Литература

Банасюкевич В.Д., Установ В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. - 2000. - № 1.

Вопрос о сохранении информационных ресурсов АФ РФ обсужден Межведомственной комиссией по информационной безопасности Совета безопасности // Отечественные архивы. - 1998. - № 6.

Парламентские слушания по проблемам безопасности комплектования и использования АФ РФ // Отечественные архивы. - 1992. - № 2.

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. - 1999. - № 2.Раздел 2.

Научно-информационная деятельность госархивов

Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Это понятие охватывает комплекс работ по обеспечению потребителей (исследователей) необходимой ретроспективной информацией. В него входят:

1) собственно научно-информационная деятельность т.е. предоставление информации о составе документов через различные формы (организация использования архивными документами);

2) разработка системы научно-справочного аппарата к архивным документам. Обратить внимание, что система научно-справочного аппарата (СНСА) - составная часть научной информации.

Система научно-справочного аппарата

При изучении этой темы обратить внимание на следующие вопросы:

1) роль и значение НСА в организации использования архивных документов;

2) структура, принципы построения;

3) современное состояние и перспективы развития СНСА как основы формирования архивного информационного пространства.

Необходимо четко усвоить, что АФ РФ - неотъемлемая часть историко-культурного наследия нашей страны. Самый крупный фонд в мире — 460 млн. ед. хр., который постоянно пополняется новой информацией. И задача архивистов не только обеспечить сохранность этого национального достояния, но и обеспечить быстрое, качественное использование документов. В конечном итоге смысл и существование архивов - удовлетворять потребности в архивной информации. А эта задача выполняется с помощью СНСА. «Основы законодательства ...» 1993 г. провозгласили принцип публичности архивов, что означает их открытость (запрет на организацию тайных архивов) и доступность любого юридического или физического лица как к архивным документам, так и к научно-справочному аппарату («Основы законодательства...» Ст.20). Поэтому к СНСА в настоящее время предъявляются повышенные требования. Необходимо знать содержание термина «Система научно-справочного аппарата к архивным документам» (ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело Ст.128), иметь ввиду, что задача создания системы была решена не сразу и не вдруг. Некоторые информационные справочники (путеводители или памятные книжки, инвентарные описи, каталоги) существовали в России еще до октября 1917 г., но единого комплекса не представляли. Каждое ведомство решало вопрос о создании справочника по-своему, отсутствовали единые требования, единые правила, единые подходы к их разработке, что приводило к разнобою в описании, затрудняло использование документов. Но дореволюционные архивисты заложили основы НСА, накопили опыт в его разработке, который был использован советскими архивистами. Уже в 1920-е гг. неоднократно поднимался и обсуждался вопрос о необходимости разработки качественных справочников, об их взаимосвязи. В 1929 г. на 2 съезде архивистов деятелями РСФСР была выдвинута идея о разработке системы НСА, о взаимосвязи справочников, о преемственности справочников ведомственных и государственных архивов, о единых принципах ее построения. Но эта идея не была реализована, не получила достаточного теоретического обоснования. Жизнь распорядилась по-иному. На первый план были выдвинуты задачи спасения, учета документов, их описания. Разработка НСА шла в основном опытным путем и основное внимание уделялось разработке и усовершенствованию отдельных видов справочников. Лишь в 60-е гг. намечается системный (комплексный) подход к решению задачи разработки СНСА. В разработке теоретической базы определенную роль сыграл ВНИИДАД (созд. в 1966 г.). Появляются методические разработки («Методическое письмо о единой системе научно-справочного аппарата госархивов СССР. М. 1965), статьи в ж. «Советские архивы» (Н.А. Ковальчук, М.И. Автократовой, И.С. Назина, М.Н. Шобухова, К.И. Рудельсон и др.). В основу построения системы НСА был положен функциональный признак, согласно которому в систему НСА входили: 1) справочники по учету, 2) справочники по содержанию, 3) научно-справочная библиотека архива.

Но такой подход к системе НСА не давал представления о ней как целостном объекте, который действовал в пределах всего ГАФ страны. Поэтому в 80-е гг. структура НСА была более четко определена и основополагающим в ее построении стал признак уровня. Такой подход был отражен в методпособии 1981 г. «Основные положения развития СНСА к документам госархивов». Согласно этому подходу справочники делятся на:

1) Межархивные - это архивные справочники, содержащие сведения о документах нескольких архивов.

2) Межфондовые справочники по конкретному архиву.

3) Внутрифондовые - по конкретному фонду.

