3. Пример разработки документа Постановка задачи

Задание: Выдать на любую дату “Квитанцию”

1.1 Постановка задачи

1.1.1 Характеристика задачи

Данная задача “Организация анализа квитанции” (её код М01) предназначена для автоматизации формирования и получения по требованию заказчика выходной формы: Квитанции;

Решение данной задачи позволит автоматизировать учёт данных по квитанциям, всей номенклатуры услуг, с возможностью снижения цен или перерасчет затрат, срок реализации которых превысил допустимые нормы. Это позволит оперативно и вовремя предотвращать ошибки при подсчете или при введении информации , но даст возможность скорректировать

Выходная форма формируется на основе поступающих вместе с товаром перви-чных документов Накладных или Приходных ордеров, со сведениями о фирмах-изготовителях, датах изготовления продуктов, их количестве, цене единицы и сроках реализации.

Ранее учёт товаров магазина производился вручную и полуручную, поэтому бы-ло много ошибок, неточностей, поправок, неувязок. Переоценка была хаотичная и происходила не всегда во время, поэтому было много нареканий и жалоб не толь-ко от покупателей, но и недовольно работой отделов было и руководство магази-ном. Сложно и трудоёмко было своевременно вести учёт поступающих товаров, как по поставщикам, так и по всей номенклатуре в целом.

1.1.2 Описание выходной информации

Выходная информация данной задачи формируется на основе данных Приход-ных ордеров и справочников. Она представлена следующей формой:

Форма М01Р01 Дата ХХ/ХХ/ХХ

Ведомость переоценки товаров, подлежащих списанию на _XX/XX/XX г.

№ п/п	Отдел	Товар	Кол-во	Ед.изм	Стоимость товара	Дата изготовл.	Срок реализ.	Решение С/У
N(3)	C(15)	C(20)	N(4,2)	C(8)	N(5,2)	D(8)	N(2)	С(1)

Срок формирования М01Р01 может быть любым, то есть Ведомость можно будет выдавать на любую дату текущего года. Дата, указанная справа вверху, является Датой выдачи, и она должна выводиться автоматически на основе системной Даты.

В данный документ попадают только те из товаров, срок реализации которых приближается к критическому – то есть за пару дней до списания.

Графа “Стоимость товара” вычисляется, исходя из стоимости единицы товара и его количества. Графа “Дата изготовления” извлекается из данных об этом товаре Приходного ордера (М01В01), а “Срок реализации” из Справочника товаров (М01С02). Графа “Решение”, потом после выдачи формы заполняется вручную Менеджером.

Выдаётся ведомость в 2-х экземплярах, один остаётся у менеджера, другой пере-даётся в бухгалтерию, но только после визирующей подписи директора магази-на, подтверждающей уценку или списание товаров.

1.1.3 Описание входной информации

Входная информация состоит из документов первичной информации операти-вных данных и данных нормативно-справочной информации (НСИ).

НСИ представлена следующими справочниками:

- Отделы;

- Товары;

- Единицы измерения.

Структура данных справочников следующая:

Форма М01С01 Справочник “Отделы Магазина”

Код отдела	Название отдела
С(2)	С(15)

Он предназначен для кодирования отделов в БД и выдачи названий отделов в выходных формах.

Форма М01С02 Справочник “Товары”

Код товара	Название товара	Срок реализации (дни)
C(3)	C(20)	N(2)

Он предназначен для кодирования номенклатуры товаров в БД и выдачи их названий в выходных формах, а также для определения по каждому из них предельного срока списания (Ведомость на списание – Форма М01Р01).

Форма М01С03 Справочник “Единицы измерения”

Код ед.изм.	Название единицы.
C(2)	C(15)

Он предназначен для кодирования единиц измерения в БД и выдачи их названий в выходных формах.

Оперативная информация представлена документом:

Форма М01В01 Приходный ордер

Приходный ордер № _C(3)_ Дата __D(8)____ Поставщик _________C(30)__________________ Реквизиты фирмы ___C(20)___________________ Название товара Ед. изм. Количество Цена единицы Дата изготовления.. C(15) C(8) N(4.2) N(4.2) D Отдел Подпись _______________

Рис.2.1 Вид документа “Приходный ордер”

Данный документ является первичным документом и предназначен для форми-рования основного перечня поступающих товаров с указанием их Количества, Даты поступления, Единицы измерения, Цены каждой единицы товара и Даты изготовления. После оприходования товары распределяются по отделам Магазина, то есть в поле “Отдел” данного документа вручную указывается название отдела, который будет продавать эти товары.