Оформление информационно-справочной документации

Как оформить служебное письмо?

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая коррес­понденция) — общепринятое название большого чис­ла разновидностей информационно-справочных доку­ментов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу доку­ментов, является пересылка их по почте.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглаше­ния, коммерческие письма и ряд других. Дадим крат­кую характеристику некоторым.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоя­щая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью под­тверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма составляют при отправ­ке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополни­тельную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверж­дения получения документов или материальных цен­ностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Пись­мо-подтверждение может заканчиваться дополнитель­ной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма. Их можно считать разновидно­стью сопроводительных писем, так как они подтверж­дают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, пре­дельно кратко и уважительно подчеркивают заинтере­сованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее испол­нению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о воз­можных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма. Это разновидность, пись­ма-извещения, своевременно информирующего заин­тересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно исполь­зовать изготовленные типографским способом трафа­реты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на ко­торое приглашается адресат.

Коммерческие письмо составляются от имени юри­дического лица при заключении и выполнении ком­мерческой сделки. По своему назначению они подраз­деляются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

В запросе покупатель обращается к продавцу, им­портеру, эксперту с просьбой дать подробную инфор­мацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать ком­мерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет оп­ределенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представля­ющий собой предъявление претензий к стороне, нару­шившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъяв­ляются в отношении качества товара, объемов к сро­ков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Разработчику делового письма нетрудно построить стилистическую конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, пользуясь которыми можно сформулировать свою мысль.

Если автор — лицо юридическое, то действия пере­даются от третьего лица единственного числа.

Если автор — лицо физическое, то действия переда­ются от первого лица единственного числа.

В составе реквизитов служебного письма, в сравне­нии с формуляром ОРД, имеются отдельные корректи­вы. Отсутствуют реквизиты 08 (наименование вида документа), 15 (гриф утверждения), 24 (печать), 25 (от­метка о заверении копии); реквизиты 22 (гриф согла­сования), 23 (визы) размещаются на последнем экзем­пляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит 26 (фамилия исполнителя и номер его теле­фона), если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на об­ратной стороне.

Ряд требований к оформлению писем в дополнение ко всему сказанному выше, в том числе об оформлении реквизита 19 (текст),

Как оформить телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, факс?

Телеграмма и телетайпограмма — документы, вы­деленные в отдельную группу в связи со способом пе­редачи их текста по телеграфу, телетайпу, телефону.

Телеграммы бывают различных категорий: прави­тельственные, срочные, вне категории (простые); теле­граммы-доверенности и др. Разновидностью телеграмм являются фототелеграммы, предназначенные в основном для передачи технической информации (чертежи, схемы).

Телетайпограммы — это телеграммы, передающие­ся по телетайпу (индивидуальному телеграфу).

Телеграммы и телетайпограммы, как правило, печа­таются на специальных бланках. Адрес телеграммы короче почтового, часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст документов предельно краток («телеграфный язык») — без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используют­ся сокращения тина: ТЧК-точка, ЗПТ-запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и чис­ла, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы заверяется печатью организации.

Реквизиты телеграмм и телетайпограмм печатают прописными, буквами от левого поля (нулевого положе­ния табулятора). Адрес организации-отправителя печа­тается строчными буквами (за исключением заглав­ных) под горизонтальной чертой, отделяющей адрес от текста.

Пример оформления телеграммы:

СРОЧНАЯ

POCTOB-ДОН ИНТЕГРАЛ

"ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ

КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ

НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

печать

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы — официальные сообщения, пере­данные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы явля­ются: наименования учреждений адресанта и адреса­та; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должнос­ти, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограм­мы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он со­ставляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для слу­жебного письма, т. е. выражается предложным паде­жом с предлогом «о» или «об» (например: «Об изменении времени заседаний Совета»; «О прибытии участников семинара»}.

В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е. кратко, точно, простыми предложения­ми. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излага­ются от первого лица. Например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефоно­граммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:

На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографским спо­собом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографским способом должен быть отпечатан рекви­зит «адресант».

Факс — весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью те­лефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Каковы требования к оформлению акта?

Актом называют документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий ус­тановленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Печатается акт флаговым методом с помощью ПК. Название вида документа печатается от левого поля (нулевого положения табулятора) с двойной разрядкой («А К Т»). Состав реквизитов аналогичен письму. Акт в необходимых случаях включает в себя реквизит 15 (гриф утверждения).

Текст акта состоит из двух частей — вводной и кон­статирующей. Вводная часть включает изложение ос­нования для составления акта и перечень лиц, присут­ствовавших при этом. Члены комиссии прежде чем составлять акт должны изучить существо вопроса, под­лежащего актированию, ознакомиться с комплексом законодательных и нормативных документов, регули­рующих данную проблему. Например, в организации проводится проверка внедрения государственного стандарта РФ по оформлению организационно-распо­рядительной документации ГОСТ Р 6.30-97. Члены ко­миссии обязаны изучить сам стандарт, получить кон­сультацию в региональном Центре стандартизации, метрологии и сертификации, затем наметить круг воп­росов для проверки.

В акте необходимо отражать только те факты, кото­рые точно установлены членами комиссии, подписыва­ющими документ. Первоначально ведутся черновые записи, собираются количественные данные, затем проводится их анализ и оценка.

Для ряда разновидностей актов существуют унифи­цированные трафаретные формы. Например, унифици­рованная форма акта о ликвидации учреждения, пред­приятия и др. Некоторые акты подлежат утверждению. Например, акт об уничтожении документов дел, срок хранения которых истек. Гриф утверждения офор­мляется соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Какие требования предъявляются к оформлению протокола?

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллеги­альным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллегиального управления.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтитель­нее. Первая страница протокола оформляется на об­щем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллек­тивного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заго­ловок (наименование коллегиального органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной ча­сти. В вводной части приводятся данные о председате­ле, секретаре и присутствующих членах коллегиально­го органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ— ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все рек­визиты и их части, кроме пунктов повестки дня, раз­делов СЛУШАЛИ—ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ печатают от левого поля (0-го положения табулятор.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выпи­сок подобно оформлению выписок из приказа по ос­новной деятельности. Выписка печатается на чистом листе бумаги в угловом варианте оформления постоян­ных реквизитов.

Как оформить докладную, служебную и объяснительную записку?

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкрет­ной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения.

В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. Докладная запис­ка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель инициативной запис­ки — побудить руководителя принять конкретное реше­ние. Информационная записка служит способом сис­тематического извещения руководства о выполнении какого-либо поручения, работы.

Текст докладной записки состоит из констатирую­щей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводят­ся выводы, предложения, мнения ее автора.

Докладные записки бывают внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель, и внешними, направляемыми в выше­стоящие организации. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги, внешние оформ­ляются на угловом бланке дай писем.

Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящи­мися в прямом подчинении.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразде­ления или должностного лица, решение которых ока­залось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Структура текста служебной записки аналогична структуре делового письма

Объяснительная записка — документ, объясняю­щий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нару­шения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки подобны реквизи­там докладной записки