5.6. “Документы централизованного государственного учета.”

“Документы централизованного государственного учета” составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутренного учета.

Укажите, какие данные заносятся в следующие документы централизованного учета:

паспорт архива организации ( укажите, в чем назначение)

паспорт государственного архива ( укажите, в чем назначение)

карточка фонда ( укажите, в чем назначение)

сведения об изменении в составе и объеме фондов ( укажите, в чем назначение)

сведения о состоянии хранения документов организаций - источников комплектования государственного архива ( укажите, в чем назначение)

Внимание!

Помните, что необходимо строго соблюдать сроки представления документов централизованного учета в вышестоящие организации (Обьясните, почему?).

Контрольные вопросы

1. Что понимается под учетом архивных документов?

2. Что понимается под централизованным государственным учетом документов Архивного фонда РФ?

3. Назовите этапы учета архивных документов?

4. Каковы научные принципы учета документов АФ РФ? 5. Назовите единицы учета документов АФ РФ.

6. Что называют учетным документом?

7. В чем различие между “внутренними учетными документами архива” и “документами централизованного государственного учета?”

8. Каков состав основных “внутренних” учетных документов в ведомственном архиве?

9. Каков состав основных “внутренних учетных документов” в государственном архиве?

10. Каков состав “документов централизованного государственного учета” в ведомственном архиве?

11. Каков состав “документов централизованного государственного учета  в государственном архиве?

12. Каков состав “документов централизованного государственного учета” в органе управления архивным делом субъекта Федерации?

Тесты

1. Централизованному государственному учету подлежат:

- документы государственных, ведомственных, научных архивов, государственных музеев и библиотек, отраслевых фондов, а также негосударственных архивов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ;

- особо ветхие документы, пораженные грибком или имеющие другие “физические недостатки”;

- только уникальные и особо ценные документы, находящиеся в собственности государства, юридических лиц и частных лиц на территории Российской Федерации;

- документы государственной части Архивного фонда РФ (государственных архивов, музеев и библиотек, отраслевых фондов, ведомственных архивов, научных архивов);

- документы, вывозимые за пределы Российской Федерации;

- документы, выделенные к уничтожению и поступающие в пункты вторсырья.

2. Единица учета архивных документов Архивного фонда РФ это:

- единица измерения количества документов в архиве;

- единица хранения архивного материала, сформированная по авторскому, корреспондентскому, норминальному, тематическому и другим признакам;

- единица измерения длины архивных стеллажей (метр, сантиметр, дюйм и др.);

- лист фонда;

- сотрудник архива, основной должностной обязанностью которого является учет документов.

3. Принцип централизации учета означает:

- регламентирование Федеральной архивной службой ведения учетных документов всеми государственными, ведомственными и негосударственными архивами;

- ведение всех учетных документов в центральном органе управления архивной отрасли - Росархиве;

- ведение всех учетных документов в архиве директором архива;

- сосредоточение абсолютно всех учетных документов в одном месте - Федеральной архивной службе.

4. Принцип динамичности учета означает:

- непрерывное движение учетных документов от нижестоящих инстанций к вышестоящим;

- своевременное и оперативное отражение любого движения документов архива в учетных документах;

- раздел архивистики - наука о законах движения архивных документов.

5. Учетные документы представляются из негосударственных архивов в государственные:

- 1 раз в год;

- 1 раз в пять лет;

- по мере их составления;

- по запросу Федеральной архивной службы;

- по желанию составителя или собственника документов.

6. “Внутренняя опись” это:

- подокументная опись единицы хранения, подшитая в начале дела;

- список имущества архива;

- опись дел, хранящихся внутри архивной коробки;

- опись фонда с топографическим указателем о месте хранения документов;

- план здания архива.

7. При первом поступлении документов данного фонда в государственный архив делается запись:

- в списке фондов и книге учета поступления документов;

- только в списке фондов;

- только в книге учета поступления документов;

- в книге учета поступления и выбытия документов.

8. При повторном поступлении документов данного фонда в государственный архив делается запись:

- в списке фондов и книге учета поступления документов;

- только в списке фондов;

- только в книге учета поступления документов;

- в книге учета поступления и выбытия документов.

9. Лист фонда это:

- учетный документ, включающий сведения о названии и переименованиях фонда, хронологических границах, движении и составе документов фонда, наличии описей;

- пронумерованный с целью учета лист архивного документа, хранящегося в фонде;

- лист из дела фонда.

10. Паспорт архива (музея,библиотеки) это:

- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме архивных материалов; страхового фонда архива; научно-справочного аппарата, научно-справочной библиотеки; а также условиях хранения документов;

- паспорт директора архива;

- учетный документ, содержащий данные о поступивших и выбывших из архива документах в течение года;

- положение об архиве, утвержденное районным управлением Министерства внутренних дел.

11. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января это:

- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме архивных материалов; страхового фонда архива; научно-справочного аппарата, научно-справочной библиотеки; а также условиях хранения документов;

- годовой отчет архива;

- учетный документ, содержащий данные о поступивших и выбывших из архива документов в течение года;

- учетный документ, содержащий сведения об источниках комплектования архива, всего по профилю архива, государственных организаций, негосударственных организаций.

12. Карточка фонда это :

- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме фондов для фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога;

- учетный документ, содержащий сведения об источниках комплектования архива, всего по профилю архива, государственных организаций, негосударственных организаций;

- фотография стеллажа, на котором хранится фонд;

- фотография, хранящаяся в данном фонде;

- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме архивных материалов; страхового фонда архива; научно-справочного аппарата, научно-справочной библиотеки; а также условиях хранения документов.

13. В государственном архиве составляются следующие документы централизованного учета:

- паспорт архива на 1 января;

-паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря;

- карточка фонда на 1 января;

- паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию;

- сведения об изменении состава и объема фондов на 1 января;

- сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов;

- паспорт архива организации, хранящей документы отраслевого фонда;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря;

- сводный паспорт районных и городских архивов субъекта Федерации.

14. В ведомственном архиве составляются следующие документы централизованного учета:

- паспорт архива на 1 января;

-паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря;

- карточка фонда на 1 января;

- паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию;

- сведения об изменении состава и объема фондов на 1 января;

- сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов;

- паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументы;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря;

- сводный паспорт районных и городских архивов субъекта Федерации.