Пример оформления внутренней объяснительной записки

Научно-исследовательский Заместителю директора отдел автоматики Политехнического музея ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА И.П.Хитрову 12.04.2006 10 апреля 2006 г. в зале № 8 посетителями был сломан макет промышленного робота ПР-222, инвентарный № 71547. Поломка была совершена в мое отсутствие, так как с 5 апреля я замещаю (на 0,5 ставки) музейного смотрителя отдела космонавтики Ковалеву Н.П. и обхожу залы № 8 и № 9 по специальному графику. Музейный смотритель В.Д. Журавлев

Задания для самостоятельной работы

Составить и оформить объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Ситуация I. В управление потребительского рынка Восточного административного округа г. Москвы поступила жалоба от жильцов муниципального округа «Перово» на отсутствие в центральном универсаме микрорайона (ТОО «Рита») молочных продукции.

Начальник управления Клименко В.Ф потребовал от генеральною директора магазина Суворова П.В. представить объяснительную записку о причинах несоблюдения обязательного ассортиментною минимума продовольственных товаров, утвержденного в префектуре в ноябре прошлого года в процессе приватизации магазина.

10 января текущего года Суворов П.В. сообщил, что утвержденный ассортиментный минимум в магазине строго соблюдается, молочные продукты завозятся в установленном количестве строго по графику.

В текущем году магазин заключил договор с Останкинским молочным комбинатом об увеличении поставок, что позволит с 15 января обеспечить торговлю молочными продуктами в течение всею рабочего дня.

Секретарь директора зарегистрировала объяснительную записку № 2 и отравила ее в префектуру

Ситуация 2. Российское агентство международною сотрудничества и развития (государственная организация при Правительстве РФ) по просьбе Правительства Республики Таджикистан в декабре текущею года проводит независимую проверку выполнения российскими предприятиями договоров о поставке зерна в республику.

5 декабря Торговая компания «ЭФДИ» (акционерное общество) представила в Главное договорно-правовое управление агентства копии заключенных договоров и объяснительную записку о схеме взаимодействия

контрагентов при исполнении заказов на поставку зерна для Республики Таджикистан.

Генеральный директор Милованов С.С. сообщает, что в течение трех лет компания принимает участие в исполнении контракта, подписанного внешнеторговой организацией «Таджиквнешторг» и французским отделением итальянской фирмы «Феруцци».

На основании договора комиссии по импорту компания взяла на себя обязательства по транспортному обслуживанию, то есть обеспечивает перевалку закупленного продовольственного и кормового зерна и иных грузов через морские порты Балтики или Черного моря и через пограничные станции на железных дорогах в период действия договора в количествах, соответствующих контракту.

Компания проводит переговоры и заключает соглашения с соответствующими транспортными организациями, организации перевозок и транспортно-экспедиторском обслуживании; осуществляет контроль за проведением перевалки зерна; ведет расчеты за оказанные услуги.

«Таджиквнешторг» несет все фактические расходы, включая налоги, акцизы и иные в соответствии с действующими в сопредельных странах правовыми нормами и актами, возникающие из выполненных работ. Все расчеты за услуги, оказанные компанией организации «Таджиквнешторг», произведены в текущем году полностью.

Объяснительная записка была зарегистрирована секретарем генерального директора за № 14.

Ситуация 3. 15 мая текущего года в лаборатории биомеханики Научно-исследовательского института травматологии и ортопедии Минздрава РФ вышла из строя токопроводящая дорожка. Лабораторное оборудование не работало, было сорвано обследование больных.

Заведующий лабораторией Афонина Н.П. потребовала от техника Гаврилова Г.В. объяснить, почему электроэнергия не подавалась до конца рабочего дня.

16 мая Гаврилов Г.В. сообщил, что районное предприятие объединения «Мосэнерго» проводило профилактический ремонт электросетей в здании института. Токопроводящая дорожка была повреждена случайно. Подача электроэнергии в лабораторию возобновилась к 22 часам того же дня.

Ситуация 4. В сентябре текущего года ведущий специалист коммерческого отдела торговой фирмы «Виктор-маркет» Симонов Е.К. участвовал в ярмарке «Русский фарфор», проходившей в Санкт-Петербурге, организовал закупку и доставку партии фарфоровых изделий, но допустил перерасход выданной ему для командировки подотчетной суммы.

6 октября он составил объяснительную записку на имя главного бухгалтера Федяевой З.Т. В записке он перечислил затраты на участие в ярмарке.

