Действия при обнаружении расхождений при приемке товара.

Приемка по количеству и качеству в присутствии представителя поставщика. При обнаружении расхождений в количестве в сторону увеличения против указанных в товарно-сопроводительных документах, излишки возвращаются с водителем (экспедитором) поставщика. В документах поставщика делается отметка о возврате излишков с водителем.

При обнаружении расхождений в сторону уменьшения, боя, брака в обоих экземплярах товарно-сопроводительных документов количество перечеркивается. Вписывается правильное количество. Изменяются итоговые суммы. Исправления заверяются подписями с указанием ФИО специалиста по приемке товара и водителя (экспедитора), штампом структурного подразделения.

При отсутствии (или не полном комплекте) документов по качеству в обоих экземплярах товарно-сопроводительных документов делается отметка об отсутствии (или не полном комплекте) документов качества по наименованиям, заверяется подписями специалиста по приемке и водителем (экспедитором).

Специалист по приемке товара в присутствии водителя (экспедитора) поставщика заполняет Акт претензий к поставщику в электронном виде по одной из форм: расхождения в количестве; бой, брак; ограниченный срок годности; отсутствие документов качества (см приложение). Акт претензий распечатывается в двух экземплярах: один - представителю поставщика, второй подкалывается к нашему экземпляру товарно-сопроводительных документов.

Специалист по приемке товара до конца своей рабочей смены передает Акт претензий к поставщику по корпоративной электронной почте руководителю товарного направления подразделения и категорийному менеджеру по направлению.

Категорийный менеджер распределяет акты претензий между менеджерами по заказу товара.

При обнаружении расхождений при приемке товара по местам в обоих экземплярах товарно-сопроводительных документах делается отметка о фактическом количестве мест. Заверяется подписями специалистов по приемке товаров, водителя поставщика с указанием ФИО, печатью структурного подразделения.

При приемке по качеству и количеству. Специалист по приемке товара при обнаружении расхождений в количестве, отсутствии документов качества, обнаружении товара с ограниченным сроком годности заполняет Акт претензий поставщику в электронном виде по одной из форм: расхождения в количестве; бой, брак; ограниченный срок годности; отсутствие документов качества. Акт распечатывается, подкалывается к товарно-сопроводительным документам. Специалист по приемке товара до конца своей рабочей смены передает Акт претензий к поставщику по корпоративной электронной почте руководителю товарного направления подразделения и категорийному менеджеру по направлению. Категорийный менеджер распределяет акты претензий между менеджерами по заказу товара.

Менеджер по заказу в течение 24 часов с момента получения Акта претензий от структурного подразделения связывается с представителем поставщика и информирует руководителя товарного направления подразделения о мерах принятых к устранению претензии – по электронной почте с указанием контрольного срока в приложении к Акту претензий.

Руководитель товарного направления подразделения в день удовлетворения претензии пересылает менеджеру по закупкам в электронном виде Акт претензий с отметкой в приложении к Акту о снятии с контроля.

Если в указанный срок поставщик не принял мер к устранению претензии менеджер по закупке передает Акт претензий категорийному менеджеру для решения вопроса с руководителем поставщика.

Все акты регистрируются в коммерческом отделе в Журнале регистрации Актов претензий к поставщику.