После уяснения структуры СНСА, остановились на 2-х группах справочников, входящих в систему

1) архивные (информационные) справочники, в которых поиск информации проводится вручную и они обеспечивают поиск документов и информируются о составе и содержании документов (описи, путеводители, каталоги, обзоры). Методические вопросы создания этих справочников детально изложены в «Основных правилах работы госархивов» ( г.). Необходимо уяснить, что у каждого из справочников свой объект информации и они выдают ее на разном уровне: Опись, которая лежит в основе системы НСА, на уровне дела (ед. хр.); каталоги дают возможность получить детальные сведения о содержании, составе документов, хранящихся в различных фондах; путеводители призваны обеспечить общую, сжатую информацию о составе и содержании всех фондов одного или нескольких архивов; архивные обзоры включают систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов обязательно с их источниковедческим анализом и могут быть двух видов: обзор фонда или тематический обзор.

2) Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

Необходимо отметить, что самая крупная АИПС в архивной отрасли началась разрабатываться в 1975 г. на базе ЦФК и называлась Автоматизированная система научно-технической информации ГАФ СССР - «АСНТИ ГАФ СССР (предназначалась для автоматизации ЦФК). Она должна была решать следующие задачи:

• искать и находить адреса архивов (т.е. назвать архив, где хранятся документы №№ фондов)

• указать хронометражные рамки документов, их объем

• дать краткую аннотацию фондов

• при плохой сохранности документов фондов, система обеспечивала поиск в других фондах, в которых даже невозможно предположить наличие необходимых документов.

В эту систему должны были быть собраны сведения (с высокой степенью обобщения) о составе и содержании всех архивных фондов, входивших в состав ГАФ СССР АС НТИ по д. ГАФ СССР входила с состав Гос.автоматизированной системы НТИ. В журнале «Советские архивы» была опубликована информация о порядке использования запросов (1987 г. № 2).

Кроме АС НТИ ГАФ СССР были разработаны тематические АИПС: «Великий Октябрь» - Победы Великой Октябрьской социалистической революции и борьба за установление и упрочение советской власти (25 октября 1917 - июнь 1918 гг.). и «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и их пригородов (с XVII в. до 1917 г.).

Необходимо отметить, что этот путь централизованного создания НСА в настоящее время с массовым появлением персональных компьютеров сокращением финансирования архивных работ, исчерпал себя. Персональные компьютеры позволяют каждому архиву создавать свой автоматизированный научно-справочный аппарат.

Сейчас очень остро стоит вопрос о техническом оснащении архивов, о разработке отечественного программного обеспечения. Разработаны программные обеспечения «Архивный фонд», «Архивный каталог», «Учет документов», на основе которых создаются базы данных о фондах госархива. Программный комплекс «Архивный фонд» внедрен в 14 федеральных архивах (в стране их 15), в 44 архивах субъектов Федерации (всего региональных архивов 202) и в 64 муниципальных архивах (из 2440). Эти данные (все они на начало 2000 г.) свидетельствуют о том, что ситуация далеко неблагополучная, за исключением федеральных архивов. В 22 регионах архивы вообще не имеют компьютеров. Таким образом, развитие системы НСА на основе автоматизированных архивных технологий является первостепенной задачей, хотя автоматизация НСА является дорогостоящим делом: необходима техника, расходные материалы, обучение сотрудников, программное обеспечение.

Характеризуя современное состояние НСА необходимо также обратить внимание, что в 1995 г. был проведен анализ состава и состояния НСА как в федеральных, так и в региональных архивах. Необходимо знать его основные результаты.

1) Базовым справочником системы НСА по-прежнему является ОПИСЬ. Еще в начале 1970-х гг. первый отраслевой анализ системы НСА показал низкое качество описей досоветского периода и описей 20–50-х гг. Поэтому в планы работ архивистов были включены такие виды работ как усовершенствование и переработка описей. Но и в настоящее время проблема усовершенствования описей стоит перед многими архивами (96%). Причины: неудовлетворительное качество ранее проведенных работ, проведение целевой комплексной экспертизы после усовершенствования описей, рассекречивание и поступление новых документов.

2) Остается актуальной проблема усовершенствования каталогов. Причем важнейшим направлением применения информационных технологий в сфере НСА является автоматизация фондовых каталогов органов управления архивным делом.

3) За последние 10 лет отмечается размах подготовки архивных справочников к изданию. К 2000 г. вышло более 140 справочников: путеводители (65%), каталоги, указатели, описи (нет обзоров). Из межархивных справочников можно назвать «Гос. хранилища документов бывшего архивного фонда КПСС» (1998). Выходят справочники, включающие информацию о ранее закрытых документах (Например, «Путеводитель по фондам Белой Армии» РГВА; Фонды спецхрана РГАЛИ и др.).

