6.2.2. Моделирование бизнес-процессов
С помощью моделирования различных областей деятельности организации можно достаточно эффективно анализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.
Для решения подобных задач моделирования сложных систем существуют хорошо проверенные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяются самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.
В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:
IDEFO — методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEFO изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков — в терминах IDEFO). Как правило, моделирование средствами IDEFO является первым этапом изучения любой системы;
IDEF1 — методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;
IDEF1X (IDEF1 Extended) — методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий "Сущность-взаимосвязь" (ER — Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;
IDEF2 — методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе. Однако в настоящее время имеются алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяющие превращать набор статических
Конец страницы 265
Начало страницы 266
диаграмм IDEFO в динамические модели, построенные на базе "раскрашенных сетей Петри" (CPN - Color Petri Nets);
IDEF3 — методология документирования процессов, происходящих в системе, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEFO — каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;
IDEF4 — методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные принципы их взаимодействия, тем самым дают возможность анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;
IDEF5 — методология онтологического исследования сложных систем. С помощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в некоторый момент времени. На основе этих утверждений формируются выводы о дальнейшем развитии системы и производится ее оптимизация.
IDEFO как стандарт был разработан в 1981 г. в рамках обширной программы автоматизации промышленных предприятий, которая имела обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США. Собственно семейство стандартов IDEF получило обозначение от названия этой программы (IDEF=ICAM DEFinition). В процессе практической реализации программы ICAM ее участники столкнулись с необходимостью разработки новых методов анализа процессов взаимодействия в промышленных системах. При этом, кроме усовершенствованного набора функций для описания бизнес-процессов, одним из требований к новому стандарту было наличие эффективной методологии взаимодействия в рамках "аналитик-специалист". Другими словами, новый метод должен был обеспечить групповую работу над созданием модели с непосредственным участием всех аналитиков и специалистов, занятых в рамках проекта.
Стандарты IDEFO являются основополагающими в семействе стандартов и базируются на правилах графического представления бизнес-процессов в виде функциональных блоков с входящими и выходящими стрелками.
Функциональный блок изображается в виде прямоугольника (рис. 6.2.1) и представляет некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, "производить услуги", а не "производство услуг").
Каждая из четырех сторон функционального блока имеет определенное значение (роль), при этом:
• верхняя сторона имеет значение "управление";
• левая сторона — "вход";
Конец страницы 266
Начало страницы 267
• правая сторона — "выход";
• нижняя сторона — "механизм".
Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь уникальный идентификационный номер.
Функциональные блоки соединяются линиями, стрелками, отражающими связи между ними.
Одним из основных понятий стандарта IDEFO является декомпозиция. Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.
Модель IDEFO всегда начинается с представления организации (бизнеса) как единого целого — одного функционального блока с интерфейсными линиями, выходящими за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой и обозначается идентификатором "А-0".
В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель построения диаграммы в виде краткого описания.
В процессе декомпозиции функциональный блок, который в контекстной диаграмме отображает систему как единое целое, детализируется на другой диаграмме. Полученная диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы, и называется дочерней по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, называется соответственно дочерним блоком). В свою очередь функциональный блок-предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме, а диаграмма, к которой он принадлежит, — родительской диаграммой. Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока.
При проведении сложных проектов обследования предприятий разработка моделей в стандарте IDEFO позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности организации в нужном разрезе.
Конечным этапом моделирования бизнес-процессов является формирование отдельных "рабочих мест", которые в дальнейшем формируют организационно-штатную структуру организации.
Пример. Рассмотрим процесс моделирования на конкретном примере торговой фирмы [5].
Исходная (родительская) диаграмма на рис. 6.2.2 отражает цель модели бизнес-системы. Главная функция компании — "обеспечить клиента необходимым товаром" .
Логично предположить, что на входе блока АО должен быть "неотоваренный клиент", а на выходе — "отоваренный клиент".
