Пример оформления внешней информационной справки

Северный административный округ Департамент и потребительского рынка промышленности Фирма «Ромашка» Правительства Москвы Начальнику планового отдела СПРАВКА Н.В. Орлову 18.05 2013 №05-17/31 Москва О реализации товаров по заказам в 2005году В период с 01.01.2013 по 31.12.2013 магазином были реализованы по заказам следующие виды товаров: 1 сахар 200т.; 2 кондитерские изделия 10 т.; 3 вино водочные изделия 20 дл. На 2013 год магазину выделены следующие фонды для реализации товаров по заказам: 1 сахар 300 т.; 2 кондитерские изделия 50 т.; 3 вино водочные изделия 30 дл. Директор магазина С.Н.Светова

Пример оформления внутренней информационной справки

Управление делами Заместителю министра экономики РФ СПРАВКА С.В. Соловьёву 10.09.2006 №33 О наличии материалов копировально-множительных работ На 15.03.2006 на складе министерства имеются следующие материалы для копировально-множительных работ: 1 бумага писчая 2т.; 2 бумага для печатных работ 5 рулонов; 3 бумага переплетная 2 рулона; 4 картон 500кг; 5 краска офсетная черная 100кг. Управляющий делами С.Н. Бутов

Задания для самостоятельной работы

Составить и оформить необходимые разновидности информационных справок по следующим управленческим ситуациям:

Ситуация 1. По просьбе отдела социального обеспечения администрации г. Стеблова Владимирской области районный архив подготовил для него сведения о количестве выданных жителям района справок об установлении стажа их работы для назначения или изменения размеров пенсий и пособий.

1 октября текущего года начальник отдела использования Красин В.И. указал сведения за последний год о количестве справок с подтверждением факта работы граждан, по установлению общего и подтвержденного непрерывного стажа.

Кроме того, по каждому виду справок приведены сведения о количестве повторных обращений одних и тех же граждан.

Справку подписал заместитель директора районного архива Киселев С.С.

Ситуация 2. На запрос Государственного комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (заместитель председателя – Зыков С.Н.) о составе и видах годовой отчетности государственное предприятие завод «Серп и молот» Министерства промышленности РФ подготовило для него информационную справку.

В справке указаны формы и виды отчетности завода о производстве и реализации продукции, по труду, о внедрении новой техники, по капитальному строительству, по социально-бытовой сфере.

По каждому виду отчетности в справке было указано количество составленных форм документов и периодичность их представления.

Справку подписал заместитель директора завода Храпов Ф.А. 10 января текущего года.

Ситуация 3. С целью подготовки материалов к совещанию по вопросам внедрения средств вычислительной техники Управление делами Правительства РФ (Управляющий – Вязов Н.П.) обратился с просьбой, в Научно-исследовательский и проектный институт автоматизированных систем управления (НИПИ АСУ) Министерства промышленности РФ. С тем чтобы они представили сведения о разработке и внедрении институтом автоматизированных систем управления за последние три года.

В подготовленной 21 сентября текущего года справке за подписью директора НИПИ АСУ Фирсова В.Н., была дана информация о количестве разработанных типовых проектов АСУ технологическими процессами, систем автоматизированного проектирования (САПР), отраслевых АСУ (ОАСУ) и АСУ предприятий.

В справке указывается количество внедренных проектов каждого из них и приводится общий экономический эффект от их внедрения.

В справке дается также информация о количестве и характере проектов АСУ различных уровней и типов, на которые НИПИ АСУ дал в анализируемый период свои отзывы и заключения ( указать их количество).

Ситуация 4. По указанию начальника Центрального государственного архива Министерства обороны РФ отдел использования 2 января текущего года подготовил справку о работе архива за последние пять лет по запросам учреждений и отдельных граждан о подтверждении факта участия в Великой отечественной войне и о награждениях.

В справке указано:

- количество обращений учреждений и организаций с просьбой подтвердить участие в войне их сотрудников;

- количество справок, выданных архивом отдельным гражданам;

- количество обращений учреждений и отдельных граждан о подтверждении факта участия в боевых действиях в составе частей и соединений.