Фактически в период командировки он оплатил: за право участвовать в ярмарке - 45 т.р.; за предоставленное помещение и его охрану - 50 т.р.; за обеспечение условий хранения и упаковки товаров - 65 т.р.; за маркетинговые услуги, предоставленных оргкомитетом - 70 т.р.

Объяснительная записка прилагалась к отчету о командировке.

Ситуация 5. Государственное предприятие «Московская городская телефонная сеть» (Министерство связи РФ) направило на согласование заместителю начальника планово-финансового управления министерства Соколову К.С. проект приказа генерального директора Серова М.К. о создании коммерческого совета предприятия.

Направления его деятельности подробно были перечислены в пояснительной записке от 21 мая текущего года за № 12, приложенной к проекту приказа.

Коммерческий совет будет являться структурным специальным подразделением при генеральном директоре и должен изыскивать возможности получения дополнительной прибыли без специальных затрат и подготовки специалистов.

Коммерческий совет должен наладить учет и провести сверку абонентов, организовать сбор дебиторской задолженности, провести мероприятия по заключению договоров на обслуживание линейных каналов связи и систем сигнального оповещения.

Одним из направлений деятельности совета будет также экспертиза новых технологий, внедрение рационализаторских предложений с экономическим эффектом.

Совет будет заниматься поиском и разработкой новых услуг, которые предприятие сможет предоставить абонентам, утверждать их технологическое и экономическое обоснование.

Решения совета будут претворяться в жизнь приказом генерального директора.

Ситуация 6. Кассир департамента по работе с населением Акционерного коммерческого банка «Московский» Волкова А.В. 16 августа текущего года, опоздав на работу на 3 часа, написала объяснительную записку на имя начальника управления кадров Сальникова В.П.

Она просила восстановить ей служебное удостоверение и пропуск в помещение департамента, так как по пути на работу в электричке, следуя из Мытищ в Москву, она забыла сумку.

В отделении милиции станции Москва Ярославская Волкова А.В. немедленно заявила о пропаже, но поиски не дали результатов.

Ситуация 7. Старший эксперт отдела международных связей Управления науки, техники и внешнеэкономической деятельности префектуры Южного административного округа г. Москвы Малышев В.М. неоднократно нарушал правила внутреннего распорядка, опаздывал на работу, не оформлял в срок записи бесед с представителями зарубежных фирм.

Начальник отдела Марков А.П. решил документально фиксировать все нарушения трудовой дисциплины и готовить представление о расторжении контракта с Малышевым В.М.

23 февраля текущего года он потребовал от старшего эксперта представить объяснительную записку о причинах опоздания на работу.

Малышев В.М. признал опоздание на I час 30 минут и объяснил его нарушением расписания электропоездов из-за аварии на электрических сетях вблизи железнодорожной станции Голицыне. Однако никаких оправдательных документов к объяснительной записке Малышев В.М. приложить не смог.

Ситуация 8. Департамент внешних связей Правительства Москвы подготовил пояснительную записку к проекту совместного российско-итальянского предприятия по производству аудиометрической аппаратуры и современных слуховых аппаратов. Она зарегистрирована за № 125, подписана заместителем руководителя департамента Катковым Л.С. и направлена в департамент 15 августа текущего года.

В департаменте мэра 20 августа состоится встреча с вице-президентом Итало-российской торговой палаты господином Э.Рокки, на которой российская сторона должна представить партнеров по организации совместного предприятия. В этом качестве готовы выступить следующие московские организации.

Научный центр аудиологии и слухопротезирования Минздрава РФ Юридический адрес: 123456, Москва, ул. Паромная, д. 18. Генеральный директор - Коркин Павел Петрович;

1. Московский завод медицинской аппаратуры «Пульс». Юридический адрес: 117315, Москва, Дмитровское шоссе, д. 61. Директор – Милюков Василий Семенович.

Ситуация 9. В январе текущею года комиссия управления организационно-методического обеспечения работ с документами Мэрии г. Москвы установила, что в префектуре Центрального административною округа нарушаются требования Инструкции о делопроизводстве по письмам, заявлениям и жалобам граждан (19% г.). Занятия с работниками префектуры по изучению инструкции ни разу не проводились.

25 января управляющий делами префектуры Кобылев М.П. потребовал от ведущего специалиста Горячевой Т.А. объяснений

Горячева Г.Л. в объяснительной записке сообщает, что проведение занятий и другая конкретная организационно-методическая работа не входит в ее функциональные обязанности, закрепленные в должностной инструкции, а специальных поручений руководства она не получала. Она готова заниматься организационно-методической работой при условии внесения дополнений в должностную инструкцию ведущею специалиста управления делами.

