3. Ревизия договорной дисциплины на предприятии.

В процессе ревизии договорной дисциплины решаются следующие основные задачи:

1. Ревизия системы документооборота по договорам. Ревизору необходимо составить схему движения договоров и проверить их фактическое движение. Важный момент – регистрация договоров. Подписание договоров без регистрации в журнале может привести к тому, что договор может быть отравлен без регистрации. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизируемая организация должна предоставить проверяющим утвержденный список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей.

2. Выборочная документальная проверка соответствия договоров, заключенных организацией за ревизуемый период, требованиям действующего законодательства.

3. Выборочная документальная проверка условий договоров, заключенных организацией за ревизуемый период.

4. Анализ договоров. В случае выявления в ходе ревизии условий договоров, не соответствующих требованиям действующего законодательства, ревизор выясняет, действительны ли данные сделки. При выявлении недействительных сделок ревизор выясняет, признается данная сделка недействительной по решению суда (оспоримая сделка), либо без такого решения (ничтожная сделка).

5. Ревизия контроля за исполнением договоров. Ревизор должен изучить систему контроля за исполнением договоров: действенна ли она.

6. Ревизия правомерности совершения крупных сделок. Ревизору нужно проверить соблюдение организацией условий: решение о совершении крупных сделок должен принимать совет директоров единогласно или общим согласием собрания акционеров (большинство голосов в три четверти).⁷

7. «Практический аудит» учебное пособие / под ред. Н.Д.Бровкиной, М.В. Мельник – М: ИНФРА-М, 2008г.

В ходе выполнения вышепоставленных задач необходимо учесть следующие особенности документооборота.

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены: преамбула; предмет договора; права и обязанности сторон; стоимость и порядок осуществления расчетов; особые условия договора; ответственность сторон; изменение, расторжение и прекращение договора; конфиденциальность; разрешение споров; обстоятельства непреодолимой силы; срок действия договора; адреса и реквизиты сторон; подписи сторон.

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел). Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются: юрист; финансовый директор; главный бухгалтер; руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование. Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования, а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа.

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Право подписания договора имеют: - лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации, - лица, получившие доверенность.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

- генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого);

- специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи);

- разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при наличии подписи; наличии виз необходимых лиц; при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным .

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров: регистрационный номер; дополнительный номер (номер контрагента); дата договора; наименование контрагента; предмет договора; срок действия; ответственное подразделение (ответственный исполнитель); цена договора; наличие приложений; кто подписал договор.

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например: договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации; лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте; сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.⁸

8. Юсипова Е.Г. статья «Документооборот договоров: мастер-класс» // «Объединённая редакция деловых журналов» №16, 2008г.