6.3. Анализ видов деятельности и расхода времени.

Анализ деятельности и времени как процесс контроля означает сравнение фактического ис­пользования времени в течении рабочего дня и недели с запланированным

Таблица 4

Анализ видов деятельности и расхода времени

План åе, ч

Факт åе, ч Выигрыш в часах

Задачи, которые вы исключаете, делегируете, переносите и анализируете.

Контроль результатов необходим для реализации намерения достичь поставленных целей в конце планового периода; он должен в любом случае производиться после выполнения задания, а при реализации крупных проектов - на промежуточных стадиях на всём протяжении процесса. По комплексным рабочим задачам необходимо составлять контрольный лист (табл. 5).

Таблица 5

Контрольный лист

№

Задача (цель)

Дата, срок

Планируемые показатели

Фактические показатели

Причины от­клонения

Исполнение

Анализ видов деятельности и расхода времени лучше проводить в виде таблиц 6 - 8. Рассматривается каждый рабочий день типичной рабочей недели. Анализируются наиболее значимые виды деятельности, занимающие значительную часть рабочего времени – фиксировать все виды деятельности в форме результатов как минимум за 15 – минутные отрезки времени (табл. 6). Регистрация затрат времени должна проводиться немедленно по их осуществлении. Рекомендуется избегать записей по памяти.

Анализ видов деятельности и расхода рабочего времени руководителя завершается таблицей расчёта коэффициентов расхода времени по четырём критериям:

А - было ли целесообразно выполнение работы (да, нет);

Б - были оправданны затрат времени на данную работу (да, нет);

В - была ли необходимой данная работа (да, нет), ответ «нет» занесите также в А и Б;

Г - был ли сознательно определен порядок и временной интервал времени на выполнение работы (да, нет).

Заполнение колонок А,Б,В,Г необходимо осуществлять после окончания рабочего дня при анализе затрат времени.

Определите общую продолжительность работ ПР соответствующего дня. Она может не равняться 8 час. 12 мин.

Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ «нет» (Ан, Бн, Вн, Гн).

Проведите расчеты (табл. 7) по следующим формулам:

К1 = (Ан / ПР ) * 100,

К2 = (Бн / ПР ) * 100,

К3 = (Вн / ПР ) * 100,

К4 = (Гн / ПР ) * 100,

Таблица 6

Анализ видов деятельности и расхода времени

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени от - до	Продолжи­тельность (мин.)	да (д) нет (д)
				А	Б	В	Г

Таблица 7

Расчёт коэффициентов расхода времени (мин.; % )

Дни Недели	ПР (мин)	Ан (мин)	Бн (мин)	Вн (мин)	Гн (мин)	К1 (%)	К2 (%)	К3 (%)	К4 (%)
Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота
Итого неделя

Если К1 > 10 %, то у Вас проблемы с делегированием полномочий и установлением приоритетов;

Если К2 > 10 %, то велик расход времени на выполнение работ, необходимо заняться анализом причин;

Если К3 > 10 %, необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации;

Если К4 > 10 %, момент исполнения решения, задания был определён спонтанно, у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов, подготовка к работе и т.д.).

В таблицу 8 «Характеристика перерывов в работе» необходимо заносить все помехи и перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры, незаявленные посетители, время на ожидание и т.п. Их можно также заносить индексами (условными обозначениями): Н – начальник; Кл – клиент; К – коллега; П – подчиненный; Сем – семья; С – секретарь; Пр – прочие и т.д.

Записывать надо не только внешние помехи, но и случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, внезапно звоните другу, и т.п.).

Таблица 8

Характеристика перерывов в работе

N п/п	Помехи интервал времени (от-до)	Продол-жительность (мин)	Телефонный разговор или посетитель (мин)	Кто?	Примечания (например, причины «помех» в работе)

Обработка данных таблицы "Анализ помех"

1. Наиболее "дорогостоящие" помехи;

2. Ненужные посещения;

3. Бесполезные телефонные звонки;

4. Какие телефонные разговоры могли бы быть короче и эффективнее;

5. Кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас от дел;

6. Какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не 5, а 1 раз в день с «блоком» вопросов.

Расчёт позволяет определить сильные и слабые стороны организации управленческой деятельности и наметить пути её оптимизации.

При заполнении таблиц и проведении соответствующих расчетов Вы должны быть по возможности честным и самокритичным, даже если создается впечатление, что результаты будут разочаровывающие. «Самокорректировка» введет Вас в заблуждение и приведет к искажениям и не позволит правильно составить мероприятия по устранению недостатков в организации Вашего труда.

Анализ видов деятельности и расхода рабочего времени руководителя завер­шается таблицей расчёта коэффициентов расхода времени по четырём кри­териям:

А) целесообразность выполнения работы;

Б) оправданность затрат времени на данную работу;

В) необходимость данной работы;

Г) порядок определения расхода времени на каждый вид деятельности

Расчёт позволяет определить сильные и слабые стороны организации труда руководителя и наметить пути её оптимизации.