Ситуация 10. Финансово-хозяйственное управление Мэрии г. Москвы с 3 по 17 июня текущего года проводило контрольно-ревизионную проверку деятельности Комитета по культуре Правительства Москвы. Из-за проверки финансовый отчет за I полугодие Комитет по культуре не смог представить своевременно в Планово-финансовое управление Министерство культуры РФ.

Заместитель председателя комитета Михайловская Л.В. в объяснительной записке на имя начальника Планово-финансового управления просила перенести срок представления отчета с 1 на 10 июля текущего года.

Занятие 7. Тема: Заявление

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение работника предприятию или должностному лицу.

Заявлениями оформляются правоотношения конкретного гражданина с государством и его органами по вопросам защиты его прав и достоинств, трудовых отношений, отношений собственности и другим. Заявлениями могут документироваться и некоторые взаимоотношения государственных органов, предприятий и учреждений между собой (заявление об открытии в отделении банка расчетного счета предприятия).

Оформление заявлений должно соответствовать установленным требованиям Оно зависит от того, кто является автором - физическое или юридическое лицо.

Заявление физического лица (гражданина) оформляется на чистом листе бумаги. Формуляр этого документа включает следующие реквизиты:

- адресат - помещается в верхнем правом углу листа бумаги и включает наименование должности руководителя с указанием наименования предприятия, его фамилии и инициалов - в дательном падеже;

- ведения об авторе оформляются ниже реквизита «адресат» и включают фамилию имя и отчество заявителя (полностью) в родительном падеже без предлога «от» и его домашний адрес, а в случае необходимости и номер телефона;

- название вида документа оформляется посередине строки прописными (заглавными) буквами - ЗАЯВЛЕНИЕ;

- текст заявления излагается от первого лица; логическая структура текста в зависимости от характера документа может включать вводную часть с изложением обстоятельств, послуживших причиной написания заявления, и вывод, в котором формулируется суть заявления; в некоторых случаях обоснование может следовать за изложением просьбы или предложением;

- подпись автора на заявлении может состоять из личной подписи, а если она неразборчива, то должна включать и ее расшифровку (инициалы, фамилия);

- дата располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля листа бумаги и оформляется установленным цифровым или буквенно-цифровым способом;

- в случае необходимости в формуляр заявления может включаться реквизит «отметка о наличии приложений» - она располагается ниже последней строки текста от границы левого поля. Отметка оформляется в соответствии с установленными правилами: Если приложение названо в тексте заявления, то форма отметки следующая - «Приложение на 2 л. в I экз.». Если прилагаемые документы в тексте не называются, то в отметке дается их полное описание.

Заявление работника учреждения на имя руководства оформляется по правилам, установленным для служебных документов Оно может быть составлено на чистом листе бумаги или на бланке структурного подразделения.

Формуляр такого заявления состоит из следующих реквизитов:

наименование структурного подразделения оформляется в левом верхнем углу листа бумаги от границы левого поля;

- название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) располагается через два интервала ниже обозначения структурного подразделения от границы левого поля и оформляется прописными (заглавными) буквами

- дата составления заявления оформляется установленным цифровым способом и располагается на следующей строке через два межстрочных интервала от границы левою поля;

- реквизит «адресат» помещается в верхнем правом углу листа бумаги от четвертого положения табулятора;

- в состав наименования должности руководителя включается обычно сокращенное наименование организации, предприятия или структурного подразделения. Этот реквизит формулируется в дательном падеже;

- текст заявления излагается от первого лица единственного числа («прошу») и может содержать просьбу, предложение или просьбу с конкретным обоснованием;

- в реквизит «подпись» входят: наименование должности, профессии или специальности работника, его личная подпись и ее расшифровка.

Заявления рассматриваются руководством предприятия или структурного подразделения, решение которого выражается в виде резолюции. Она помещается между реквизитами «адресат» и «текст» или на свободном поле документа и может содержать конкретное решение вопроса или устанавливать порядок его подготовки. В последнем случае резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована.

Заявление визируется должностными лицами, заинтересованными в решении вопроса и уполномоченными на это действующим законодательством. Виза помещается в нижней части листа и включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату. При отрицательном решении вопроса заявителя должностное лицо, визирующее документ, пишет краткое мотивированное заключение.

Заявления, оформляемые при взаимоотношениях государственных органов и юридических лиц имеют, как правило, форму (например, заявление учредителя, заявление в банк, заявление в налоговую инспекцию является типовыми формами). установленным действующим законодательством.