Лекция 2. Особенности СУБД Microsoft Access

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД Access, входящая в этот пакет, стала де-факто стандартной базой данных, используе­мой в современном бизнесе. Отличительной чертой MS Access является наличие многочисленных и разнообразных мастеров, которые помогают при выполнении большинства действий, не требуя от пользователя глубоких знаний в области баз данных.

Сравним базу данных Access и с таблицами Excel.

На первый взгляд, таблицы Access очень похожи на электронные таблицы Excel. Однако между ними существует принципиальные различия.

• Для каждого столбца таблицы Access определен тип данных, тогда как в столбец таблицы Excel можно вводить разнородные данные. Другие различия не менее важны.

• Access позволяет не просто вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность этих данных. Для этого устанавливаются правила проверки на уровне таблиц. При этом, как бы вы не вводили данные – прямо в таблицу, в форме или на странице, - Access не позволит сохранить в записи данные, нарушающие эти правила.

• С таблицами Excel удобно работать, когда они содержат ограниченное количество строк. Таблицы Access могут содержать очень большое число строк, и при этом СУБД имеет средства, позволяющие эффективно извлекать из этого хранилища нужные данные.

• В таблицах Excel часто приходится держать повторяющиеся данные. Структуру таблиц базы данных разрабатывают таким образом, чтобы избежать дублирования информации. Это позволяет не только сэкономить память, но увеличить скорость и точность обработки данных.

2.1. Архитектура Microsoft Access

Access предоставляет пользователю следующий набор объектов:

- таблицы: содержат данные.

- запросы: выборка данных из одной или нескольких таблицы, используя некоторые критерии отбора, (фактически запросы — это представления/виды).

-формы: используются для организации интерфейса взаимодействия пользователем БД.

- страницы – файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью броузера Internet Explorer.

- отчеты: выборка данных из таблиц/запросов, отформатированная для выведения на печать.

- макросы: последовательность команд MS Access, задаваемых с использованием удобного конструктора, и хранящаяся в базе данных. Макросы могут использоваться в формах, когда при наступлении определенного события (например, щелчок по кнопке) вызывается или макрос, или процедура VBA.

- модули: содержат программы на Visual Basic for Applications (VBA). Эти программы фактически являются хранимыми процедурами/функциями и позволяют манипулировать базой данных, используя встроенные объекты Access, объекты DAO или ADO. При помощи программ на VBA, хранимых в модулях и формах, можно также реализовать триггеры.

2.2. Основные приемы работы с ms Access

2.2.1. Создание таблицы

1. Режим таблицы - удобнее всего. Создание таблицы осуществляется просто путем ввода в пустую таблицу данных. После сохранения таблицы остаются только те столбцы, которые были переименованы или в которые были введены данные.

2. Конструктор — для создания таблицы, при помощи графического интерфейса описывается список ее столбцов: указывается имя поля и тип данных, длина поля, является ли поле первичным ключом таблицы, допустимо ли указание в поле пустых значений и т.д.

3. Мастер таблиц - создание таблицы при помощи удобного мастера, на основе шаблонов других таблиц (стандартных наборов столбцов).

4. Импорт таблиц — импорт таблиц из других файлов Access или файлов других форматов (MS Excel, СУБД Visual FoxPro, Paradox и др.). При импорте, в текущей базе данных просто создается копия соответствующих таблиц, а связь с ними отсутствует.

5. Связь с таблицами — позволяет выполнить те же действия, что и "Импорт таблиц" с той разницей, что сама таблица фактически останется в другой базе данных, а в текущей БД Access будет просто ссылка на эту таблицу. Используя "Связь с таблицами", можно превратить MS Access в клиентскую программу, для доступа к MS SQL Server (Меню Файл/Внешние данные/Связь с таблицами/ Тип файлов: Базы данных ODBC/Кнопка New/Выбрать драйвер MS SQL Server).

При создании таблицы в режиме конструктора или при последующем редактировании таблицы можно создать столбец подстановок. Столбец подстановок - это столбец, в который значения вводятся не вручную, а из раскрывающегося списка.

Создание столбца подстановок:

Открыть таблицу (кнопка "Открыть"), Вставка\Столбец подстановок -> указать будет фиксированный набор значений раскрывающегося списка или значения будут выбираться из столбца другой таблицы (например, в таблице "Ремонт" в столбце "Ответственный", значения выбираются из таблицы "Список сотрудников", столбца "ФИО") -> для фиксированного набора: ввести все значения, для столбца из другой таблицы -указать их. После вставки столбца подстановок, в него можно будет и вводить значения вручную и выбирать их из раскрывающегося списка. Для запрета ручного ввода значений, не совпадающих со списком, необходимо открыть таблицу в режиме конструктора, выбрать столбец подстановки и на вкладке "Подстановка", в поле "Ограничиться списком" указать "Да".

Внимание! При вставке столбца подстановок со значениями из другой таблицы, имя выбираемого столбца из другой таблицы не должно совпадать ни с одним именем столбца в текущей таблице. Иначе - возникнет ошибка. Это ограничение можно обойти, если создавать столбец подстановок без помощи мастера, в режиме конструктора.