Конец страницы 267
Начало страницы 268
Условные обозначения на этой и последующих диаграммах (рис. 6.2.2-6.2.5):
ОП — отдел продаж; ОФ — финансовый отдел;
ВЭД — отдел внешнеэкономической ОП — отдел логистики;
деятельности; ТМ — торговый представитель;
ОМ — отдел маркетинга; РКЦ — расчетно-кассовый центр.
Рис. 6.2.2. Исходная родительская диаграмма
Исполнительным механизмом реализации функции является весь персонал (все структурные единицы) фирмы, а управляет процессом ряд ограничений: заказы и спрос, деньги (их наличие) и бюджет (как инструмент распределения ресурсов).
Далее имеет место декомпозиция по функциональному признаку (рис. 6.2.3). Для обеспечения клиента необходимым товаром должны быть выполнены следующие условия:
• этот товар должен быть в наличии (блок А1);
• товар должен быть обработан (хранение, погрузка-разгрузка, сортировка — блок А2);
• должна быть обеспечена система реализации товара клиенту (блок A3).
На рис 6.2.3 входной ресурс "деньги" (СЗ) преобразуется в блоке А1 "обеспечить наличие товара" в "закупленный товар" под действием управления "заказов и спроса" (С1), "бюджета закупок" (С2) блока АО с помощью исполнительного механизма "персонал фирмы" (Ml).
Далее закупленный товар необходимо обработать и подготовить к продаже (блок А2 "обработать товар"). Управляют этим процессом "бюджет обработки товара" и "инструкции, правила доставки и обработки", а выполняет соответствующий персонал фирмы.
Конечным процессом (и главным, с точки зрения потребителя) является непосредственно "реализация товара" (блок A3), на выполнение которого влияют бюджет продаж, правила, инструкции для торгового персонала.
Конец страницы 268
Начало страницы 269
Рис. 6.2.3. Декомпозиция главной (исходной) функции блока АО "обеспечить клиента необходимым товаром"
По аналогии с предыдущей (родительской) диаграммой следующим шагом моделирования является декомпозиция блока А1.
Для того чтобы обеспечить наличие требуемого товара, необходимо:
• сформировать план закупок (блок АН);
• определить поставщика (блок 12);
• произвести закупку (блок 13).
Указанные процедуры изображены на диаграммах на рис. 6.2.4-6.2.6.
Таким образом, результатом моделирования является упорядоченный набор диаграмм (см. рис. 6.2.2-6.2.6.) с нумерацией блоков, соответствующей уровню их иерархии, что позволяет получить целостную функционально-структурную модель фирмы, где функциональная модель — это иерархия блоков (функций или процессов), связанных потоками данных, а структурная — совокупность оргструктурных единиц (исполнительных механизмов).
Уровень детализации диаграмм соответствует поставленной цели, т.е. можно четко определить и разграничить функции между структурными звеньями компании.
Конец страницы 269
Начало страницы 270
Рис. 6.2.4. Декомпозиция блока А1 «обеспечить наличие товара»
Подводя итог, можно отметить, что функционально-структурная модель фирмы является очень эффективным инструментом для решения задач реструктуризации, а также следующих практических задач менеджмента:
• разработка организационной структуры фирмы с четким распределением функций между структурными единицами, исключающим дублирование одних и тех же функций различными исполнителями и "зависание" других функций, которые не имеют конкретного исполнителя;
• построение детального "дерева функций" организации для проведения функционально-стоимостного анализа (ФСА) с целью оптимизации затрат на функционирование компании (см. 6.2.3);
• проектирование системы внешнего и внутреннего документооборота фирмы;
• разработка взаимоувязанной и непротиворечивой внутрифирменной нормативной базы (положения, порядки, инструкции и т.д.);
• оптимизация бизнес-процессов по различным критериям и т.д.
Конец страницы 270
Начало страницы 271
Рис. 6.2.5. Детальное описание процедуры планирования закупок