Кроме того, в справке указано количество обращений граждан о подтверждении факта и места гибели родственников или знакомых, а также количество лиц, которым вручены ордена и медали за участие в боевых действиях по документам, выявленным в архиве.

Ситуация 5. Для проверки, выполнения плана обеспечения Российского агентства международного сотрудничества, и развития производства конторской мебелью и оборудованием, начальник Главного управления материально-технического обеспечения Серегин В. Г. поручил главному бухгалтеру управления Маркову ПА представить сведения, для каких управлений агентства и какие виды офисной мебели и оборудования были закуплены в I полугодии текущего года.

Необходимо указать также количество офисной мебели по видам , их стоимость (в рублях и валюте), место установки (номера служебных помещений)

Сведения были представлены 3 июля текущего года.

Ситуация 6. Для подготовки годового отчета заместитель руководителя Департамента промышленности и потребительскою рынка Правительства Москвы Бабин И.С. поручил вычислительному центру (начальник центра –Попову Л.И.) подготовить справку о наличии и потребности департамента в вычислительной технике.

Он потребовал представить данные о фактическом наличии в BЦ машин единой серии ЭВМ, малых вычислительных машин, персональных компьютеров в структурных подразделениях департамента, а также о количестве видеотерминалов и автоматизированных рабочих мест сотрудников, связанных с ВЦ линиями связи.

ВЦ должен был также представить сведения о потребности фирме в приобретении новых или замене устаревших ЭВМ всех типов, а также потребность в приобретении магнитных дисков, барабанов и видеотерминалов для оборудования новых автоматизированных рабочих мест.

Сведения должны быть представлены к 25 декабря текущего года.

Ситуация 7. Канцелярия Управления делами Правительства Москвы (начальник – Осин П.В.) обратился в контору оптовой торговли № 6 Департамента промышленности и потребительского рынка с просьбой подготовить справку о наличии в конторе для продажи, по безналичному расчету, средств оргтехники, офисной мебели и оборудования.

В справке необходимо сообщить марки и количество компьютеров, чертежного оборудования, офисной мебели, калориферов, канцелярских принадлежностей.

Управляющий конторой № 6 Федоров С.М. подготовил и представил в общий отдел всю информацию по состоянию на 1 сентября текущего года.

Ситуация 8 Управление делами Министерства топлива и энергетики РФ (Управляющий делами – Исаев В.Н.) направило в НИИ «Каучук», подчиняющийся министерству, письмо с просьбой сообщить сведения о составе и объеме документооборота института за прошедший год.

Для разработки единой системы документационного обеспечения управления в министерстве требовалось представить по состоянию на 1 января текущего года следующую информацию:

- общий объем документооборота за год (получаемые, отправляемые и внутренние документы);

- количество документов, поступивших из министерства, в том числе тех, на которые требовался ответ или подготовка каких-либо других документов;

- количество документов, поступивших из других учреждений и предприятий отрасли, в том числе тех, на которые требовался ответ;

- количество документов, поступивших из других учреждений и организаций, в том числе требовавших ответа;

- количество предложений, заявлений и жалоб граждан;

- количество инициативных отправляемых документов;

- количество и тираж основных видов внутренних документов.

Это приказы, указания, инструкции, справки, докладные записки, протоколы, акты.

По поручению руководства НИИ такая справка была подготовлена канцелярией института и отправлена в министерство за подписью заместителя директора Лебедева И.В. 10 января текущего года.

Ситуация 9. Отдел, распределения молодых специалистов, Управления кадров Министерства финансов РФ (начальник отдела – Боровой Е.И.), запросил Финансовую академию при Правительстве РФ подготовить информацию о выполнении договоров с министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями о подготовке молодых специалистов за последние два года.

Министерство просило к 10 сентября текущего года представить информацию, фиксирующую:

- общее количество договоров;

- общее количество выпускников, в том числе по специальностям и специализациям;

- количество выпускников, направляемых на работу по распределению, в - том числе в порядке выполнения договоров.