4) Еще одна отличительная черта современного состояния научно-справочного аппарата: российские архивисты постепенно накапливают опыт в использовании Интернета для ознакомления пользователей с составом и содержанием документов.

Подводя итоги по теме, необходимо отметить:

1. Что в развитии и совершенствовании НСА на современном этапе имеются как позитивные моменты (резкое увеличение изданных справочников, увеличение роли информационных технологий в создании и развитии НСА, предоставление доступа к НСА через Интернет, интеграция НСА бывших партархивов в систему НСА госархивов), так и негативные (неудовлетворительное качество описаний архивных документов в традиционных справочниках, недостатки в оформлении изданных справочников, невсегда обоснованный отбор фондов для индивидуального и группового аннотирования фондов в путеводителях; признаки размывания системы НСА, ее дробление, когда каждый архив разрабатывает что-то свое, в границах только своего архива, не задумываясь над тем, что результат разработки должен стать органичной частью единой, общей системы НСА).

2. Развитие современной системы НСА государственных, муниципальных и других архивов предполагает регламентацию описания архивной информации на всех уровнях ее обобщения, которая должна строиться на унификации элементов описания и стандартизованном описании как обязательном условии формирования системы НСА.

3. Для архивистов по-прежнему остается актуальной задача изучения и прогнозирования рынка информационной продукции и информационных услуг. С этой целью создаются отделы маркетинга.

Организация использования архивных документов

При изучении темы обратить внимание на следующие вопросы:

1. Понятие и правовые вопросы использования документов

2. Направления и формы использования документов

3. Изменения в организации использования документов на современном этапе, задачи и их решение.

Определение понятия «Использование архивных документов» дано в ГОСТе Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ст.126. В результате многолетней архивной практики сложились многочисленные формы использования, которые применялись и применяются в различных целях: политических, научных, народнохозяйственных, стационно-пропагандистских и культурно-просветительских, учебно-воспитательных (связь со школами) и краеведческой работе, для удовлетворения социально-правовых запросов граждан. С 90-х гг. формируется новое направление, условно названное «экономико-правовое». Оно связано с приватизацией. Организации нового типа (концерны, АО и др.) запрашивают документы своих предшественников (министерств, главков, научно-исследовательских институтов), чтобы подтвердить права на землю, на здания т.д. Будет ли это направление перспективным пока сказать трудно.

Формы использования - вид информационного обслуживания или способ предоставления информации потребителю. Одна из первых форм использования - выставки (с 1919 г.).

2. Инициативное информирование (органов госвласти и местного самоуправления негосударственных и общественных организаций) и ответы на тематические запросы.

3. Публикации документов - это форма подробно изучается в курсе «Археография».

4. Использование документов через читальные залы. Обратить внимание, что с 1998 г. введены новые Правила работы исследователей в читальных залах архивов. Они определяют порядок допуска в читальный зал (на основании личного заявления или письма направившей организации, права, обязанности и ответственность исследователей, порядок выдачи описей и дел.

5. Подготовка материалов для использования средствами массовой информации.

6. Подготовка наглядных пособий для учебных заведений.

7. Организация конференций, вечеров встреч с общественностью, экскурсий, Дней открытых дверей.

8. Исполнение запросов социально-правового характера.

Каждая из форм может применяться при использовании документов в различных целях.

Нужно не только перечислить цели и формы использования, но и привести примеры, сравнить степень использования той или иной формы.

Обратить внимание, что изменения в России привели к кардинальным переменам в научно-информационной деятельности архивных учреждений России. Этому способствовал ряд обстоятельств:

1) существенно изменился и пополнился состав АФ РФ за счет включения документов б.11 ЦГА СССР, 79 архивохранилищ КПСС, и частично документов архивов о КГБ СССР,

2) начали проводиться работы по снятию неоправданных ограничений доступа к архивным документам, активному введению их в общественный и научный оборот.

Необходимо уяснить, что принципиальные положения, которые регламентируют сегодняшнюю сферу использования архивных документов, отражены в «Основах законодательства... 1993 г. Это

• публичность гос. части АФ РФ, предусматривающая свободное обращение граждан в любой архив;

• доступность информации и научно-справочного аппарата к ней - важный момент новой архивной идеологи. Каждый гражданин, включая зарубежных, имеет право доступа к открытой информации;

• что касается документов гос. части АФ РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, то они могут быть востребованы по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством;

• принцип свободы распоряжения информацией, которая найдена или получена пользователем в госархиве.

