Применение контрольно-кассовой техники и бланков строгой отчетности

Организации, оказывающие услуги по прокату, предоставляют имущество внаем в основном физическим лицам, при этом денежные средства за оказанные услуги вносятся гражданами в кассу организации в виде наличных. Поэтому, как правило, такие организации сталкиваются с вопросом: необходимо ли применять контрольно-кассовую технику при расчетах с населением за услуги по прокату?

Ответ на данный вопрос дает введенный в действие Федеральный закон от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Федеральный закон №54-ФЗ).

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 и статьей 5 Федерального закона №54-ФЗ организации при осуществлении наличных денежных расчетов обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее ККТ) и выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении таких расчетов в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. В целях Федерального закона №54-ФЗ под наличными денежными расчетами понимаются произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Как правило, имущество напрокат берут граждане в потребительских целях, не имеющие расчетного счета в банке или чековой книжки, поэтому и расчеты в основном осуществляются наличными. А раз так, то соответственно и услуги проката попадают под действие данного Закона.

Однако пунктом 2 статьи 2 Федерального закона №54-ФЗ установлено следующее:

«Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации».

Обратите внимание!

Федеральный закон №54-ФЗ допускает применение бланков строгой отчетности (далее БСО) при оказании организациями и индивидуальными предпринимателями услуг именно населению, для юридических лиц данный закон расчеты с применением бланков строгой отчетности не установил. Поэтому, если организация заключает договор проката с юридическим лицом и расчет производится наличными денежными средствами, наличие ККТ обязательно.

Общие требования к ныне действующим бланкам строгой отчетности и порядку их оформления приведены в Письме Минфина Российской Федерации от 23 августа 2001 года №16-00-24/70 «О документах строгой отчетности при осуществлении денежных расчетов с населением».

Бланк строгой отчетности должен наряду с показателями, характеризующими специфику оформляемых операций, содержать следующие обязательные реквизиты:

·   гриф утверждения, наименование формы документа;

·   шестизначный номер, проставленный типографским нумератором;

·   серию;

·   код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

·   дату осуществления расчета;

·   наименование и код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

·   код ИНН;

·   вид оказываемых работ (услуг);

·   единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном выражении);

·   наименование должности лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления с личной подписью.

В указанном Письме также сказано, что утвержденные Минфином Российской Федерации формы документов строгой отчетности распространяются на все организации, занимающиеся видами деятельности, для которых эти формы были утверждены.

Вопрос практического применения бланков строгой отчетности организациями малого и среднего бизнеса рассмотрен в Письме Минфина Российской Федерации от 29 декабря 2003 года №16-00-24/56 «О применении документов строгой отчетности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств». В письме, в частности, сказано, что организации, не входящие в систему отраслевых министерств и ведомств, комитетов, но осуществляющие соответствующий вид деятельности, имеют право использовать в своей деятельности бланки строгой отчетности, утвержденные Минфином Российской Федерации.

В необходимых случаях утвержденные формы могут быть дополнены реквизитами, соответствующими роду деятельности организации, но удаление существующих реквизитов не допускается. Если у организации отсутствуют данные для заполнения каких-либо строк формы бланка, эти строки прочеркиваются. Форматы утвержденных бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения или сужения граф, в зависимости от значности указываемых в них показателей.

В Письме Минфина Российской Федерации от 26 декабря 2002 года №16-00-24/61 «О проставлении идентификационного номера налогоплательщика на бланках строгой отчетности» обращено внимание на то, что бланки строгой отчетности должны быть изготовлены в типографии, в связи с чем они являются полиграфической продукцией. Указание выходных сведений типографии, изготавливающей бланки, является обязательным реквизитом, идентифицирующим изготовителя бланков.

До настоящего времени были утверждены в установленном порядке более 200 форм бланков строгой отчетности. Такие данные содержатся в Письме Минфина Российской Федерации от 13 марта 2002 года №16-00-24/13 «О бланках строгой отчетности». В письме отмечено, что бланки строгой отчетности, утвержденные письмами Минфина России и не представленные на переутверждение в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», тем не менее, являются действующими и должны использоваться организациями для приема денежных средств от физических лиц при оказании услуг.

В случае отсутствия утвержденных бланков строгой отчетности для оказания какого-либо вида услуг Минфин Российской Федерации в Письме от 11 февраля 2002 года №16-00-24/10 «О бланках строгой отчетности» разрешает организациям самостоятельно определить, какую именно форму бланка строгой отчетности из существующих форм применять при расчетах с населением. При этом решение о правомерности применения той или иной формы бланка должен принимать руководитель организации, который в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

По поводу применения бланков строгой отчетности необходимо отметить следующее. В Письме Минфина Российской Федерации от 14 июля 2003 года №16-00-12/24 «Об использовании документов строгой отчетности при осуществлении расчетов с населением» сказано, что до выхода правительственного постановления в связи с Федеральным законом №54-ФЗ, действуют утвержденные Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной комиссией по контрольно-кассовым машинам формы документов строгой отчетности, которые подлежат использованию при расчетах с населением для учета наличных денежных средств.

