Отдел запасов.
В помещении №15 осуществляется приемка товара. Здесь располагаются рабочие места заместителя заведующего аптекой, провизора по приемке товаров, фасовщицы. Организация рабочих мест представлена на рисунке.
1-рабочее место заместителя заведующего аптекой;
2-рабочее место провизора по приемке товара;
3-рабочее место фасовщицы;
4-компьютер;
5-МФУ, телефон;
6-принтер штрих кодов;
7- сканер штрих кодов;
8-стелаж для документов;
9-столы для маркировки, фасовки;
10-подтоварники;
11-стелажи карантинной зоны;
12-металлические шкафы для хранения огнеопасных и легкогорючих веществ: 12а-спиртосодержащие лекарственные средства, 12б-перевязочный материал.
В помещении установлен гигрометр психометрический ВИТ-1, имеет номер и паспорт. Температура и влажность контролируются два раза в день и записываются в журнал учета.
НД на рабочих местах:
Инструкция «О порядке приемки товара по количеству и качеству в аптечной сети «Новая аптека» (составлена в соответствии с инструкциями по приемке товара П-6 и П-7).
Постановление правительства №55 от 19.01.1998 «Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров».
Должностные инструкции заместителя заведующего аптекой, провизора по приемке товара, фасовщицы.
Регламент приемки товара от поставщика.
Регламент движения, учета и оснащения товаров защитными элементами.
Инструкция «О порядке движения, учета и оснащения товаров защитными элементами».
Регламент действий при обнаружении расхождений при приемке товара.
Стандарт организации работы отдела приемки супермаркета.
Инструкция «О работе с использованием заводских штрих кодов
Основные принципы расположения товаров в торговом зале».
Приказ «О правилах ведения учета движения товара в АС «М-Аптека+».
Регламент предпродажной подготовки и маркировки товаров.
Справочный материал «Перечень документов, подтверждающих качество, по группам товаров».
Ознакомилась с данными документами.
Товар должен быть выдан в отдел реализации не позднее 24 часов с момента приемки товара от поставщика. Приемка термолабильного и состоящего на ПКУ товара производится вне очереди.
Алгоритм приемки товара.
Проверка сопроводительных документов. Должны быть: товарная накладная – 2 экз.; счет-фактура – 2 экз.; протокол согласования цен – 2 экз. (может совмещаться с накладной), документы качества на всю продукцию или реестр сертификатов (данные о сертификатах могут быть впечатаны в накладную). На товарно-сопроводительных документах обязательно проверяем наименование и адрес плательщика, адрес грузополучателя, адрес, телефон, печати поставщика на накладных, протоколах согласования цен, документах качества, подписи.
Приемка по количеству мест. Подсчитываем общее количество мест. Оформляем транспортные накладные: на обоих экземплярах прописываем количество принятых мест, дату приемки, ФИО принявшего, должность, ставим печать (штамп). На протоколе согласования цен ставим дату прихода, должность принявшего товар, его подпись с расшифровкой и штамп. По одному экземпляру товарной накладной. Счета-фактуры, протокола согласования цен отдаем представителю поставщика. Наши экземпляры подписанных документов оставляем в месте хранения товара, сверху на товаре, чтобы не потерять.
Приемка по качеству и количеству. Выкладываем товар из коробок на столы. Сверяем фактически поступивший товар с указанным в накладных, проверяем наименование, дозировку, количество. Проверяем целостность и внешний вид упаковок, сроки годности, соответствие серии товара указанной в накладной, наличие полного комплекта документов по качеству. При выявлении расхождений товар помещается в карантинную зону. Одновременно отбираем образцы в корзину для ввода в электронную базу по заводским штрих-кодам с применением сканеров, если нет электронных накладных.
Ввод накладных в электронную базу. При наличии электронных накладных от поставщика (например РОСТА, СИА, Катрен) проверяем реквизиты (поставщик, дата документа, дата прихода, сумма закупки без НДС, сумма НДС, сумма с НДС, вносятся отсутствующие или изменяются неверные серии, сроки годности). При отсутствии электронных накладных – вводим товар в базу данных вручную. Вводим поставщика, № документа, дату документа, дату прихода, наименование с помощью сканера, серию, срок годности, количество, сумму закупки с НДС; контролируем сумму по накладной: сумму без НДС, сумму НДС, сумму закупки с НДС, количество единиц товара. Визуально контролируем розничные наценки, введенные сроки годности. Распечатываем ценники, стеллажные карты, штрих-этикетки для товара, реализуемого по внутренним штрих-кодам. Оформляем ценники: ставим штамп и подпись.
Предпродажная подготовка. Нарезаем ценники, стеллажные карты. Проверяем соответствие ценника, стеллажной карты, штрих этикетки наименованию товара. При подготовке товара, реализуемого по ЗШК, проверяем количество по стеллажной карте. Разделяем товары, реализуемые в рецептурном отделе и зале открытых продаж. Оснащаем упаковки защитными элементами. Защитными элементами оснащаются товары, реализуемые в зале открытых продаж, стоимостью более 250 руб., а также наиболее ходовые товары по перечню, который вывешивается над рабочим местом. Не оснащаются ЗЭ большие и объемные упаковки (подгузники, подушки, костыли), товары, выставляемые в закрытых витринах (медицинская техника, элитная косметика). Оклеиваем упаковки скотчем в местах закрытия негерметичных упаковок товара, реализуемого в открытом зале. Наклеиваем штрих-этикетки, прикрепляем стеллажные карты, ценники к соответствующей партии товара скрепкой или резинкой.
Выдача товара в отдел реализации. Выкладка товара в тележки, корзины по отделам реализации (рецептурный отдел, зал открытых продаж).
Комплектация приходных документов для хранения. Передаем комплект приходных документов заместителю заведующего аптекой.
Оформление приходных накладных штампом «Приходный ордер». (см приложение)
Комплектация в дела для хранения.
Осуществляла приемку товара.
ЛС, подлежащие ПКУ регистрируются в Журнале учета ЛС, подлежащих ПКУ (см приложение). Журнал заводится на один год. На странице один лекарственный препарат, подлежащий ПКУ. Для каждой ЛФ, дозировки, фасовки ЛП отводится отдельный лист. Журнал пронумерован, прошнурован, опечетан, хранится в сейфе.
Ведется журнал учета сроков годности ЛС.(см приложение).
10 числа каждого месяца формируется перечень товаров с ограниченным сроком годности, срок годности которого истекает через 4 месяца, и пересылается в электронном виде в офис. Сотрудник офиса либо организует уценку товара с ограниченным сроком годности, либо перемещение товара между структурными подразделениями. Оформляются документы на внутреннее перемещение товара (см приложение).
Ведется Журнал регистрации операций, при которых изменяется количество прекурсоров НС и ПВ (см. приложение)