Источники и литература

Корнаухова О.Е. Учет документов ГАФ СССР. Учебное пособие. - 1964. - М. Регламент государственного учета документов АФ РФ. 1997.

Создается «Красная книга» АФ России // Отечественные архивы. - 1997. - № 2.

Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета АФ России //Отечественные архивы. - 1997. - № 9.

Обеспечение сохранности архивных документов

При изучении темы важно понять, что задача обеспечения сохранности документов стояла перед архивистами на всех этапах архивного строительства, но не на всех этапах она решалась одинаково. Длительное время задача обеспечения сохранности архивных документов считалась локальноотраслевой т.е. касающейся только архивистов. После VII международного конгресса архивистов в Москве в 1972 г. задача обеспечения сохранности документов стала решаться и реализовываться как комплексная системная проблема. Необходимо четко уяснить, что это сложная многозвеньевая проблема: это и материально-техническая база, это и условия ведомственного хранения, и качество материальных носителей и средств письма, это и учет документов, и создание страхового фонда, это и решение биологических проблем (реставрация, дезинфекция, обеспыливание, картонирование), это и кадровые вопросы. Обеспечение сохранности архивных документов тесно связано и взаимозависит от других направлений деятельности госархивов: комплектования, учета, использования. С 1970-х гг. основной акцент в работе госархивов был сделан на это направление.

Обратить внимание, что обеспечение сохранности архивных документов представляет не только профессиональный интерес, но имеет и политический смысл (кто владеет информацией, тот владеет властью), глубокий социальный смысл (сколько людей пострадало из-за плохой сохранности или уничтожения документов по личному составу). Сегодня особую актуальность имеет вопрос сохранности кинофотодокументов, выполненных на нитроцеллюлезных пленках, сохранность которых всего несколько десятилетий. Поднимается вопрос о применении компьютерной технологии копирования информации для обеспечения сохранности фонодокументов (см. Отечественные архивы. № 2 с. 51), о сохранности принтерных текстов (см. Отечественные архивы. 2000. № 1 с. 18). Т.е. уметь сохранить приобретенное не менее важно, чем уметь приобрести. Необходимо еще раз подчеркнуть, что проблема обеспечения сохранности документов должна решаться на всех трех стадиях: в делопроизводстве, на стадии ведомственного хранения и в госархивах. В данной теме эта проблема рассматривается на стадии госхранения. Необходимо уяснить, что обеспечение сохранности архивных документов, это комплекс взаимосвязанных работ:

1. по созданию материально-технической базы;

2. по обеспечению физической сохранности документов (реставрация, консервация, дезинфекция, картонирование, топографирование;

3. по созданию страхового фонда и фонда пользования;

4. в этот комплекс входит и учет документов

5. и контроль за состоянием ведомственных архивов и делопроизводственных служб.

Охарактеризовать эти работы, выделить проблемы и их решения на современном этапе.

1. Материально-техническая база архива. Знать требования предъявляемые к зданиям и комплексу помещений архива, порядок размещения дел в хранилищах.

Следует дать анализ состояния сохранности документов АФ РФ в современных условиях. Проблема сохранности АФ РФ рассматривалась на парламентских слушаниях, на заседании Правительства РФ (см. Отечественные архивы. 2000. № 1, Л. 3) и была признана угрожающим сохранности документов.

Отметить основные причины:

1) Проблема архивных полок. Из-за 100% загруженности архивохранилищ большая часть госархивов не может принять из ведомств документы с истекшими сроками хранения (Знать эти сроки). В результате миллионы дел сверхустановленного срока находятся в учреждениях и организациях. Кроме того, ряд документальных комплексов оказались в негосударственных структурах, образовавшихся на базе ликвидированных государственных, что очень затрудняет контроль над их сохранностью.

2) Слабое финансирование капстроительства и капремонта создает реальную угрозу сохранности документов, уже находящихся в архивах, особенно федеральных.

3) Требуют решения вопросы технического оснащения лабораторий. Эти отделы госархивов проводят работы, обеспечивающие сохранность архивных документов: фотореставрацию, создание страхового фонда и фонда пользования, дезинфекцию и др. В настоящее время архивы располагают целой системой научных решений и методик, разработанных ВНИИДАД (это методика по фотореставрации документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; методика оценки физического состояния документов по показателям бумаги и текста; разработана база данных «Обеспечение физической сохранности документов» и др. Но чтобы применять эти научные разработки, необходимо соответствующее техническое оснащение лабораторий.

В сложившейся ситуации архивные учреждения пытаются искать выходы, осуществлять меры по укреплению материально-технической базы хранения АФ РФ. Новые помещения для государственных и муниципальных архивов выделены в республиках Башкортостан, Удмуртия, Якутия, в Вологодской, Ивановской, Костромской, Тюменской, Челябинской областях.

Необходимо иметь ввиду, что в декабре 2000 г. Правительством РФ была утверждена Федеральная целевая программа «Культура России (2001–2005 гг.), где в подпрограмме «Архивы России» предусмотрен ряд мер по обеспечению сохранности документов АФ РФ: модернизация систем охранно-пожарной сигнализации федеральных архивов, оснащение их современными техническими средствами, проведение Всероссийского смотра обеспечения сохранности архивных документов в государственных, муниципальных и др. архивах (см. Отечественные архивы. 2001. № 1. Л. 7).

Составной частью обеспечения сохранности архивных документов является их учет. (см. тему «Учет архивных документов»).

Анализируя следующую составную часть обеспечения сохранности - контроль за состоянием ведомственных архивов и делопроизводственных служб, необходимо уяснить, что сохранность документов в первую очередь зависит от состояния их организации и учета на стадии делопроизводства и ведомственного хранения, особенно в период изменений в политической, экономической жизни страны.

Как отмечал начальник отдела обеспечения сохранности документов ВНИИДАД В.Ф. Привалов, изучение физического состояния документов показывает, что в тяжелое для страны время резко увеличивается количество дефектов документов. Так, в 1920-е гг. оно составляло 10–20%, а в 60–80-е гг. оно снизилось до 0,3–0,5%, что свидетельствует о стабильности обстановки в стране и грамотной политике в вопросах ведомственного хранения (см. Отечественные архивы. 1999. № 2).

В 90-е гг. происходит значительный рост дефектов. Кроме того, многочисленные реорганизации министерств, ведомств, учреждений, организаций серьезно осложнили обеспечение сохранности и учет документов, находящихся на ведомственном хранении, их подготовку к передаче в госархивы. Выросли объемы документов в ведомствах при резком обострении проблемы «Архивной полки» в госархивах. Наряду с перегруженностью архивохранилищ возникла проблема аренда помещений. Сейчас многие правопреемники не желают или не имеют возможности платить за аренду высокую плату. Помещения передаются другим учреждениям, документы нередко уничтожаются. Все это свидетельствует о необходимости усиления контроля за сферой ведомственного хранения и делопроизводственных служб.

Необходимо остановиться на решении одной из самых больных проблем современного архивного дела, связанной с социальной защитой граждан: обеспечении сохранности документов по личному составу.