5. Специальные возможности Microsoft Access Экспорт

Этой операцией возможно копирование таблицы из одной БД в другую БД или другое приложение.

В окне БД надо выбрать экспортируемую таблицу. Выполнить команду Файл/Экспорт. Откроется окно диалога (рис. 23). Здесь надо указать папку-приемник информации. после нажатия кнопки Сохранить в следующем окне задается имя сохраняемой таблицы и задаются параметры пересылки.

Рис. 23. Окно экспорта

Экспорт можно произвести и в текстовый редактор. Для этого надо указать соответствующий тип результирующего файла в окне диалога.

Импорт

Импорт или прием информации позволяет пересылать несколько таблиц. Запуск процедуры возможен командой меню Файл/Внешние данные/Импорт или в окне БД в контекстном меню правой кнопки мыши (Импорт). Последовательность действий аналогично экспорту, однако кнопка Параметры (рис. 24) позволяет скопировать и схему данных.

Р ис. 24. Окно импорта

Полезной функцией является установление связей с таблицами других приложений Office. при этом изменения в этих таблицах будут воспроизводиться в таблицах МА. Установление связей выполняется командой Файл/Внешние данные/Связь с таблицей.

6. Диаграммы

Это средство визуального анализа путем графической интерпретации табличной информации. Созданную диаграмму можно поместить в форму, отчет, экспортировать в другие приложения Microsoft Office. Для создания диаграммы удобно использовать перекрестную таблицу.

Диаграмма создается в категории Форма кнопкой Создать/Диаграмма. В последовательности всплывающих окон надо выбрать таблицу для отображения, выводимые поля, тип диаграммы. В окне определения типа данных (рис. 25) указываются поля для размещения в диаграмме. Если автоматическое размещение полей не подходит, можно вручную перетащить мышью поле на нужную позицию. Кнопка Образец позволяет оперативно посмотреть результат. Дальше можно указать заголовок диаграммы и просмотреть ее.

Диаграмму можно корректировать. В окне просмотра нужно выделить диаграмму и перейти в Конструктор двойным нажатием мыши. Последующее нажатие мыши выводит контекстное меню (рис. 26). Наиболее интересна опция Параметры. После ее нажатия в соответствующем окне можно изменять вид диаграммы.

Р ис. 25. Выбор данных для диаграммы

Рис. 26. Модификация диаграммы

Размер всей диаграммы изменяется в окне Конструктора форм.

Возможно вращение диаграммы для обеспечения вывода всех строк по осям, поворот подписей значений по осям и многое другое. Все эти функции доступны из кнопок панели инструментов приложения MS Graph и из всплывающих меню при нажатии кнопок мыши.

7. Формы

Форма – это особый вид представления данных БД. Можно обеспечить представление информации в виде, привычном пользователю. Кроме того, форма дает и дополнительные возможности при вводе и просмотре данных.

Простейший способ создания формы – Автоформа, вызываемая в категории Таблицы командой меню Вставка/Автоформа. Автоматически появится форма стандартного вида с кнопками перемещения по таблице в нижней части окна.

Другие способы создания формы следующие:

• Конструктор форм;

• Мастер форм;

• Автоформа: в столбец;

• Автоформа: ленточная;

• Автоформа: табличная;

• Диаграмма;

• Сводная таблица.

Выбор любого действия производится в категории Форма кнопкой Создать.

Наиболее просты Автоформы.

М астер форм позволяет выбирать поля для вывода в форме и задавать стиль оформления (рис. 27).

Рис. 27. Выбор данных для формы через Мастер форм