Классификация документов в пределах архивного фонда

Обратить внимание, что этот вид работы на практике называется систематизацией дел внутри архивного фонда (и его разновидностей). Знать признаки систематизации - ведущие (основные) и второстепенные, их применение для разработки схем систематизации. Значение исторической справки для правильного фондирования и систематизации дел внутри фонда. Историческая справка - это документ, в котором отражена история фондообразователя, история фонда, дана характеристика документов фонда.

Подводя итоги изучаемой темы, необходимо отметить, что классификация архивных документов проводится для определения научной системы их хранения. Классификация проводится в три этапа, на каждом из них свой объект классификации. Основной классификационной единицей документов в пределах АФ РФ является архивный фонд. Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и в архиве часто употребляется термин дело). В соответствии с классификацией документов создана сеть государственных архивов и центров хранения документации.

Литература

Автократов В.Н. Понятия происхождения в архивоведении. //Археографический ежегодник за 1978 г. М., 1979.

Акимова И.Е. Проблемы классификации документов на современном этапе развития архивного дела. // Вестник архивиста. 1997. № 4(40).

Петровская М.Ф. Состав ГАФ СССР и комплектование госархивов документальными материалами. М., 1953.

Сырченко Л.Г. Некоторые проблемы классификации архивных документов и сведений о них. //Труды МГИАИ. М. 1975. Т.31. Вып.2.

Цаплин В.В. От «Генерального регламента» до Российского госархива экономики //Отечественные архивы. 1994. № 4.

Экспертиза научной и практической ценности документов

В России экспертиза ценности документов как самостоятельный вид архивной работы была узаконена в 30-е гг. ХIХ в., в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и называлась «разборка решенных дел». Вопрос об экспертизе ценности разрешался не столько в научных сколько, в практических целях. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальные уничтожались. Каждое ведомство имело свои «Правила хранения и уничтожения решенных дел». Единых подходов, единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, не было. Узковедомственный подход к решению вопросов экспертизе ценности документов приводил к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для учреждений уничтожались.

Декрет СНК РСФСР от 22 апреля 1919 г. «О хранении и уничтожении архивных дел» положил начало государственного (единообразного) подхода к экспертизе ценности документов. Для чего необходима экспертиза ценности документов? Ее необходимость объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы являются неисчерпаемым источником исследований, другие имеют справочное практическое значение, надобность в - третьих исчезает почти одновременно с их появлением.

Поэтому в архивной работе экспертиза ценности документов является одним их основных и наиболее ответственных процессов работы, в результате которого определяется ценность и сроки хранения документов в зависимости от их исторического, научного, культурного или любого другого установленного законом значения. Нормативно-методическую базу этой работы составляют законодательные и нормативные акты в области делопроизводства и архивного дела, отвечающие на основные вопросы экспертизы ценности документов, что отобрать и сохранить, а что уничтожить.

Необходимо уяснить, что окончательное решение о судьбе архивных документов принимают, преимущественно, архивисты. Поэтому экспертиза ценности документов не может зависеть только от интуиции архивиста, а должна основываться на методике экспертизы ценности, которая разрабатывается с учетом возможных особенностей отбора и выделения документов к уничтожению, а также с учетом принципов и критериев экспертизы ценности документов.

Обратить внимание, что в отличие от других проблем отечественного архивоведения, научная разработка вопросов экспертизы ценности документов началась с первых дней становления советского архивного дела и эта проблема, в целом, нашла широкое освещение в советской архивоведческой литературе: были опубликованы десятки работ, в которых в различных аспектах рассматривались вопросы экспертизы. Это монография «Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования госархи­вов, М. 1974., исследования А.В. Елпатьевского, Т.Г. Коленкиной, В.А. Кондратьева, Н.А. Орловой, М.С. Селезнева, В.В. Цаплина и др.

К 60-м гг. была разработана система принципов и критериев экспертизы ценности документов. Основным звеном в системе нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов становятся Перечни типовых документов со сроками хранения и Перечни документов, подлежащих приему в госархивы СССР.

