44

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Рыбинская государственная авиационная технологическая академия им. П. А. Соловьева

ПАВЛОВ Р. В.

КРАТКИЙ КУРС СУБД ACCESS

Учебное пособие

Рыбинск 2005

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ПЕРВЫЙ ЗАПУСК MICROSOFT ACCESS 4

2. СОЗДАНИЕ БД 5

2.1. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ 5

2.2. Возможности MS Access при вводе данных в таблицу 10

2.3. Многотабличные базы данных 12

2.4. Оптимизация структуры БД 14

2.5. Оптимизация быстродействия БД 15

3. Поиск информации в БД 16

3.1. Команда Поиск/Замена 17

3.2. Фильтры 18

4. Запросы 21

4.1. Конструктор 21

4.2. Многотабличные запросы 23

4.3. Итоговые запросы 23

4.4. Модифицирующие запросы 24

4.5. Перекрестные запросы 25

5. Специальные возможности Microsoft Access 26

6. Диаграммы 27

7. Формы 29

7.1. Конструктор форм 30

7.2. Многостраничные формы 35

7.3. Форматирование 37

7.4. Запуск формы 37

8. Отчеты 38

9. Макросы 40

10. Настройка интерфейса 41

Заключение 44

Список литературы 44

Введение

Несмотря на появление новых технологий в области управления базами данных (БД) и новых систем управления БД (СУБД), Microsoft Access остается одним из наиболее популярных продуктов в этой области. Это прежде всего связано с тем, что Microsoft при создании новых версий сохраняет совместимость с предыдущими версиями. Кроме того, Microsoft Access предлагает пользователю дружественный интерфейс и во многих случаях обеспечивает интуитивное понимание пути решения поставленных задач и возникающих проблем.

В настоящее время термины БД и СУБД используются исключительно как относящиеся к компьютерам. В общем случае термин «БД» можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку (расписание поездов, книга регистрации покупателей и товаров). При этом в качестве БД рассматривается только набор данных, организованных определенным образом.

Большинство БД для хранения данных используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных БД называются записями и полями, соответственно.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.

В последнее время наибольшее распространение получили реляционные БД (РБД). В них информация хранится в одной или нескольких таблицах. Связь между таблицами осуществляется посредством значений одного или нескольких совпадающих полей.

Каждая строка таблицы в РБД уникальна. Для обеспечения уникальности строк используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы. Ключи хранятся в упорядоченном виде, что обеспечивает прямой доступ к записям во время поиска.

Для взаимодействия пользователя с БД используются СУБД. Современные СУБД содержат:

• набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;

• развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию. Выполнять поиск и представлять информацию в текстовом или графическом виде;

• средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создать собственные приложения.

1. Первый запуск microsoft access

M icrosoft Access должен быть установлен на компьютере. Запуск этого приложения обычно не вызывает сложностей через меню ПУСК Windows. На экране возникает окно приглашения Microsoft Access (рис. 1.). В нем можно выбрать существующую БД и открыть ее, воспользовавшись списком файлов БД. Также можно создать новую БД (см. ниже). После этого возникает главное окно Microsoft Access. Его конфигурация повторяет организацию этих элементов других приложений Microsoft Office. Имеется заголовок, строка главного меню, панель управления, строка состояния и окно БД. В зависимости от версии вид этого окна немного отличается. На рис. 2. представлено окно МА 2002.

Рис. 1. Окно приглашения МА 2002

Заголовок и строка состояния полностью повторяют приложения Microsoft Office.

Меню содержит большое число аналогичных команд. Специфические функции будут рассмотрены ниже. Это же относится и к панели инструментов.

Окно БД содержит собственную панель инструментов в верхней части и панель управления объектами БД (таблицы, запросы и т. д.) слева.

Р ис. 2. Главное окно