По указанию ректора академии справка была подготовлена и отправлена в Министерство финансов за подписью начальника управления кадров

Семиной К.В.

Ситуация 10. Учебно-методическое управление Государственного комитета РФ по образованию запросило у Московского авиационно-технологического университета сведения о наличии и эффективности использования средств вычислительной техники.

В письме управление просило сообщить к 25 июня текущего года:

- количество специальных компьютерных классов,

- количество учебных часов,

- количество часов, использованного для проведения НИОКР, в том числе студентами;

- количество часов, в учебном процессе.

По указанию ректора университета справка о наличии и использовании средств вычислительной техники в прошлом учебном году была подготовлена и отправлена за подписью проректора университета по научной работе профессора Маслова Н.П.

Занятие 5. Тема: Докладная записка

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, а в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

Докладная записка составляется как по указанию руководителя предприятия, так и по инициативе структурного подразделения или конкретного работника. Докладная записка, как правило, является основанием для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа.

Докладная записка может быть адресована руководителю данного предприятия, структурного полразделения или в вышестоящую организацию.

Оформление докладных записок должно соответствовать установленным требованиям и имеет свои особенности в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию.

Докладная записка, направляемая за пределы данного предприятия, называется внешней и оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. В состав ее типового формуляра входят следующие реквизиты:

• наименование министерства или ведомства (в случае необходимости) - располагается в левом верхнем углу документа от нулевого положения табулятора;

• наименование предприятия или организации - автора документа оформляется через два межстрочных интервала от границы левого поля;

• название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) - оформляется через два интервала заглавными буквами от границы левого поля документа;

• дата докладной записки оформляется установленным способом от границы левого поля через два интервала и является датой ее подписания и отправки; дата проставляется лицом, подписавшим документ;

• индекс (номер) докладной записки помещается справа от даты на одно с ней строке и представляет собой порядковый номер, иногда включающий в себя и индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре.

• реквизит «место составления» содержит указание населенного пункта, в котором предприятие или организация имеет • зарегистрированный юридический адрес;

• адресат оформляется в правом верхнем углу от 4-го положения табулятора и формулируется, в соответствии с установленными требованиями для вышестоящей организации адресование, оформляется в именительном падеже. Для первого руководителя - в дательном падеже, причем в наименование должности включается полное наименование предприятия-адресата, конкретному должностному лицу - наименование организации в именительном падеже, должности и фамилии - в дательном падеже.

• заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 интервала от границы левого поля документа, заголовок печатается через один интервал.

• текст инициативной докладной записки состоит из двух частей - в одной содержится точное и объективное описание сложившейся ситуации или события, их оценка, в другой - формулируются выводы, предложения, рекомендации.

Информационные и отчетные докладные записки содержат перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и др., в зависимости от конкретной управленческой ситуации в тексте докладной записки может быть выделено также введение это часть текста, вводящая в курс дела.

В случае необходимости включается:

• реквизит «отметка о наличии приложений», которая располагается от границы левого поля через два интервала ниже текста;

• текст, относящийся к описанию приложений, печатается через один интервал;

• подпись оформляется через 2-3 интервала от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и от 6-го положения табулятора - ее расшифровку.

Внутренняя докладная записка информирует руководителя о ходе выполнения работ. Такие записки представляются регулярно и оформляются на чистом листе бумаги следующим образом:

• наименование структурного подразделения - от границы левого поля;

• наименование адресата - в правой части документа на одном уровне с предыдущим реквизитом от 4-го положения табулятора - наименование должности адресата, его фамилии и инициалы в дательном падеже;

• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) - через два интервала от границы левого поля документа;

• дата оформляется через два межстрочных интервала от границы левого поля установленным способом;

• место составления;

• заголовок - через 2-3 интервала, текст его печатается через один интервал;

• текст состоит из двух частей – вводной части и констатирующей;

• подпись состоит из наименования должности, личной подписи составителя докладной записки и ее расшифровки.