В 70–80-е гг. научные исследования, практическая работа в области экспертизы ценности документов были подчинены одной общей задаче — оптимизации состава и содержания ГАФ СССР. Эта задача рассматривалась как одна первостепенных проблем в архивном деле. Причем, научные исследования проводились не только в области архивоведческой, но и в сфере смежных научных дисциплин, и прежде всего, в документоведении т.к. именно в вопросах экспертизы ценности документов особенно тесно смыкаются архивоведение и документоведение. Экспертиза ценности документов - архивоведческий процесс работы, но экспертизе подвергаются документы не только в архивах. Оценка документов начинается в делопроизводстве в процессе формирования их в первичные комплексы — дела. Решая этот вопрос, документоведы используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами на стадии делопроизводства в конечном итоге зависит качество Архивного фонда страны.

Подводя итоги разработки вопросов экспертизы ценности документов в советский период, необходимо отметить, что к концу 80-х - началу 90-х гг. были окончательно выработаны, сформулированы принципы, методы, критерии экспертизы ценности документов, зафиксированы в нормативно-методической литературе, апробированы на практике. Они казались незыблемыми.

Изучая современное состояние экспертизы ценности документов, нужно обратить особое внимание на то, что разрушение старых структур государства, появление новых форм собственности, новых организаций привели к пересмотру различных положений в экспертизе ценности документов. В последние 10 лет сильной критике подвергается политический принцип ЗЦД и комплектования архивов. Согласно этому принципу документы органов коммунистической партии и комсомола были исключены из сферы деятельности госархивов. Для их отбора и хранения были созданы партийные архивы. Это означало, что для документов, поступающих в партархивы, применялись совсем другие критерии экспертизы ценности (политические). Сегодня «не работает» в чистом виде критерий «значение учреждения в отрасли», т.к. появились учреждения нового типа, не связанные жесткой централизацией управления, изменилось представление об отраслях и значение отрасли. Изменился состав документации: наряду с обобщающими документами аналитического характера появились документы с неординарной, неповторяющейся информацией. Происходит постепенное изменение качественных характеристик принимаемых документов, в госархивы поступает все больше документов от общественных, неформальных организаций и объединений, фондов личного происхождения. Формирующаяся негосударственная часть АФ РФ это влечет за собой создание новых видов архивов, куда будут поступать новые документы. Все это вызывает необходимость разработки новых конкретных профессионально обоснованных критериев экспертизы ценности, не игнорируя использование имеющегося положительного опыта оценки и подбора документов на хранение. Необходим пересмотр фактически всей нормативно-методической литературы. Анализ нового Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения дан в статье М.П.Жуковой¹ обратить внимание, что в новом Перечне ... увеличено количество документов с отметкой ЭПК (ЭК) т.к. современное документирование, особенно в негосударственных организациях, требует большей работы экспертов, более тщательного контроля за сохранностью документов т.е. роль ЭПК и ЭК на современном этапе значительно повышается.

Для негосударственных организаций (общественные объединения, профсоюзы, политические партии и движения, фирмы и т.д.), роль и значение которых в различных сферах жизни общества постоянно возрастает, разработаны Методическое пособие и Перечень документов с указанием сроков хранения².

Ценная управленческая документация этих организаций, которая должна быть принята по договору на государственное хранение указана в методрекомендациях, подготовленных ВНИИДАД и рядом архивных учреждений³.

Необходимо отметить, что в условиях резко возрастающего количества современных документов невозможно сохранение в полном объеме всех необходимых документов. В тоже время необоснованное уничтожение даже одного документа может нанести ущерб истории государства, региона или периода. Поэтому возрастает значение профессиональных принципов и критериев экспертизы ценности документов, которые должны обеспечить объективный отбор оптимального объема документального наследия; необходимость постоянного сотрудничества учреждений, организаций и госархивов, которые обязаны контролировать отбор документов уже на стадии делопроизводства.

Таким образом, отмечая изменения и первоочередные задачи в области экспертизы ценности документов, необходимо уяснить, что сегодня главная задача архивистов - отобрать, сохранить уникальный опыт современного периода.

Источники и литература

Банасюкевич В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур. // Отечественные архивы. - 1996. - № 6.

Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий. // Отечественные архивы. - 1994. - № 3.

Жукова М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов. // Отечественные архивы. - 2000. - № 4.

Методическое пособие и примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. М., 1991.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономическо-хозяйственных структур). Методические рекомендации. - М. - 1997.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М. - 1989.

Перечень документов, подлежащих приему в госархивы СССР. - М. - 1973.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М. - 2000.

