5.5. Оформление документа

Деловой документ должен быть определенным образом оформлен. В него могут вставляться различные объекты: номера страниц, сноски, рисунки, формулы, таблицы, диаграммы, оглавление и т. п. Рассмотрим некоторые из возможностей текстового процессора по оформлению документов.

Вставка различных объектов в документ, за исключением колонтитулов, осуществляется с помощью меню Вставка.

Номера страниц

Окно диалога настройки номеров страниц (рис.5.18) вызывается командой Номера страниц меню Вставка. В этом окне можно указать положение номера страницы и формат номера страницы.

При выборе в списке “Выравнивание” параметра Снаружи или Внутри автоматически устанавливаются зеркальные поля. Флажок “Номер на первой странице” рекомендуется снять, так как на первой странице документа номер страницы обычно не ставят.

Колонтитулы

К олонтитулы – это короткий текст расположенный в верхнем или нижнем поле страницы. Это может быть краткое сообщение, например, фамилия автора документа, наименование раздела, номер страницы, дата и время разработки документа и т. п. По умолчанию все колонтитулы одинаковые. Однако можно изменить эту настройку. Если установить флажки “Различать колонтитулы четных и нечетных страниц” и “Различать колонтитулы первой страницы”, то появится три вида колонтитулов (рис.5.19). На первой странице колонтитулы обычно не пишутся.

Для установки колонтитулов необходимо ввести команду Колонтитулы из меню Вид. При этом открывается второй слой документа, а основной текст становится недоступным для редактирования. Одновременно на экран выводится панель инструментов для управления колонтитулами (рис. 5.20). При выводе на печать и основной текст и колонтитулы отображаются одинаково.

Н азвание пиктограмм на панели инструментов Колонтитулы говорят сами за себя. Кнопка “Параметры страницы” выводит на экран знакомое нам уже окно диалога для управления колонтитулами (рис. 5.19).

Дата и время

Окно диалога “Дата и Время” позволяет вставлять в документ поле даты и времени. Имеется возможность выбрать формат представления даты и времени. Флажок “Обновлять автоматически” позволяет установить режим автоматического обновления даты. Если флажок установлен, то при каждой загрузке документа будет устанавливаться текущая дата.

Вставка специальных символов

К оманда Символ меню Вставка выводит на экран одноименное окно диалога (рис. 5.21). Оно позволяет выбрать и вставить в текст любой символ из набора символов, установленных на компьютере. Для облегчения поиска символы сгруппированы по типу шрифтов и по назначению. Для этого в окне диалога имеется два окна: “Шрифт” и “Набор”. Для вставки нужного символа выделите его курсором – символ увеличивается в размерах и выделяется на синем фоне и щелкните по кнопке Вставить.

Вставка названий

К оманда Название меню Вставка позволяет автоматизировать нумерацию Рисунков, Таблиц, Формул. При вводе команды открывается окно диалога “Название” (рис. 5.22). В строке ввода после номера рисунка следует ввести название этого рисунка. Номера рисунков программа формирует автоматически. В группе “Параметры” расположены два списка: “постоянная часть” и “Положение”. Список “постоянная часть” содержит список постоянной части названия. Эта часть может изменяться пользователем. Для этого щелкните по кнопке Создать и в открывшемся окне диалога введите название, например, Рис. Это название попадает в список и может использоваться в качестве постоянной части номера рисунка. Список “Положение” позволяет указать место размещения надписи: над выделенным объектом или ниже выделенного объекта.

Сноски

Сноска – это краткий комментарий к тексту, пояснение какого либо термина, описание событий, связанных с какой-нибудь датой и тому подобное. Различают обычную и концевую сноски. Обычная сноска помещается в конце текущей страницы, концевая сноска – в конце документа. Для вставки сноски установите курсор после текста, к которому будет относиться сноска, введите команду Сноска из меню Вставка, выберите тип сноски и способ нумерации и щелкните по кнопке ОК. В месте размещения курсора появится номер сноски. Редактируется сноска как обычный текст. Для удаления сноски выделите и удалите ее номер.