Пример оформления инициативной телеграммы
(первый экземпляр)
ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ ПЕНЗА ИСКРА ГРУЗ ОБОРУДОВАНИЯ ОБЪЕКТА ЧЕТЫРЕ КОНТЕЙНЕРА ОТПРАВЛЕН РЕЙСОМ 222 ВТОРОГО СЕНТЯБРЯ ТЧК ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ НР 386 ЗАМИНСВЯЗИ СОМОВ ___________________________________________________________ Министерство связи Российской Федерации 107456, Москва, ул. Тверская, д. 2 5/ 8 Заместитель министра (Подпись) В.В Сомов
|
ТЕЛЕГРАММА МОСКВА СВЯЗЬ почтовый штемпель 386 ГРУЗ ПОЛУЧЕН ТРЕТЬЕГО НР 54 ГЕНДИРЕКТОР СИМОНЕНКО ______________________________________________________________ Пензенский электротехнический завод 412543, Пенза, ул. Песочная, д. 3 Генеральный директор П.Н.Симоненко
|
Задания для самостоятельной работы
Составить и оформить телеграммы, необходимые в следующих управленческих ситуациях:
Ситуация 1. Капитан теплохода «Павлодар» Сомов принял на борт для передачи детской клинической больнице № 15 в Москве специальный груз из Канады в трех ящиках. Теплоход должен был прибыть в порт Владивосток 19 декабря. Капитан обратился в больницу с уведомлением о прибытии теплохода 29 декабря и с просьбой сообщить о возможности приезда во Владивосток доверенного лица, так как для получения груза необходимо его присутствие при выгрузке.
Ситуация 2. Главный врач детской клинической больницы № 15 Тихонов В.Р. извещает капитана теплохода «Павлодар» о направлении во Владивосток заведующего хозяйственной частью больницы Сидорова Евгения Викторовича с заверенной нотариусом доверенностью № 35 от 19.12. 2003 на получение груза.
Ситуация 3 Для оборудования кабинетов машинописи и стенографии курсам стенографии, образованным при отделе курсового обучения Департамента образования Правительства Москвы, срочно необходимы эпидиаскопы. Директор курсов обратился в Учколлектор № 2 Санкт-Петербурга с просьбой выписать счет для оплаты по безналичному расчету двух эпидиаскопов марки ЭПИ-26.
Ситуация 4. В аэропорт «Пулково-2» прибыл груз скоропортящихся продуктов из Швеции в количестве 4 мест весом брутто 72 кг в счет контракта № 2216. Заместитель генерального директора хозрасчетного объединения «Центр международной торговли и научно-технических связей с зарубежными странами (Экспоцентр)» Торгово-промышленной палаты, на' чей адрес прибыл груз, обратился к начальнику таможни «Пулково-2» и начальнику грузового комплекса аэропорта «Пулково-2» с просьбой срочно выдать груз представителю центра Терентьеву П.Ф. по доверенности.
Ситуация 5. В ответ на запрос генерального директора Симоненко А.С научно-производственного объединения «Полимер синтез» в г. Владимире. Моравский И.А., вице-президент товарно-фондовой биржи «Радио технология» (Москва, ул. Пятницкая, д. 5, стр. 1), сообщил, что биржа оказывает услуги по реализации наукоемких технологий и социального технологического оборудования для радиоэлектронной и электротехнической промышленности и машиностроения, с оплатой посреднических услуг - 0,175% от суммы совершенной сделки.
Ситуация 6. Главный технолог акционерного общества «Кемеровский завод книготоргового оборудования» (650014, г. Кемерово, ул. Вахрушева, 12) Иванов П.Н. обратился в индивидуальное частное предприятие Научно-исследовательский центр «Барьер» (129110, Москва, абонентский ящик № 32) с просьбой прислать каталог услуг по охране государственных секретов и коммерческой тайны и сообщить о размерах их оплаты.
Ситуация 7. В ответ на запрос главного технолога Кемеровского завода книготоргового оборудования Иванова П.Н. генеральный директор исследовательского центра «Барьер» (129110, абонентский ящик № 32) Власов А.Е. сообщил, что Центр в кратчайшие сроки проводит комплексное
обследование помещений и установленных в них технических средств и оргтехники с целью обнаружения каналов утечки информации, разрабатывает и организует проведение мероприятий по ее защите. Все виды работ и оплата услуг производятся по индивидуальным договорам.