Комплектование государственных архивов

Приступая к изучению этой темы, необходимо уяснить, что комплектование выступает как важнейшая сторона экспертизы ценности документов, ее конечная цель. Экспертиза ценности документов - это научная основа комплектования. Вместе с тем, вопросы комплектования имеют и самостоятельный комплекс проблем: это и определение источников комплектования, и научно-техническая обработка документов.

Вплоть до начала 1930-х гг. перед архивистами не стояла задача ограничить прием документов на государственное хранение, цель архивистов заключалась в сохранении возможно большего количества документальных памятников. В связи с этим фактически в то время не было работ по комплектованию. В начале 30-х гг. и до войны, в 40-50-е гг. делаются попытки по-иному взглянуть на состав документов и учреждения, организации, от которых они поступают (Б. Анфилов, К.Г. Митяев, И.Е. Казин, Н.А. Орлова и др.). Но вплоть до конца 1950-х гг. архивы принимали на госхранение документы от всех учреждений, что привело к 100% загруженности архивохранилищ. Что касается теоретических разработок, то к началу 60-х гг. появляется большое количество работ по вопросам комплектования и экспертизы ценности, которые способствовали формированию нового подхода к комплектованию (А.В. Елпатьевский, Т.Г. Коленкина, Н.А. Орглова, А.Д. Стеранский, В.В. Цаплин и др.). В 1959 г. Научный совет ГАУ СССР утвердил ряд мер по изменению в подходах к комплектованию и экспертизе ценности документов. Появляются «Примерные списки учреждений, организаций и предприятий и материалы, по которым подлежат и не подлежат приему в госархивы (1960 г.) — первое методическое пособие по комплектованию, которое ограничило круг учреждений, сдающих документы на госхранение. И с 60-х гг. термин «Источник комплектования» стал широко применяться в архивоведении.

Уяснив сущность понятия «Источник комплектования», разобраться какой признак был положен в основу классификации учреждений, каким критериям должен был отвечать источник комплектования, отметить положительные моменты и недостатки нового подхода к комплектованию.

В 70–80-е гг. идет работа по уточнению состава источников комплектования, идет исследование темы «Развитие критериев определения источников комплектования» результатом которого стали новые «Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования госархивов» (1987).

Нужно знать основные критерии определения источников комплектования (значение учреждения в отраслевой системе, полнота отражения информации о деятельности учреждения в фондах вышестоящих организаций, разобраться в формах приема документов на хранение (полный прием и две формы выборочного приема: повидовая и групповая).

Комплектование госархивов в 90-е гг. развивается под влиянием реформы архивного дела. Поэтому следует специально остановиться на причинах преобразований как в архивном деле, так и в комплектовании, их сути и четко сформулировать факторы, повлиявшие на изменение в области комплектования. Обратить внимание, что отраслевой подход к определению источников комплектования на сегодняшний день не может быть ведущим, бесповоротным, но полностью он себя не изжил и применяться ; что отдельные критерии не могут иметь прежнего значения и перед архивистами стоят задачи разработки и обоснования обновленных критериев определения источников комплектования (универсальность деятельности предприятия, новизна производимой продукции, товаров, услуг и др.); что меняется понятие «профиль архива», т.е. имевшаяся к началу 90-х гг. разработанная теоретико-методическая база комплектования, сегодня подвергается значительной переработке.

В комплектовании, помимо определения источников, входят и другие виды работ: научно-техническая обработка документов и прием-передача дел после обработки из ведомственного архива в государственный архив. Необходимо знать последовательность проведения научно-технической обработки документов, нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов, современные требования к описанию дел, схемы систематизации дел внутри архивного фонда, сроки временного хранения документов в источниках комплектования (по Положению об АФ РФ 1994 г.).

Источники и литература

Автократов В.Н., Елпатьевский А.В. Проблемы комплектования госархивов современными документами \ Источниковедческий аспект. //Источниковедение отечественной истории. 1975. М., 1976.

Бакалинская Т.Г., Андреева Л.С. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного фонда РФ //Отечественные архивы. 1992. № 3.

Еремченко В.А. Основные проблемы комплектования АФ РФ в современных условиях // Отечественные архивы. 1996. № 6.

Иноземцева З.П. Проблемы формирования АФ РФ // Вестник архивиста. 1996. № 5(35).

Леонтьева О.Г. Организация комплектования госархивов нуждается в обновлении // Отечественные архивы. 1994. № 2.

