- •Тема 1 организация документов и дел архивного фонда российской федерации
- •1.1. Понятие об организации документов и дел Архивного фонда Российской Федерации
- •1.2. Архивоведческая терминология
- •1.3.Организация документов на уровне Архивного фонда Российской Федерации.
- •1.4. Организация документов в пределах архива.
- •Контрольные вопросы.
- •Список основных источников и литературы по теме Источники:
- •Литература:
- •Тема 2. Аналитико - синтетическая обработка ретроспективной документной информации
- •2.1.Понятие об описании документов и дел.
- •2.2. Этапы и способы описания.
- •2.3. Информационные характеристики документов и дел.
- •2.3.1. Элементы заголовка дела.
- •Примерная схема расположения элементов заголовка
- •2.3.2. Обобщенные и сложные заголовки.
- •2.3.3. Составление аннотаций.
- •Контрольные вопросы:
- •Дополнительное задание
- •Cписок основных источников и литературы по теме Источники
- •Литература
- •Тема 3. Экспертиза ценности документов
- •3.1. Экспертиза ценности документов на основе критериев
- •3.1.1. Понятие об экспертизе ценности документов.
- •3.1.2. Задачи экспертизы ценности документов.
- •3.1.3. Критерии экспертизы ценности
- •3.1.4. Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.
- •Контрольные вопросы
- •Дополнительное задание
- •Список основных источников и литературы по теме: Источники.
- •Литература.
- •3.2. Экспертиза ценности документов по перечням
- •3.2.1. Понятие о перечнях документов
- •3.2.2. Типовые перечни
- •3.2.3.Перечни документов с указанием сроков хранения.
- •3.2.4.Перечни документов, подлежащих постоянному хранению.
- •3.2.5. Перечни документов постоянного и временного хранения.
- •Контрольные вопросы.
- •Список основных источников и литературы по теме Источники.
- •Литература.
- •Тема 4. Создание архивной описи
- •4.1. Понятие ” архивная опись”
- •4.2. Организация документов и дел в пределах архивного фонда.
- •Основные классификационные признаки
- •Второстепенные классификационные признаки
- •4.3. Составление собственно описи.
- •4.4. Составление справочного аппарата к описи
- •4.5. Переработка и усовершенствование описи.
- •Контрольные вопросы
- •Список основных источников и литературы по теме. Источники.
- •Литература.
- •Тема 5. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации
- •5.1. Понятие об учете архивных документов.
- •5.2. Принципы учета архивных документов.
- •5.3. Единица учета документов Архивного фонда рф
- •5.4. Понятие о Реноменте государственного учета документов Архивного фонда рф.
- •5.5. “Внутренние учетные документы”
- •5.6. “Документы централизованного государственного учета.”
- •Контрольные вопросы
- •Дополнительное задание
- •Список основных источников и литературы по теме Источники.
- •Литература.
2.3. Информационные характеристики документов и дел.
Информационными характеристиками каждого дела являются :
- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства ;
- название структурной части (функции, отрасли);
- индекс дела по номенклатуре ;
- заголовок дела ;
- крайние даты ;
- количество листов ;
- архивный шифр.
Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то... (укажите, как передается название учреждения)
Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.
Имейте в виду, если название структурной части менялось, то... (впишите, как поступают в таком случае)
Если учреждение не имело структуры, то указываются (впишите, как поступают в таком случае)...
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат : составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.
Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты (укажите, какие даты)
Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.
Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.
Знайте :
Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то... (укажите, как поступают в таком случае)...
Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.
Книги (кассовая , учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.
Копии документов - крайними датами являются (укажите, как поступают в таком случае)...
Помните : на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты :
(укажите, как поступают в таком случае)...
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шифр - это (дайте определение):