Если пользователь преследует коммерческий интерес, то закон разрешает архивным учреждениям лицензированные договора. Причем пользователь несет ответственность (профессиональную, нравственную) за использование информации.

Эти нормы были реализованы на практике. С 1994 г. работали Комиссии по рассекречиванию документов, созданных КПСС. Исходя из вышеизложенного характерным направлением деятельности госархивов в 90-е гг. стало рассекречивание архивных документов. Так, за 1992–1998 гг. в госархивах было рассекречено 6 млн.463 тыс. дел (см. Отечественные архивы. 2000. № 1 С. 6). Эта работа проводилась как на федеральном уровне, так и на уровне регионов.

Проводимая работа по рассекречиванию дала возможность изучить новые документы, по-новому осветить многие проблемы, восстановить полную картину истории, устранить политические и политизированные перекосы и ограничения. И как следствие - новая проблематика исследований отечественной истории (темы: историческая судьба российских эмигрантов; голод в СССР, судьба военнопленных в СССР и их роль в восстановлении народного хозяйства; история парламентаризма и чиновничества в России, изучение частного предпринимательства и др.

Обратить внимание, что изменение тематики исторических исследований, введение в научный оборот новых документов, возросший интерес к архивной информации самым прямым образом повлияли на организацию использования документов в госархивах. Совершенно новым стало использование документов на договорной основе и представление платных услуг потребителям. Сейчас готовящаяся информация сориентирована на интересы конкретного потребителя. В этих условиях большое значение имеет изучение архивами рынка информации и ее спроса (архивный маркетинг).

Более широко стали экспонироваться документы архивов в экспозициях музеев и выставок, особенно международных (выставка в Вашингтоне «Открытия в российских архивах» 1992; в г.Хьюстоне (США) «Сокровища России», 1997; в Москве - «Россия-Швейцария. 300 лет сотрудничества», 2000 и др).

Начали применять новые формы использования: устные журналы — диалоги, клубы любителей архивного дела, школьные кружки «Юный архивист».

Большие изменения произошли в публикациях документов. Необходимо отметить такую особенность как сотрудничество архивистов с научной, религиозной общественностью, заключение договоров на подготовку документальных изданий с заинтересованными государственными и общественными организациями. Активизируется международное сотрудничество. Так, в разработке международного проекта «Трагедия советской деревни», «Коллективизация и раскулачивание 1927–1937 гг.» приняли участие как сотрудники федеральных архивов и центров документации России так и США, Англии, Австрии.

Изменился характер социально-правовых запросов. Появились совершенно новые запросы о раскулачивании, об эвакуации, о награждении медалью «Ветеран труда», о репрессированных, о беженцах и т. д.

Таким образом, работа по использованию в новых социально-политических условиях претерпела изменения, стала более целенаправленной, конкретной, адресной. Как отмечал руководитель Росархива В.П.Козлов «годы реформ стали прорывом в использовании архивных документов ... В истории России не были столь масштабного предоставления архивной информации» (см. Отечественные архивы. 1998. № 6).

Подводя итоги темы, необходимо четко сформулировать задачи архивистов в область использования архивных документов.

1. Дальнейшее изучение и прогнозирование рынка информационной продукции и информационных услуг;

2. Активная пропаганда в средствах массовой информации;

3. Выбор приоритетных форм и направлений публикаторской работы, сотрудничество с научной, религиозной общественностью;

4. Расширение информационной базы архивов. Продолжение работ по рассекречиванию архивных документов;

В план-проспект «Основных правил работы госархивов Российской Федерации» (1997 г.) введен раздел «Организация работы по рассекречиванию архивных документов и продлению сроков их засекречивания» и «Учет рассекреченных документов и учет учетно-партийных документов». Как видно, эта работа на долгие годы. Вместе с тем, необходимо обратить внимание на то, что в российских архивах все еще большой объем документов остается на закрытом хранении (неоднократно отмечали руководители Росархива). Рассекречивание тормозится, нарушается непрерывность в этой необходимой работе. Спецкомиссия при Президенте по рассекречиванию документов, созданных КПСС, с 1997 г. прекратила свою работу. Существующий механизм рассекречивания сегодня не действует (см. Отечественные архивы. 2000 г. № 1, С. 6).

5. Решая проблему доступа к архивным документам, архивисты должны усилить внимание к развитию системы НСА госархивов (см. тему «Система научно-справочного аппарата к архивным документам).