3.5 Запрос на обновление

Используя запрос на обновление, пользователь может изменить группу записей, отобранную на основе определенных критериев.

Для создания запроса на обновление выполните следующее:

1. предварительно составьте запрос на выборку;

2. затем выполните составленный запрос и оцените результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Режим таблицы из меню Вид;

3. после этого вернитесь в режим конструктора и активизируйте команду Обновление из меню Запрос;

4. Access добавит в бланк запроса строку Обновление, которая предназначена для указания новых значений полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые выражения;

5. в специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет изменено в таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

3.6 Запрос на создание таблиц

На основе записей, отобранных запросом можно построить новую таблицу с помощью запроса на создание таблицы. Такие запросы обычно применяют для архивирования старых записей или для сохранения резервных копий таблиц.

Выполните следующее:

1. предварительно подготовьте запрос на выборку;

2. выполните составленный запрос для проверки его правильности;

3. вернитесь в режим конструктора и в меню Запрос выберите команду Создание таблицы, в которое необходимо ввести имя новой таблицы;

4. выполните запрос, нажав кнопку с восклицательным знаком на панели инструментов;

5. в специальном окне Access укажет, сколько записей добавляется в новую таблицу, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

3.7 Запрос на добавление

С помощью запроса на добавление записи одной таблицы (все или отобранные запросом) можно поместить в конец другой таблицы.

Для создания запроса на добавление выполните следующее:

1. для отбора добавляемых записей сначала составьте запрос на выборку;

2. выполните составленный запрос и оцените результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Режим таблицы из меню Вид;

3. после этого вернитесь в режим конструктора и активизируйте команду Добавление из меню Запрос;

4. в открывшемся при этом диалоговом окне Добавление задайте в поле Имя таблицы имя таблицы, к которой вы будете присоединять данные из выбранного набора записей;

5. после нажатия кнопки ОК Access добавляет в бланк запроса строку Добавление. В эту строку автоматически или в ручную вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса;

6. выполните запрос, нажав кнопку Запуск на панели инструментов;

7. в специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет добавлено к целевой таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

3.8 Запрос на удаление

Запросы этого типа служат для удаления из таблицы групп записей, соответствующих некоторому критерию отбора. Поскольку записи, удаленные посредством запроса, нельзя восстановить, следует тщательно анализировать критерии отбора.

Для создания запроса на удаление выполните следующее:

1. для отбора удаляемых записей сначала составьте запрос на выборку;

2. затем выполните составленный запрос и оцените результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Режим таблицы из меню Вид;

3. после этого вернитесь в режим конструктора и активизируйте команду Удаление из меню Запрос;

4. Access добавит в бланк запроса строку Удаление и введет в ее ячейки значение Условие. Это означает, что пользователь может установить дополнительные критерии отбора;

5. выполните запрос, нажав кнопку Запуск на панели инструментов;

6. в специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет удалено из таблицы, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

Упражнение 4 Создание запроса с использованием групповых операций

Создать запрос Рейтинг учеников для подсчета среднего балла каждого ученика в классе.

Для улучшения качества запроса вместо кодов учеников, применяемых в таблице Годовая успеваемость класса (в ней собраны сведения по успеваемости), укажем соответствующие фамилии и имена из таблицы Сведения об учениках.

Таким образом, для решения данной задачи мы будем использовать две таблицы.

Помните, что при составлении запроса на основе нескольких таблиц между ними необходимо установить связь, задав отношения между полями. В противном случае результат обработки запроса может оказаться некорректным.

В нашем случае отношение между таблицами уже задано, между полями таблиц проведена линия.

1. в окне базы данных перейдем на вкладку Запросы и щелкнем на кнопке Создать, чтобы перейти к созданию запроса;

2. на экране появится диалоговое окно Новый запрос, предназначенное для выбора способа построения запроса;

3. выберем значение Конструктор и нажмем кнопку ОК,

4. в результате на экране появится два окна: окно конструктора запросов Запрос1: Запрос на выборку и окно выбора таблиц Добавление таблицы. Выберем нужные таблицы.

5. установим тип запроса Выборка, нажав кнопку Тип запроса на панели инструментов;

6. выполним двойной щелчок на поле Код ученика таблицы Сведения об учениках. В результате имя этого поля будет помещено в строку Поле бланка запроса. Добавить нужные поля в бланк запроса можно также перетаскиванием их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле;

7. аналогично во вторую колонку строки Поле вставим имя поля Фамилия, Имя из таблицы Сведения об учениках;

8. для упорядочения отобранных записей по алфавиту воспользуемся возможностями сортировки самого запроса. Для этого в строке Сортировка столбца Фамилия откроем список значений и зададим сортировку данных по возрастанию;

9. аналогичные операции выполним для поля Имя таблицы Сведения об учениках;

10. вставим в бланк запроса поле Оценка из таблицы Годовая Успеваемость класса;

11. в бланке запроса добавим строку Групповые операции (знак  на панели инструментов) ;

12. в поле Оценка установим значение Avg. Нам необходимо, чтобы после запятой стоял только одно десятичный знак. Для этого надо указать формат вывода результатов в запросе. Выполним следующие операции: в строке Групповая операция поля Оценка щелкнем правой клавишей мыши и из раскрывшегося меню выберем команду Свойства. В строке Формат поля окна Свойства поля введем значение Фиксированный, а в поле Число десятичных знаков - число 1. Можно также указать подпись поля - Средний балл;

13. сохраним запрос с именем Рейтинг учеников.