2. Создание бд
Создать БД можно различными способами.
использование вышерассмотренного окна диалога. Необходимо выбрать Новая база данных и нажать Ок;
использование команды Файл\Создать;
нажать кнопку Создать на панели инструментов.
Во всех случаях возможно создать новую пустую БД (вкладка Общие) и выбрать образец (вкладка Базы данных).
2.1. Создание таблицы
Таблица создается после создания БД через окно БД. В этом окне необходимо выбрать категорию Таблицы и нажать кнопку Создать.
При этом открывается окно диалога Новая таблица (рис. 3). В его правой части представлены варианты дальнейших действий:
Режим ввода данных (Режим таблицы);
Конструктор;
Мастер таблиц;
Импорт таблиц;
С
вязь
таблиц.
Рис. 3. Окно создания таблицы
Непосредственно для создания таблицы используются первые три варианта. При выборе варианта производится создание таблицы, после чего ей необходимо присвоить имя и сохранить. Рассмотрим эти варианты подробнее.
Создание таблицы с помощью Мастера.
MS Access содержит целый ряд таблиц, которые можно использовать в качестве прототипов требуемой таблицы. После запуска Мастера таблиц возникает последовательность диалоговых окон (переход по кнопке Далее), позволяющих выбрать таблицу с помощью Образцов таблиц и соответствующих им Образцов полей. Поля можно переименовать по желанию (рис. 4.). Можно установить и связи между таблицами с использованием соответствующего окна. Завершение работы производится кнопкой Готово.
Создание таблицы в режиме таблицы (ввод данных)
Таблица создается по умолчанию при выборе данного режима в окне Таблица\Создать. Автоматически появляется таблица на 10 столбцов с универсальными названиями и 20 строк (рис. 5.). Для проверки правильности задания типов и редактирования названий полей необходимо перейти в Конструктор таблиц (Вид\Конструктор или специальная кнопка).
Р
ис.
4. Мастер создания таблицы
Рис. 5. Окно создания таблицы вводом данных
Создание таблицы в режиме Конструктора
Этот режим предоставляет наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. В окне диалога Новая таблица необходимо выбрать опцию Конструктор и нажать Ок. (рис. 6.).
Р
ис.
6. Конструктор таблицы
В верхней части окна Конструктора имеется зона описания создаваемых полей: название, тип данных (выбор из всплывающего окна), описание (комментарий для пользователя, возникающий при просмотре таблицы в нижней части экрана).
Важное значение имеет тип Счетчик (автоматическое присвоение новой записи следующего номера без возможности исправления) и Мастер подстановок (см. ниже).
Поле типа OLE позволяет включать в таблицу графические объекты, видео и звуковые файлы, программы и т. п.. Для включения этих объектов надо выполнить в режиме таблицы команду меню Вставка/Объект или нажать правую кнопку мыши и выбрать опцию Добавить объект или Объект…/Изменить объект. В появившемся окне в случае использования уже созданного объекта надо задать Создать из файла и выбрать нужную информацию (рис. 7).
В Конструкторе таблицы можно указать для поля Первичный ключ. Ключ указывается для поля, содержащего информацию, которая однозначно идентифицирует запись (пример – порядковый номер). Его можно задать нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов или через правую кнопку мыши.
Р
ис.
7. Выбор объекта OLE
Структуру таблицы в этом окне можно корректировать, изменяя наименование поля и его тип, выполняя вставку нового поля, удаляя ненужное поле, меняя порядок следования полей.
В нижней части окна Конструктора содержится дополнительная информация по полю (Общие/Подстановка). Она часто используется для ускорения ввода данных в таблицу (см. ниже).
Важной операцией является задание значений в строках Обязательное поле, Индексированное поле.
Для индексированного поля возможно задание варианта:
Нет;
Да (Допускаются совпадения);
Да (Совпадения не допускаются).
Разработанную структуру таблицы необходимо сохранить.
Необходимо придерживаться определенных правил при создании таблицы и вводе в нее информации:
никогда не создавать поле, информация в котором может быть вычислена на основании других полей;
никогда не создавать повторяющихся полей;
никогда не создавать полей с одинаковыми значениями во всех записях;
каждая запись должна быть уникальной;
необходимо наличие уникального ключа.