Ситуация 8. На имя главного редактора «Российской газеты» В. А. Логунова (103316, Москва, Волгоградский проспект, 26) поступило срочное сообщение с просьбой 15 декабря текущего года дать рекламу биржи товаров народного потребления «Российская ярмарка»: «Российская ярмарка ждет Вас! Регулярные торги по вторникам и пятницам с 12 часов. «Российская ярмарка» работает круглосуточно и без выходных дней. Биржа расположена в Москве на ул. Народного ополчения, д.20, корп.1, Телефоны биржи: 946-32-98, 946-45-16». Сообщение подписал главный менеджер биржи Федоров В.К.
Ситуация 9. Брокерская контора «Пери» (121009, Москва, а/я № 26), проводит операции с товарами народного потребления. Работает с оргтехникой, автомобилями, металлами, организует подготовку и проведение акционирования предприятий, размещения чеков, акций, облигаций и т.п. По случаю праздников Рождества и Нового года она получила поздравительную телеграмму от президента фирмы «АРКА» Судакова М.Н. (127591, Москва, ул. Дубнинская, д. 83)
Ситуация 10. Генеральный директор малого предприятия «Мечта» В.М. Поляков направил на Саратовский метизный завод (директор - Гаврилов И.П.) срочную телеграмму с просьбой сообщить номера и дату отгрузки контейнеров, направленных в адрес предприятия по контракту № 569264 от 29 марта текущего года.
Занятие 9. Тема: Телефонограмма
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства о текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения.
Передаваемая телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Принимаемая телефонограмма оформляется также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Для передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги преимущественно формата Л5, на специально разработанном бланке (если передается и принимается более 200 раз в год) или в некоторых случаях записывается в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации. При оформлении телефонограммы предпочтительным является угловое расположение реквизитов.
В состав типового формуляра телефонограммы (в последовательности, отражающей процесс передачи) входят следующие реквизиты:
• реквизит адресат оформляется в правом верхнем углу листа бумаги от 4-го стандартного положения табулятора;
• если телефонограмма передается нескольким однородным адресатам, то они указываются обобщенно;
• при адресовании телефонограммы руководителю предприятия наименование предприятия включается в наименование должности и оформляется в дательном падеже;
• наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке может быть изготовлено типографским способом;
• дата оформляется установленным цифровым способом от границы левого поля через два межстрочных интервала ниже названия вида документа; дата телефонограммы является одновременно и датой ее подписания и датой передачи;
индекс (номер) проставляется на той же строке, что и дата, и является, как правило, ее порядковым номером в пределах календарного года;
в некоторых случаях индекс бывает сложным - к порядковому номеру прибавляется номер дела по номенклатуре или индекс вопроса, структурного подразделения и др.;
передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также информацией для сведения можно не нумеровать;
текст оформляется с красной строки через 2-3 интервала ниже даты и индекса и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала; он должен быть кратким, точным и логически простым; труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слова при составлении телефонограмм не применяются;
при передаче телефонограммы следует проверить правильность записи повторным чтением (особенно цифр, дат терминов и понятий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух по буквам;
подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля;
в передаваемой телефонограмме
подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включает наименование предприятия автора, личной подписи и ее расшифровки;
на телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащая приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться;
на принимаемой телефонограмме оформляется только наименование должности лица, от имени которого она передана с указанием полного наименования предприятия - автора), инициалы и фамилия;
расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Она располагается на уровне последней строки в наименовании должности;
отметка о передаче оформляется через 2-3 интервала ниже подписи от границы левого поля; в передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», которое заканчивается точкой, сокращенного наименования должности передающего лица, личной подписи, ее расшифровки и номера телефона, с которого передана телефонограмма;
на принимаемой телефонограмме отметка о передаче оформляется аналогично; номер телефона оформляется через один интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами;
• отметка о приеме оформляется через два интервала ниже отметки о передаче от границы левого поля;
• в передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», которое заканчивается точкой, сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение, и времени приема - передачи (в часах и минутах);
• на принимаемых телефонограммах отметка о приеме удостоверяется личной подписью лица, записавшего сообщение;
• номер телефона и время приема - передачи оформляется через один интервал ниже слова «Принял» от границы левого поля.