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования госархивов: Методические рекомендации. - М. - ВНИИДАТ. - 1993.

Примерный список видов учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования госархивов. М., 1987.

Тарасов И.Н., Викторов Т.Н. Новые аспекты сотрудничества Росархива с министерствами и ведомствами. // Отечественные архивы. 1995. № 2.

Учет архивных документов в государственных архивах

Приступая к изучению этой темы, надо знать определение понятий: «Учет документов» (ГОСТ Р51141-98. Ст.115), «Единица хранения», «Архивный фонд» (как учетные единицы: ГОСТ Р51141-98. Ст.71 и 81), обратить внимание, что учет начинается на более ранних стадиях: в делопроизводстве (номенклатура дел), в ведомственном архиве, где учет является одним из средств обеспечения сохранности документов и контроля за их наличием, т.е. учет проходит через все три сферы: делопроизводство, ведомственный архив, государственный архив.

Отметить значение учета (обеспечивает сохранность документов, помогает организовать обоснованное комплектование и т.д.), принципы его построения (централизован, динамичен и система учета едина) и постепенную разработку наиболее целесообразных форм учета. Знать понятия «Государственный учет». «Государственный централизованный учет», «Центральный фондовый каталог». Существующая система учетных документов сложилась не сразу. Из форм дореволюционного учета, советским архивистам заимствовать, за исключением инвентарной описи, фактически было нечего. Поэтому процесс разработки учетных документов протекал длительное время: одни найденные формы не прижились (как опросные листы, разработанные в 1918–19 гг.), другие наоборот усовершенствовались (карточка фонда), апробировались на практике. Выходившие в 1936–1947 гг. «Правила учета архивных материалов в госархивах», а в 1962 и 1984 гг. «Основные правила работы госархивов СССР» закрепляли эту систему учета. Эти правила, а также приказы органов управления архивным делом в течение многих десятилетий являлись организационно-методической основой учета в госархивах.

Переходя к анализу учета в 90-х гг., необходимо остановиться на причинах архивной реформы и четко сформулировать ее следствия как в отношении архивов, так и учета. Отметить, что в соответствии со ст.19 «Основ законодательства об АФ РФ и архивах» все документы государственной и негосударственной части АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету. Порядок государственного учета устанавливается Федеральной архивной службой России. Поэтому встал вопрос о необходимости разработки специального нормативно-правового документа, который бы закрепил этот порядок и создал механизм реализации указанной ст.19 «Основ ...».1993.

Таким документом явился «Регламент государственного учета документов АФ РФ (1997 г.). Знать его основные положения, состав и формы документов централизованного государственного учета (паспорт архива, карточка фонда, паспорт архива организаций). Уяснить, что разработка «Регламента...» - это лишь часть большой работы по совершенствованию системы госучета АФ РФ, причем ее развитие возможно лишь на основе решения проблемы автоматизации системы. Сейчас этот вопрос решается, причем автоматизация учета внедряется на всех уровнях. Первый шаг в этом направлении - разработка Росархивом программы «Архивный фонд», одной из выходных форм которой является форма паспорта архива, соответствующая «Регламенту...».

Обратить внимание, что составной частью системы централизованного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов АФ РФ. Это создание свода наиболее ценных по своей значимости документальных реликвий, имеющих национальное и мировое значение: «Красная книга АФ РФ». Реестр будет существовать как автоматизированная база данных. Она будет постоянно пополняться и использоваться по запросам. Разрабатывается на федеральном уровне (Более подробную информацию см. Отечественные архивы, 2000 г. № 1. С.11).

Следует иметь ввиду, что в соответствии с Федеральной целевой программой «Развитие и сохранение культуры и искусства Российской Федерации «Развитие архивного дела») в 2001 г. должны выйти новые «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации». Они устанавливают единый порядок функционирования госархивов и центров хранения документации, взаимодействия архивных учреждений федерального, регионального и муниципального уровней, могут использоваться в работе государственных хранилищ документов музеев и библиотек. Раздел V «Основных правил» посвящен Учету. Необходимо ознакомиться с этим разделом, знать систему учетных документов архива, их целевое назначение. Обратить внимание, что учету подлежат секретные и рассекреченные дела, особо ценные и уникальные документы и документы по личному составу, учетно-партийные документы и дела, находящиеся на временном и депозитарном хранении.