Постановление Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 года №171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», определяющее порядок ввода в действие новых бланков строгой отчетности, принято и в нем сказано, что до момента утверждения Минфином Российской Федерации новых форм бланков строгой отчетности в порядке, определенном данным Постановлением, но не позднее 1 января 2007 года, могут применяться формы бланков, утвержденные ранее.

При оформлении выдачи напрокат предметов, а также получении денег за продление срока проката, ремонт, порчу предметов проката и так далее используется форма БО-6 «Обязательство – квитанция», «Копия обязательства – квитанции», выписываемая в двух экземплярах. Первый экземпляр (обязательство - квитанция) направляется в картотеку салона, где хранится до возвращения предметов проката. Второй экземпляр (копия обязательства - квитанции) передается нанимателю для подтверждения переданных напрокат предметов, оплаты стоимости проката, а также контроля доплат и возвращается им в момент возврата предметов проката.

На оборотной стороне этого экземпляра делаются отметки об уплате за продление срока, доплате за порчу предметов проката и их ремонт. В случае повторной или последующей доплаты выписывается приходный кассовый ордер, номер которого проставляется в правой верхней части оборотной стороны формы. Отрывной корешок обязательства - квитанции регистрируется в накопительной ведомости приема и сдачи выручки и вместе с ней передается в бухгалтерию. Выдача напрокат предметов почасового пользования оформляется кассовой ведомостью по форме БО-9 с выдачей заказчику чека ККТ или отрывной части формы БО-11 (02). Возможно также использование формы БО-3, в зависимости от массовости услуги и места нахождения прокатного пункта.

При оказании услуг по прокату легковых автомобилей, организации и индивидуальные предприниматели вправе использовать для приема наличных денег от населения утвержденную Письмом Минфина Российской Федерации от 20 апреля 1995 года №16-00-30-33 «Об утверждении форм документов строгой отчетности» (с учетом разъяснений, доведенных Письмом Госналогслужбы Российской Федерации от 31 марта 1998 года №ВК-6-16/210 «О формах документов строгой отчетности для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин») форму бланка строгой отчетности БО-6, БО-3, БО-9 и БО-11(02) для оформления денежных расчетов с населением без применения контрольно-кассовой техники (Письмо ФНС Российской Федерации от 14 сентября 2005 года №22-3-11/1765 «О применении бланков строгой отчетности»).

В последнее время налогоплательщики озабочены вопросом, нужно ли бланки строгой отчетности регистрировать в местных налоговых органах?

Ответ прост, делать этого не нужно, так как действующим российским законодательством такая обязанность не предусмотрена. Поэтому соответствующие требования местных налоговых инспекций необоснованны и незаконны.

Получение, хранение и выдача бланков строгой отчетности возлагается на работника организации или индивидуального предпринимателя, с которым должен быть заключен договор в соответствии с законодательством Российской Федерации. Таким договором является договор о материальной ответственности. Обязанности по приему, хранению и выдаче бланков строгой отчетности, как правило, возлагаются на кассиров.

В день поступления бланков ответственный работник должен их принять, причем приемка производится в присутствии комиссии, которую назначает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Члены комиссии проверяют соответствие фактического количества бланков, а также их серий и номеров данным, содержащимся в документах изготовителя бланков. По результатам приемки составляется акт, который утверждается руководителем или индивидуальным предпринимателем. Данный акт является основанием для принятия бланков на учет ответственным работником.

Работнику, ответственному за приемку, хранение и выдачу бланков строгой отчетности должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность бланков. Бланки должны храниться в металлических шкафах и (или) сейфах. В тех случаях, когда бланки используются в больших количествах, для их хранения могут отводиться специально оборудованные помещения. Места хранения бланков строгой отчетности по окончании рабочего дня должны быть опечатаны или опломбированы.

При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков проверяется сохранность копий и корешков бланков, отсутствие подчисток и исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях и корешках, суммам, отраженным в ведомостях и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию. Следует обратить внимание, что не допускается возложение контроля за использованием бланков на лиц, осуществляющих выдачу бланков, за исключением тех случаев, когда ответственное лицо является главным бухгалтером или руководителем организации либо индивидуальным предпринимателем.

Корешки и копии использованных бланков должны храниться не менее 5 лет. Для хранения их упаковывают в мешки, которые затем опечатывают. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации, бланки уничтожаются. Основанием для уничтожения бланков с истекшим сроком хранения является акт о списании, составляемый комиссией, состав которой утверждается руководителем или индивидуальным предпринимателем. В аналогичном порядке подлежат уничтожению некомплектные или испорченные бланки.