.
- •Литература.
- •Тема 4. Создание архивной описи
- •4.1. Понятие ” архивная опись”
- •4.2. Организация документов и дел в пределах архивного фонда.
- •Основные классификационные признаки
- •Второстепенные классификационные признаки
- •4.3. Составление собственно описи.
- •4.4. Составление справочного аппарата к описи
- •4.5. Переработка и усовершенствование описи.
- •Контрольные вопросы
- •Список основных источников и литературы по теме. Источники.
- •Литература.
- •Тема 5. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации
- •5.1. Понятие об учете архивных документов.
- •5.2. Принципы учета архивных документов.
- •5.3. Единица учета документов Архивного фонда рф
- •5.4. Понятие о Реноменте государственного учета документов Архивного фонда рф.
- •5.5. “Внутренние учетные документы”
- •5.6. “Документы централизованного государственного учета.”
- •Контрольные вопросы
- •Дополнительное задание
- •Список основных источников и литературы по теме Источники.
- •Литература.
5.4. Понятие о Реноменте государственного учета документов Архивного фонда рф.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством Юстиции 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также впервые - для всех, в том числе негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е годы не просто. Первоначально по Основам законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, все документы государственной и негосудраственной части АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов предоставлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответсвии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов ( негосударственной части АФ РФ ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАС РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной архивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с государственной архивной службой и взваливании на себя работы по учету документов.
Внимание!
Документы негосударственной части архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ. (См. п. 2.4. Регламента).
Практическая работа по учету представляет собою процесс составления и ведения учетных документов.
Под учетным документом понимается (дайте определение) -
Все учетные документы делятся на “внутренние”, которые составляются и остаются в архиве, и “документы централизованного государственного учета”, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.
Состав “внутренних учетных документов” и “документов централизованного государственного учета” различен в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве .
5.5. “Внутренние учетные документы”
“Внутренние учетные документы” архива служат основой для всех сводных форм - если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период - никакой сводной статистики получить не удастся.
Основной “костяк” учетных документов в государственных и ведомственных архивах совпадает.
Укажите, какие данные заносятся в следующие учетные документы:
- книга учета поступлений ( укажите, в чем ее назначение)
- список фондов ( укажите, в чем назначение)
- лист фонда ( укажите, в чем назначение)
- архивная опись ( укажите, в чем назначение)
- дело фонда ( укажите, в чем назначение)
Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись дополнительные учетные документы. Укажите, в чем назначение:
топографического указателя ( укажите, в чем назначение)
описей страхового фонда ( укажите, в чем назначение)
реестров описей ( укажите, в чем назначение)
картотек и книг учета движения фондов ( укажите, в чем назначение)
книг учета документов, передаваемых в другие архивы ( укажите, в чем назначение)
книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению. ( укажите, в чем назначение)
Полистный учет документов осуществляется на основе “внутренних описей” и “листа -заверителя” дела ( укажите, в чем назначение)
.
Внимание!
Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в нем хранятся документы временного и постоянного хранения и документы по личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.