2.2. Возможности ms Access при вводе данных в таблицу

Кроме непосредственного ввода информации (формирование записей таблицы), MS Access имеет развитые средства ускорения ввода и защиту от ошибок при вводе:

• маска ввода;

• поле подстановки;

• значение по умолчанию;

• автозамена.

Маска ввода

М аска ввода позволяет использовать шаблон для ввода информации. Наиболее удобно ее применять при вводе даты, номера телефона (добавление кода города, расстановка служебных символов) и тому подобной информации. Строка Маска ввода имеется в окне Конструктора таблицы при задании полей (параметр Общие). Формат маски можно ввести самостоятельно в эту строку или воспользоваться Построителем (рис. 8). При размещении в этой строке мыши возникает кнопка Построителя маски. После ее нажатия возникает соответствующее окно.

Рис. 8. Окно создания маски ввода

В случае самостоятельного создания маски необходимо соблюдать определенные правила и использовать специальные символы.

Поле подстановки

П оле подстановки представляет собой всплывающее окно, появляющееся при вводе данных в таблицу, когда маркер ввода переносится в соответствующее поле. О наличии поля подстановки сообщает специальный значок. Для создания поля подстановки нужно выбрать одноименный тип данных поля в Конструкторе таблицы. После этого возникает последовательность диалоговых окон (рис. 9).

Рис. 9. Мастер поля подстановки

При выборе опции фиксированного набора значений в следующем окне необходимо написать список этих значений. При использовании таблицы надо указать ее и поле-источник данных.

Значение по умолчанию

Значение по умолчанию вводится в окне Конструктора таблицы в области свойств поля Общие. После этой операции при вводе данных в таблицу в этом поле в новой записи автоматически будет появляться указанная информация. Дополнительно в Конструкторе можно указать Условие на значение (определяет требование к данным, вводимым в поле) и Сообщение об ошибке (текст сообщения при несоответствии введенных данных и условия на значение).

Автозамена

Э та возможность включается командой меню Сервис/Параметры автозамены (Сервис/Автозамена) (рис. 10). В этом окне можно задать соответствие вводимого символа и появляющегося в таблице окончательного значения. (например, Р – Рыбинск).

Рис. 10. Окно создания режима Автозамена

2.3. Многотабличные базы данных

Возможно создание БД, информация в которых содержится в нескольких таблицах. При этом между таблицами должны быть установлены связи (отношения). Связь устанавливается на основании данных в совпадающих полях. Поля могут иметь и разные имена, но тип данных должен совпадать (допускается связь через поля Счетчик-Числовое/Длинное целое).

MS Access поддерживает четыре типа отношений:

• один к одному;

• один ко многим;

• многие к одному;

• многие ко многим.

Отношение один к одному означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

Отношение один ко многим и многие к одному означает, что каждая запись в одной таблице соответствует нескольким записям в другой таблице.

Отношение многие ко многим означает, что одна запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и одна запись во второй таблице может быть связана с несколькими записями в первой таблице. Такую связь можно создать только через третью (промежуточную) таблицу.

Связь устанавливается заданием общего поля.

Первые три вида связей формируются одинаково. Создание связей выполняется в окне Схема данных (рис. 11) при выполнении команды Сервис/Схема данных или при нажатии одноименной кнопки. Таблицы должны быть закрыты. В окне надо указать таблицы командой Связи/Добавить таблицу или кнопкой на панели инструментов (через окно Добавление таблицы). Имя поля в первой таблице схемы данных надо «перетащить» мышью во вторую таблицу на связываемое поле. В результате появится линия и окно диалога Изменение связей. Необходимо проверить правильность связи и подтвердить ее создание. Также в этом окне важно определиться с опцией Обеспечение целостности данных. При выборе этой опции, правильном задании ключевого поля и индекса (в Конструкторе таблиц) на линии связи возникает соответствующие значки типа связи.

Одно из полей связи обязательно должно быть ключевым.

В окне Схема данных можно выполнять следующие действия:

• изменить структуру таблицы (правая кнопка мыши на обозначении таблицы);

• изменить связь (двойное нажатие кнопки мыши на линии связи);

• удалить связь (двойное нажатие кнопки мыши на линии связи);

• удалить таблицу из схемы данных (кнопка Delete).

В результате установления связей при просмотре таблицы возникает специальный значок (крест), нажатие на который открывает связанные записи подчиненной таблицы. Повторное нажатие закрывает эту всплывающую информацию. Такая процедура не позволяет полностью просмотреть информацию в БД со связью многие ко многим.

Р ис. 11. Схема данных

Подтаблицы

Связь можно установить и в Конструкторе таблиц. Необходимо в зоне описания имен полей и их типов нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать опцию Свойства. В строке Имя подтаблицы из всплывающего списка можно выбрать имя подчиненной таблицы. Однако такой способ не отражается в схеме данных и обладает более высоким приоритетом по сравнению со связью через Схему данных. Поэтому с ним надо обращаться осторожно.